Der facturio.ch-Blog
Praktische Ratgeber zu Schweizer Rechnungsstellung, QR-Rechnungen und Selbstständigkeit – für Freelancer und KMU.
KI-Belegscan für Schweizer Freelancer: Vom Foto zur gebuchten Ausgabe
Beleg fotografieren und die KI liest Lieferant, Datum, Betrag und MWST-Satz. Wie KI-Belegscan funktioniert, warum er für die MWST zählt und was du prüfen solltest, bevor du ihm vertraust.
Uneinbringliche Rechnungen in der Schweiz abschreiben: Delkredere, Steuern und MWST
Wenn ein Kunde nie zahlt, schreib die Forderung richtig ab: Wie das Delkredere funktioniert, was es für die Einkommenssteuer bedeutet und wie du die bereits abgeführte MWST zurückholst.
Schweizer MWST-Saldosteuersatzmethode: Wann sich der Saldosteuersatz lohnt
Die vereinfachte MWST-Methode: Stell deinen Kunden 8,1 % in Rechnung, zahl der ESTV aber einen tieferen Pauschalsatz. Die Grenzwerte 2026 und wann sie dir Geld spart.
Fortlaufende Rechnungsnummern in der Schweiz: Die Regeln, die zählen
Warum Rechnungsnummern fortlaufend sein müssen, was passiert, wenn du eine überspringst, und wie du eine neue Serie korrekt neu startest.
Strukturierte Adressen in QR-Rechnungen: Die Änderung 2025, die du kennen musst
QR-Rechnung v2.3 hat kombinierte Adresszeilen abgeschafft. Was sich geändert hat, warum es wichtig ist und wie du sicherstellst, dass deine Rechnungen weiterhin scannen.
Rechnungsdatum vs. Leistungsdatum: Warum beide auf einer Schweizer Rechnung wichtig sind
Auf jeder korrekten Rechnung stehen zwei Daten. Sie zu verwechseln, kann deine MWST-Periode und dein steuerbares Einkommen ins falsche Jahr verschieben.
Rechnungsstellung in mehreren Sprachen: Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch?
Die Schweiz hat vier Landessprachen. Welche soll deine Rechnung verwenden, und wann ist eine zweisprachige Rechnung die richtige Wahl?
CHF vs. EUR bei der Rechnungsstellung: Welche Währung sollst du verwenden?
Schweizer Unternehmen fakturieren regelmässig in Euro. Wann es sinnvoll ist, wie die QR-Rechnung mit EUR umgeht und wie du Wechselkursüberraschungen vermeidest.
Teilrechnungen und Ratenzahlung: Wie du sie aufbaust
Grosse Projekte werden selten in einem Zug bezahlt. Teilrechnungen, Anzahlungen und Raten halten den Cashflow am Laufen — wenn du sie richtig aufbaust.
Gutschriften in der Schweiz: Wann und wie du eine ausstellst
Eine Gutschrift macht eine Rechnung ganz oder teilweise rückgängig. So stellst du eine korrekt aus, ohne deine Nummerierung oder deine MWST zu beschädigen.
Proforma-Rechnungen in der Schweiz: Was sie sind und wann du sie nutzt
Eine Proforma-Rechnung sieht aus wie eine Rechnung, ist aber keine. Kenn den Unterschied, bevor sie versehentlich in deiner Buchhaltung landet.
Wiederkehrende Rechnungen: Automatisiere deine Retainer und Abos
Monatliche Retainer, Hosting, Wartung — wiederkehrende Rechnungen sparen Stunden. So richtest du sie fehlerfrei ein.
Zahlungsfristen auf Schweizer Rechnungen: Was ist Standard?
Eine gesetzliche Frist gibt es nicht — deshalb sind 30 Tage zur Norm geworden. So legst du Fristen fest, gewährst Skonto und gehst mit säumigen Zahlern um.
So korrigierst du eine Rechnung, nachdem du sie verschickt hast
Falscher Betrag oder Tippfehler in der Adresse? Keine Panik — und nicht löschen. So korrigierst du sauber.
Rechnungsarchivierung in der Schweiz: Wie lange musst du sie aufbewahren?
