Frais de rappel (Mahngebühren) : quand pouvez-vous les facturer

Envoyer des rappels coûte du temps. Sous certaines conditions, vous pouvez facturer des frais de rappel pour le couvrir — mais les règles comptent.

Quand un frais est autorisé

Des frais de rappel sont généralement légitimes s’ils sont prévus dans vos conditions générales ou votre contrat et qu’ils reflètent vos coûts réels de rappel.

Le débiteur doit réellement être en demeure. Vous ne pouvez pas facturer des frais de rappel avant que le paiement ne soit véritablement en retard.

Un montant modeste et raisonnable est plus défendable qu’un montant punitif. Le frais doit couvrir vos coûts, pas punir le débiteur.

Le frais doit avoir été communiqué à l’avance. Un frais que le débiteur n’a jamais accepté est bien plus difficile à faire valoir.

• Prévoyez le frais dans vos conditions dès le départ.
• Le débiteur doit réellement être en demeure.
• Gardez un montant raisonnable.
• Communiquez le frais à l’avance.

Ce que les tribunaux acceptent

Les tribunaux acceptent des frais de rappel modestes lorsqu’ils sont contractuellement convenus et proportionnés. Un frais de CHF 20 à 50 par rappel est généralement considéré comme acceptable.

Les frais non annoncés ou excessifs sont souvent annulés en cas de contestation. Un frais de plusieurs centaines de francs pour une petite créance ne résistera pas à un examen.

Le frais doit correspondre au travail réel de rappel. Les tribunaux examinent si le montant reflète réellement vos coûts.

La cohérence aide. Si vous appliquez le même frais à tous les retardataires sous les mêmes conditions, votre position est bien plus solide.

• Les frais modestes et proportionnés sont acceptés.
• CHF 20 à 50 est généralement acceptable.
• Les frais excessifs sont annulés.
• Le frais doit refléter les coûts réels de rappel.

Combien facturer

Fixez le frais à un niveau qui couvre le coût réel de la préparation et de l’envoi d’un rappel. Une fourchette raisonnable le rend défendable.

N’accumulez pas agressivement plusieurs frais. Un frais raisonnable par rappel, appliqué selon des conditions claires, est l’approche défendable.

Demandez-vous si le frais vaut la bonne volonté qu’il peut coûter. Pour un client de longue date, renoncer à un petit frais peut revenir moins cher que perdre la relation.

Révisez régulièrement votre frais pour le maintenir conforme à ce que les tribunaux acceptent. Un frais raisonnable il y a des années peut aujourd’hui paraître excessif.

• Couvrez les coûts réels de rappel.
• Un frais raisonnable par rappel.
• Pesez le coût en bonne volonté.
• Révisez régulièrement le montant.

Fixer les attentes dès le départ

Indiquez vos frais de rappel dans vos conditions générales et sur le premier rappel. Un frais communiqué à l’avance est bien plus difficile à contester pour un client par la suite.

Inscrivez le frais dans vos conditions écrites avant le début des travaux, afin qu’il fasse partie de l’accord plutôt que d’être une surprise ajoutée plus tard.

Mentionnez le frais sur le premier rappel lui-même. Cela informe le débiteur tout en ajoutant de l’urgence à la demande de paiement.