Gutschriften in der Schweiz: Wann und wie du eine ausstellst

Fehler passieren: ein falscher Betrag, eine retournierte Leistung, ein nachträglich vereinbarter Rabatt. Eine Gutschrift korrigiert die Situation, ohne die ursprüngliche Rechnung zu löschen.

Warum nicht einfach die Rechnung löschen?

In der Schweizer Buchhaltung solltest du eine ausgestellte Rechnung nie löschen. Ist eine Nummer einmal verwendet, bleibt sie verwendet, und das Löschen hinterlässt ein Loch in deiner Folge, das schlimmer aussieht als der ursprüngliche Fehler.

Eine Gutschrift hält die Prüfspur intakt. Die ursprüngliche Rechnung bleibt so in deinen Unterlagen, wie sie ausgestellt wurde, und die Gutschrift dokumentiert die Rückbuchung auf eine Weise, der ein Prüfer folgen kann.

Das Löschen einer Rechnung zerstört auch deine MWST-Spur. Wurde die MWST auf dem Original bereits deklariert, brauchst du ein Dokument, das diese MWST rückgängig macht — und ein Löschen erzeugt keins.

Selbst bei einem einfachen Tippfehler ist der saubere Weg ein Korrekturdokument, keine Löschung. Die Aufzeichnung zeigt dann, was geschah und warum — genau das, was ein Steueramt sehen will.

Was eine Gutschrift enthalten muss

Eine Gutschrift verweist auf die ursprüngliche Rechnungsnummer, damit die beiden Dokumente verbunden sind. Ohne diesen Verweis schwebt die Gutschrift frei, und niemand kann erkennen, was sie rückgängig macht.

Sie nennt den gutgeschriebenen Betrag und den Grund der Gutschrift. Eine kurze Zeile wie «Ware retourniert» oder «vereinbarter Rabatt» macht aus einem unerklärten Minus eine dokumentierte Anpassung.

Die Gutschrift trägt ihre eigene Nummer in deiner fortlaufenden Folge. Sie ist ein eigenständiges Dokument und muss wie jedes andere Dokument, das du ausstellst, nummeriert werden.

Wenn du MWST-pflichtig bist, muss die Gutschrift auch die MWST korrekt rückgängig machen. Sie weist den MWST-Satz und -Betrag aus, die rückgängig gemacht werden, damit deine MWST-Abrechnung in der richtigen Periode korrigiert werden kann.

• Verweise auf die ursprüngliche Rechnungsnummer.
• Nenne den gutgeschriebenen Betrag und den Grund.
• Verwende für die Gutschrift deine eigene fortlaufende Nummer.
• Mach den MWST-Betrag rückgängig, wenn du MWST-pflichtig bist.

Gutschrift vs. korrigierte Rechnung

Bei einem einfachen Tippfehler ist eine Gutschrift mit anschliessender korrigierter Rechnung der sauberste Weg. Die Gutschrift annulliert das falsche Dokument, und die neue Rechnung nennt die korrekten Beträge.

Bei einer kleinen Anpassung reicht oft eine einzige Gutschrift über die Differenz. Es ist nicht nötig, die ganze Rechnung rückgängig zu machen und neu auszustellen, wenn sich nur eine Zeile geändert hat.

Die Wahl dreht sich um Klarheit. Ist die ursprüngliche Rechnung weitgehend korrekt, schreib die Differenz gut; ist sie grundlegend falsch, mach sie vollständig rückgängig und stell sie neu aus.

Welchen Weg du auch wählst, halte die Dokumente verbunden. Ein Hinweis auf der Gutschrift oder der korrigierten Rechnung, der auf die ursprüngliche Nummer verweist, macht die gesamte Korrektur selbsterklärend.

Die Buchhaltung richtig machen

Buche die Gutschrift im selben Konto wie die ursprüngliche Rechnung, aber als negativen Betrag. Das reduziert das Ertrags- oder Aufwandskonto so, dass es sich in deiner Erfolgsrechnung korrekt niederschlägt.

Wird die Gutschrift in einer späteren Periode als die ursprüngliche Rechnung ausgestellt, gilt die Rückbuchung trotzdem für die Korrektur. Bei der MWST wird die Korrektur in der Periode gemeldet, in der die Gutschrift ausgestellt wird.

Bewahre die Gutschrift und die ursprüngliche Rechnung in deinem Archiv zusammen auf. Ein Prüfer, der beide Dokumente nebeneinander sieht, muss keine weiteren Fragen stellen.

facturio hält deine Nummerierung fortlaufend und erzeugt die Gutschrift als ordentliches Dokument, sodass die Rückbuchung rückverfolgbar bleibt, ohne manuell festzuhalten, welche Rechnung korrigiert wurde.

• Lösche nie eine ausgestellte Rechnung.
• Schreib bei kleinen Fehlern die Differenz gut, bei grossen mach vollständig rückgängig.
• Verbinde Gutschrift, korrigierte Rechnung und Original über die Nummer.
• Melde die MWST-Korrektur in der Periode, in der die Gutschrift ausgestellt wird.