Mahngebühren: Wann du sie verlangen darfst

Mahnungen zu verschicken kostet Zeit. Unter den richtigen Voraussetzungen kannst du eine Mahngebühr verlangen, um sie zu decken — aber die Regeln zählen.

Wann eine Gebühr zulässig ist

Eine Mahngebühr ist grundsätzlich zulässig, wenn sie in deinen allgemeinen Geschäftsbedingungen oder im Vertrag vereinbart ist und deine tatsächlichen Mahnkosten widerspiegelt.

Der Schuldner muss sich tatsächlich in Verzug befinden. Du kannst keine Mahngebühr verlangen, bevor die Zahlung wirklich verspätet ist.

Ein kleiner, angemessener Betrag ist besser vertretbar als ein strafender. Die Gebühr soll deine Kosten decken, nicht den Schuldner bestrafen.

Die Gebühr muss im Voraus kommuniziert worden sein. Eine Gebühr, der der Schuldner nie zugestimmt hat, ist weit schwerer durchzusetzen.

• Vereinbare die Gebühr im Voraus in deinen Bedingungen.
• Der Schuldner muss tatsächlich in Verzug sein.
• Halte den Betrag angemessen.
• Kommuniziere die Gebühr im Voraus.

Was die Gerichte akzeptieren

Gerichte akzeptieren bescheidene Mahngebühren, wenn sie vertraglich vereinbart und verhältnismässig sind. Eine Gebühr von CHF 20 bis 50 für eine Mahnung gilt gemeinhin als akzeptabel.

Nicht angekündigte oder überhöhte Gebühren werden bei Anfechtung oft verworfen. Eine Gebühr von mehreren hundert Franken für eine kleine Forderung hält einer Überprüfung nicht stand.

Die Gebühr muss sich auf tatsächlichen Mahnaufwand beziehen. Gerichte prüfen, ob der Betrag deine Kosten wirklich widerspiegelt.

Konsequenz hilft. Wendest du bei allen säumigen Zahlern unter denselben Bedingungen dieselbe Gebühr an, ist deine Position deutlich stärker.

• Bescheidene, verhältnismässige Gebühren werden akzeptiert.
• CHF 20–50 ist gemeinhin akzeptabel.
• Überhöhte Gebühren werden verworfen.
• Die Gebühr muss reale Mahnkosten widerspiegeln.

Wie viel du verlangen solltest

Setze die Gebühr auf einem Niveau an, das die tatsächlichen Kosten für das Erstellen und Versenden einer Mahnung deckt. Ein angemessener Rahmen hält sie vertretbar.

Staple nicht aggressiv mehrere Gebühren. Eine angemessene Gebühr pro Mahnung, angewendet unter klaren Bedingungen, ist der vertretbare Ansatz.

Überlege, ob die Gebühr den möglichen Verlust an Wohlwollen wert ist. Bei einem langjährigen Kunden kann der Verzicht auf eine kleine Gebühr günstiger sein als der Verlust der Beziehung.

Überprüfe deine Gebühr regelmässig, um sie im Rahmen dessen zu halten, was Gerichte akzeptieren. Eine Gebühr, die vor Jahren angemessen war, kann heute überhöht wirken.

• Decke reale Mahnkosten.
• Eine angemessene Gebühr pro Mahnung.
• Wäge den Wohlwollensverlust ab.
• Überprüfe den Betrag regelmässig.

Früh Erwartungen setzen

Nenne deine Mahngebühr in deinen allgemeinen Geschäftsbedingungen und auf der ersten Mahnung. Eine im Voraus kommunizierte Gebühr kann ein Kunde später weit schwerer bestreiten.

Nimm die Gebühr vor Beginn der Arbeit in deine schriftlichen Bedingungen auf, damit sie Teil der Vereinbarung ist und nicht eine später hinzugefügte Überraschung.

Erwähne die Gebühr auf der ersten Mahnung selbst. Das informiert den Schuldner und verleiht der Zahlungsaufforderung zugleich Dringlichkeit.