Das Schweizer Recht verlangt, Rechnungen und Geschäftsunterlagen über Jahre aufzubewahren. Hier sind die genaue Frist und die richtige Art der Ablage.
E-Billing in der Schweiz: Was es ist und ob du es brauchst
Die elektronische Rechnungsstellung kommt in die Schweizer Verwaltung. Das bedeutet E-Billing heute für dein Unternehmen.
Papier- vs. PDF-Rechnungen: Muss eine Schweizer Rechnung gedruckt werden?
Digitale Rechnungen sind in der Schweiz vollständig gültig. Das macht eine PDF-Rechnung rechtlich dem Papier gleichwertig.
Fakturierung von Dienstleistungen vs. Waren: Ändert das die Rechnung?
Ein Produkt verkaufen und deine Zeit verkaufen ergeben unterschiedliche Rechnungen. Das sind die Felder, die sich ändern.
Fakturieren ohne eingetragene Firma in der Schweiz
Du kannst als Privatperson Rechnungen stellen — bis zu einer gewissen Grenze. Hier ist die Grenze und was auf die Rechnung gehört.
Rechnungsdesign und Branding: Professionell statt verspielt
Eine saubere, einheitliche Rechnung schafft Vertrauen und wird schneller bezahlt. So gestaltest du eine, die professionell wirkt.
Die Schweizer QR-Rechnung, für Freelancer erklärt
IBAN vs. QR-IBAN, die drei Referenztypen und die Felder, die eine QR-Rechnung wirklich scannbar machen.
Die QR-Referenz (QRR) im Detail: 27 Ziffern, die den Abgleich automatisieren
Die 27-stellige QR-Referenz ordnet eingehende Zahlungen automatisch zu. So funktioniert sie und wann du dafür eine QR-IBAN brauchst.
Die Gläubigerreferenz (SCOR / ISO 11649): Strukturierter Abgleich ohne QR-IBAN
Die RF…-Gläubigerreferenz ermöglicht automatischen Zahlungsabgleich auf einer Standard-IBAN — ohne besondere Bankeinrichtung.
QR-IBAN erklärt: Brauchst du wirklich eine?
Eine QR-IBAN ist nicht dasselbe wie eine normale IBAN. Hier erfährst du, was sie ist, was sie kostet und ob dein Unternehmen sie braucht.
Betrag auf einer QR-Rechnung leer lassen: Wann es erlaubt ist
Eine QR-Rechnung kann ohne Betrag ausgestellt werden – aber nur in bestimmten Fällen. Hier erfährst du, wann es erlaubt ist und welche Risiken damit verbunden sind.
QR-Rechnungen für Rechnungen in EUR: Die Regeln, die du kennen musst
Du kannst eine QR-Rechnung in Euro versenden, aber die Referenzregeln haben sich kürzlich geändert. Hier erfährst du, was seit Februar 2026 erlaubt ist.
Alternative Verfahren der QR-Rechnung: Wozu dieses Feld dient
Das Feld "Alternative Verfahren" auf einer QR-Rechnung unterstützt andere Zahlungsmethoden. Hier erfährst du, was es bewirkt und wann du es verwendest.
So testest du eine QR-Rechnung, bevor du sie verschickst
Eine QR-Rechnung, die nicht scannt, ist eine Zahlung, die scheitert. So prüfst du deine, bevor sie den Kunden erreicht.
So schreibst du eine Schweizer Rechnung: Der komplette Leitfaden (2026)
Alle Pflichtfelder für eine konforme Schweizer Rechnung plus den QR-Rechnungs-Zahlteil – Schritt für Schritt erklärt.
Die häufigsten Fehler bei QR-Rechnungen (und wie du sie vermeidest)
Überraschend viele QR-Rechnungen lassen sich nicht scannen. Das sind die Fehler, die die meisten davon verursachen.
Adresstypen der QR-Rechnung: Strukturiert vs. kombiniert (Typ S vs. Typ K)
Der QR-Rechnungs-Standard unterscheidet zwei Adressformate. Eines ist jetzt Pflicht – und ein Fehler dabei zerstört das Scannen.
QR-Rechnungen für Kunden in Liechtenstein: Was ist anders?
