Vorsteuer auf Geschäftsausgaben: Was du zurückfordern kannst

Einer der Hauptvorteile der MWST-Registrierung ist der Vorsteuerabzug — die MWST, die du auf Geschäftseinkäufe bezahlt hast. Aber nicht alles qualifiziert sich.

Was du zurückfordern kannst

Vorsteuer auf Einkäufe, die direkt für dein Geschäft genutzt werden — Software, Hardware, Ausrüstung, professionelle Dienstleistungen, Miete für Geschäftsräume —, ist grundsätzlich abziehbar, wenn du MWST-registriert bist.

Der entscheidende Massstab ist die geschäftliche Nutzung. Dient der Einkauf deiner steuerbaren Tätigkeit, lässt sich die darauf entfallende MWST in deiner Abrechnung in der Regel abziehen.

Der Vorsteuerabzug läuft über deine periodische MWST-Abrechnung: Du verrechnest die Vorsteuer mit der von dir vereinnahmten MWST und zahlst oder erhältst die Differenz.

Übliche abzugsfähige Posten sind Abonnemente, Büromaterial, Honorare sowie der MWST-belastete Anteil deines Geschäftstelefons und -internets.

• Geschäftssoftware und -hardware.
• Honorare für Fach- und Beratungsleistungen.
• Für das Geschäft genutzte Ausrüstung und Verbrauchsmaterial.

Was du nicht kannst

Die MWST auf private oder nicht geschäftliche Ausgaben kann nicht zurückgefordert werden, und einige Kategorien sind ausgeschlossen. Gemischt genutzte Einkäufe (geschäftlich + privat) müssen aufgeteilt werden.

Bestimmte Leistungen sind gesetzlich ausgeschlossen, etwa gewisse Bewirtungs- und Unterhaltungskosten in manchen Fällen. Prüfe die aktuelle Ausschlussliste, bevor du etwas annimmst.

Bei einem gemischt genutzten Gegenstand wie einem Telefon oder Auto ziehst du nur den geschäftlichen Anteil ab. Die Aufteilung muss vertretbar und konsistent sein.

Auch die auf einer Pro-forma- oder nicht konformen Rechnung ausgewiesene MWST kann abgelehnt werden. Das Dokument selbst muss die formellen Anforderungen erfüllen, um einen Abzug zu stützen.

Bewahre die Belege auf

Die Rechnung muss auf dein Unternehmen ausgestellt sein und den MWST-Betrag sowie den Satz ausweisen. Eine auf eine Privatperson ausgestellte Rechnung kann deinen Abzug nicht stützen.

Digitale Aufzeichnungen sind in der Schweiz anerkannt, also fotografiere oder scanne Belege sofort. Der beste Beleg ist der, den du im Moment des Kaufs festhältst.

Ordne die Belege nach Zeitraum, damit jede Abrechnung einen ordentlichen, vollständigen Belegordner hat. Ein Prüfer, der saubere Aufzeichnungen sieht, wird schneller fertig.

Zeitpunkt und Korrekturen

Die Vorsteuer ist grundsätzlich in dem Zeitraum abziehbar, in dem du die Rechnung erhältst. Verspätete Belege lassen sich in der Regel in einem späteren Zeitraum geltend machen, sofern die Regeln es noch erlauben.

Hast du versehentlich zu viel abgezogen, korrigiere es in der nächsten Abrechnung, statt es liegen zu lassen. Freiwillige Korrekturen werden weitaus wohlwollender betrachtet als entdeckte Fehler.

Achte auf Rechnungen, auf denen der Lieferant einen falschen Satz erhoben hat. Du kannst nur die tatsächlich und korrekt ausgewiesene MWST zurückfordern, nicht einen höheren angenommenen Betrag.

facturio erfasst deine Vorsteuer zusammen mit deinen Verkäufen, sodass die Netto-Position für jede Abrechnung automatisch aus deinen erfassten Ausgaben berechnet wird.