Liechtenstein teilt den Schweizer QR-Rechnungs-Standard. Hier erfährst du, was sich ändert, wenn dein Kunde im Fürstentum ansässig ist.
Schweizer MWST-Sätze: Normal-, reduzierter und Sondersatz (2026)
Die Schweiz kennt drei MWST-Sätze. Hier erfährst du, wofür jeder gilt und wie die aktuellen Prozentsätze lauten.
Die MWST-Registrierungsschwelle von CHF 100’000, erklärt
Überschreitet dein Umsatz CHF 100’000, musst du dich für die MWST registrieren. Hier erfährst du genau, was das bedeutet.
MWST-Befreiung für Kleinunternehmen: Was sie abdeckt und was nicht
Unter der Schwelle bist du nicht MWST-pflichtig — aber das hat seinen Preis. Hier ist, was das in der Praxis bedeutet.
MWST auf internationale Dienstleistungen: Grenzüberschreitende Regeln einfach erklärt
Dienstleistungen an ausländische Kunden ändern deine MWST-Behandlung. So funktionieren die Regeln zum Leistungsort.
Wie viel darfst du in der Schweiz abrechnen, ohne selbstständig zu sein?
Die CHF-2'500-Regel, die CHF-100'000-MWST-Schwelle und wann eine Privatrechnung genügt.
MWST-Reverse-Charge: Wenn dein Kunde die Steuer bezahlt
Das Reverse-Charge-Verfahren verlagert die MWST-Pflicht auf den Käufer. Hier ist, wann es bei deinen Rechnungen gilt.
MWST für Freelancer: Ein praktischer Leitfaden
Freelancer stehen vor einer speziellen MWST-Frage: freiwillig registrieren oder befreit bleiben? So entscheidest du.
MWST-Abrechnungszeiträume: Quartalsweise vs. monatlich
Nach der MWST-Registrierung reichst du Abrechnungen nach Plan ein. So wählst du zwischen quartalsweiser und monatlicher Abrechnung.
Vorsteuer auf Geschäftsausgaben: Was du zurückfordern kannst
MWST-registrierte Unternehmen können die MWST auf ihren Einkäufen zurückfordern. Hier ist, was zählt und was nicht.
MWST-Rechnungsanforderungen: Was eine MWST-registrierte Rechnung ausweisen muss
Bist du MWST-registriert, tragen deine Rechnungen zusätzliche Pflichtfelder. Hier ist die vollständige Liste.
Abmeldung von der Schweizer MWST: Wann und wie
Sinkt dein Umsatz unter die Schwelle, kannst du dich deregistrieren. Hier ist, was der Prozess beinhaltet.
Registrierung als Selbstständige in der Schweiz: Schritt für Schritt
Startest du auf eigene Faust? Hier ist der Registrierungsprozess, von der Ausgleichskasse bis zur Buchhaltung.
AHV-Beiträge für Selbstständige: Wie sie berechnet werden
Selbstständige zahlen ihre AHV-Beiträge selbst, auf das Nettoeinkommen. So wird der Betrag bestimmt.
Einzelfirma vs. GmbH: Was passt zu dir?
Die Einzelfirma und die GmbH sind die zwei häufigsten Rechtsformen in der Schweiz. So unterscheiden sie sich.
Rechtsformwahl in der Schweiz: Eine Entscheidungshilfe
Einzelfirma, GmbH oder AG? Hier ist ein Rahmen, um die Rechtsform zu wählen, die zu deinem Geschäft passt.
Handelsregistereintrag: Wann er Pflicht ist
Nicht jedes Unternehmen muss ins Handelsregister. Hier erfährst du, wer sich eintragen muss und was es kostet.
Die Kriterien für Selbstständigkeit in der Schweiz
Die Ausgleichskasse entscheidet, ob du wirklich selbstständig bist. Das sind die Faktoren, die sie abwägt.
Nebenerwerb vs. Haupterwerb: Die Einstufung richtig treffen
Geld neben dem Job zu verdienen wird anders behandelt als volle Selbstständigkeit. So unterscheiden sich die Regeln.
Arbeitslosigkeit und Selbstständigkeit: Darfst du auf Leistungen ein Geschäft gründen?
Ein Geschäft zu gründen, während du Arbeitslosengeld beziehst, ist in der Schweiz unter bestimmten Regeln möglich.
Versicherungen für Freelancer in der Schweiz: Was du wirklich brauchst
Freelancer tragen mehr persönliches Risiko als Angestellte. Das sind die Versicherungen, auf die du nicht verzichten solltest.
Sozialversicherungen für Selbstständige: Ein vollständiger Überblick
Selbstständigkeit verändert deine Sozialversicherungspflichten. Das schuldest du – und wem.
Säule 3a für Selbstständige: Steuerlich abzugsfähige Altersvorsorge
Die dritte Säule ist einer der wenigen Steuervorteile für Selbstständige. So nutzt du sie.
Einkommenssteuer für Freelancer: Was du schuldest und wann
Freelancer zahlen auf ihr Nettoeinkommen progressive Steuern. So funktioniert das System.
Abzugsfähige Geschäftsausgaben für Selbstständige
Jede abzugsfähige Ausgabe senkt deine Steuerrechnung. Das kannst du legitim geltend machen.
Homeoffice-Abzug in der Schweiz: Was du geltend machen kannst
Wer von zu Hause aus arbeitet, kann einen Teil der Wohnkosten geltend machen. So funktioniert der Abzug.
Fahrzeugkosten für Selbstständige: Private vs. geschäftliche Nutzung
Wer ein Auto fürs Geschäft nutzt, kann einen Teil der Kosten abziehen. So teilst du es richtig auf.
Buchführungspflicht in der Schweiz: Was das Gesetz verlangt
Jedes Unternehmen muss ordnungsgemäss Buch führen. Das verlangt das Obligationenrecht tatsächlich von dir.
Einfache vs. doppelte Buchhaltung: Welche brauchst du?
Zwei Arten der Buchführung — das Gesetz entscheidet, welche für dich gilt. Das ist der Unterschied.
Aufbewahrungsfristen für Belege in der Schweiz: Wie lange du alles aufbewahren musst
Verschiedene Dokumente haben unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Eine einfache Regel hilft dir, konform zu bleiben.
Digitale Buchhaltung in der Schweiz: Ein praktischer Leitfaden
Papier ist optional. So führst du deine Bücher digital und bleibst konform.
Ist- vs. Soll-Prinzip: Was ist der Unterschied?
Zwei Arten, deine Erträge und Aufwände zeitlich zuzuordnen. Das bedeutet jede für deine Bücher.
Bankzahlungen abstimmen: Die Gewohnheit, die deine Bücher ehrlich hält
Den Kontoauszug mit deinen Rechnungen abzugleichen, deckt Fehler früh auf. Eine einfache Routine.
Spesenerfassung für Freelancer: Alles erfassen, mehr abziehen
Kleine Ausgaben summieren sich zu echten Abzügen. So erfasst du sie mühelos.
Jahresabschluss-Checkliste für Schweizer KMU
Ein sauberer Jahresabschluss macht die Steuersaison schmerzfrei. Diese Checkliste arbeitest du durch.
Zahlungsfristen in der Schweiz: Was du auf deiner Rechnung angeben musst
Es gibt keine gesetzliche Frist — die Frist, die du angibst, wird zur Regel. So legst du sie fest.
Zahlungserinnerungen: Eine Vorlage, die wirklich funktioniert
Eine höfliche, aber bestimmte Erinnerung bringt die meisten Rechnungen zum Bezahlen. Hier ist der Aufbau, der funktioniert, ohne die Beziehung zu belasten.
Betreibung in der Schweiz: So funktioniert sie
Wenn Mahnungen nichts bewirken, bietet das Schweizer Recht ein formelles Inkassoverfahren. Hier ist, was es beinhaltet.
Verzugszinsen: Was du verlangen darfst
Sobald eine Zahlung verspätet ist, darfst du Verzugszinsen verlangen. Hier sind Rechtsgrundlage und Zinssatz.
Mahngebühren: Wann du sie verlangen darfst
Einen säumigen Zahler zu mahnen kostet dich Zeit und Aufwand. Hier ist, wann eine Mahngebühr zulässig ist.
Automatischer Zahlungsabgleich: Wie Referenzen manuelle Arbeit überflüssig machen
Die Referenz auf deiner Rechnung kann Zahlungen für dich abgleichen. Hier ist, wie sich die drei Referenztypen unterscheiden.
Cashflow-Management für Freelancer und KMU
Gewinn ist nicht Cash. Hier ist, wie du das Geld in deinem Unternehmen am Fliessen hältst.
DSO (Days Sales Outstanding): Miss, wie schnell du bezahlt wirst
Der DSO zeigt dir die durchschnittliche Zeit zwischen Rechnungsstellung und Zahlung. Hier ist, was er bedeutet und wie du ihn verbesserst.
Skonti: Wann sie sinnvoll sind
Ein Skonto für schnelle Zahlung kann den Cashflow verbessern. Hier ist, wie du ihn gestaltest.
Kartenzahlungen annehmen als Kleinunternehmen in der Schweiz
Karten sind die Zahlungsweise, die viele Kunden wünschen. Hier ist, was ihre Annahme mit sich bringt.
Die Schweizer Verrechnungssteuer: Was Unternehmer wissen sollten
Auf bestimmte Einkünfte wird eine Steuer von 35% erhoben. Hier ist, was sie ist, was sie auslöst und wie sie zurückgefordert wird.
Eine GmbH in der Schweiz gründen: Der komplette Ablauf
Eine GmbH bietet beschränkte Haftung für CHF 20'000 Kapital. Hier ist, wie du eine gründest.
Eine AG in der Schweiz gründen: Was es braucht
Die AG ist die klassische Schweizer Aktiengesellschaft. Hier erfährst du, was eine Gründung mit sich bringt und wann du sie wählen solltest.
Gründungskosten in der Schweiz: Eine realistische Aufschlüsselung
Neben dem Aktienkapital kostet eine Firmengründung Geld. Hier erfährst du, wofür du budgetieren solltest.
Den Firmennamen in der Schweiz wählen: Regeln und bewährte Praktiken
Dein Firmenname muss verfügbar, nicht irreführend und – falls du dich einträgst – in deiner Region einzigartig sein. Hier erfährst du, was wichtig ist.
Deinen ersten Kunden onboarden: Eine einfache Checkliste
Wie du eine Kundenbeziehung beginnst, prägt alles, was danach kommt. Hier ist ein reibungsloser Onboarding-Prozess.
Deine Dienstleistungen bepreisen: Vom Stundensatz zur wertbasierten Preisgestaltung
Wie du bepreist, bestimmt, wie viel du verdienst. Hier erfährst du, wie du über das blosse Abrechnen von Stunden hinauskommst.
Verträge und Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB): Das Kleingedruckte, das dich schützt
Ein klarer Vertrag und allgemeine Geschäftsbedingungen verhindern die meisten Zahlungsstreitigkeiten, bevor sie entstehen. Hier erfährst du, was hineingehört.
Vom Freelancer zur Agentur wachsen: Wann und wie du den Schritt wagst
Über Solo-Arbeit hinaus zu wachsen heisst, deine Preisgestaltung, Einstellung und Rechnungsstellung zu ändern. Hier ist ein Fahrplan.
EU-Kunden aus der Schweiz fakturieren: Was du wissen musst
An EU-Unternehmen zu verkaufen heisst, sich mit grenzüberschreitender MWST zurechtzufinden. Hier erfährst du, wie du sie korrekt fakturierst.
Grenzüberschreitende MWST: Ein Überlebensleitfaden für Schweizer KMU
Grenzüberschreitende Transaktionen haben ihre eigenen MWST-Regeln. Hier ist das Rahmenwerk, um sie richtig zu handhaben.
Kunden in Liechtenstein fakturieren: Fast wie zu Hause, mit ein paar Besonderheiten
Liechtenstein teilt das Schweizer Zahlungssystem. Hier erfährst du, worauf du bei der Fakturierung über die Grenze achten solltest.
Währungsrisiko für KMU: Was es ist und wie du es steuerst
In einer Fremdwährung zu fakturieren setzt dich Wechselkursschwankungen aus. Hier erfährst du, wie du dich schützt.
Rechnungen an ausländische Kunden: Ein allgemeiner Leitfaden
Von Währung über MWST bis zur Zahlungsmethode: Ausländische Kunden bringen Komplexität mit sich. Hier ist eine Checkliste, um das zu bewältigen.
EU Reverse-Charge: Was das für deine Schweizer Rechnungen bedeutet
Wenn du einem EU-Unternehmen eine Rechnung stellst, verschiebt der Reverse-Charge die MWST auf sie. So funktioniert es.
SEPA-Zahlungen: So wirst du in Euro in ganz Europa bezahlt
SEPA macht Euro-Überweisungen in ganz Europa schnell und günstig. Das bedeutet es für deine Rechnungen.
Rechnungssoftware: Die Funktionen, die wirklich zählen
Nicht alle Rechnungstools sind gleich. Hier sind die Funktionen, die du für ein Schweizer Unternehmen priorisieren solltest.
Deine Rechnungsstellung automatisieren: Was du zuerst automatisierst
Die Rechnungsstellung birgt versteckte repetitive Arbeit. Hier liefert die Automatisierung den grössten Ertrag.
Rechnungs-APIs: Wenn dein Unternehmen manuellen Tools entwachsen ist
Eine API lässt deine Systeme Rechnungen automatisch erstellen. Hier ist, wann es sich lohnt.
PDF/A: Das Archivierungsformat für deine Rechnungen
PDF/A ist für die langfristige Aufbewahrung konzipiert. Deshalb zählt es für deine archivierten Rechnungen.
Datenschutz für Rechnungen: Was das Schweizer DSG verlangt
Rechnungen enthalten Personendaten. So gilt das Schweizer Datenschutzgesetz für sie.
Backup und Archivierung: Verliere nie wieder eine Rechnung
Rechnungen zu verlieren ist eine Compliance- und Cashflow-Katastrophe. Hier ist eine Backup-Strategie, die wirklich funktioniert.
Rechnungsstellung für IT-Freelancer: Die Details, die zählen
IT-Freelancer stellen Rechnungen für Zeit, Meilensteine und oft grenzüberschreitend. So stellst du richtig Rechnung.
Rechnungsstellung für Berater: Beratung richtig abrechnen
Berater rechnen Fachwissen ab, nicht Stunden am Schreibtisch. So strukturierst du Beratungsrechnungen.
Rechnungen für kreative Freelancer: Für kreative Arbeit bezahlt werden
Kreative verkaufen sich oft unter Wert und dokumentieren zu wenig. So stellst du kreative Arbeit professionell in Rechnung.
Rechnungen für Handwerker: Material, Arbeit und MWST
Handwerker-Rechnungen mischen Arbeit und Material und unterliegen oft unterschiedlicher MWST-Behandlung. So rechnest du korrekt ab.
Rechnungsstellung für ein Saisongeschäft: Spitzen und Talsohlen ausgleichen
Saisonbetriebe haben einen ungleichmässigen Cashflow. So kann eine Rechnungsstrategie ihn ausgleichen.
Rechnungsfehler, die dich Geld kosten (und wie du sie vermeidest)
Kleine Rechnungsfehler lassen deinen Cashflow still und leise abfliessen. Diese hier solltest du zuerst beheben.
Schutz vor Rechnungsbetrug: Dein Unternehmen und deine Kunden absichern
Rechnungsbetrug nimmt zu. So erkennst du ihn und schützt dich.
Einen Zahlungsplan mit einem Kunden in Schwierigkeiten aushandeln
Manchmal ist der beste Weg, bezahlt zu werden, ein vereinbarter Plan. So strukturierst du einen sicher.
Jahresend-Tipps zum Rechnungsstellen für einen sauberen Start
Etwas Rechnungs-Disziplin im Dezember macht den Januar deutlich leichter. Das solltest du tun.
Von der Rechnung zum Geld: Der komplette Ablauf
Rechnungsstellung ist ein Prozess, kein Dokument. Hier ist der komplette Ablauf von der erledigten Arbeit bis zum Geld auf dem Konto.