Note di credito (Gutschrift) in Svizzera: quando e come emetterle

Gli errori capitano: un importo sbagliato, un servizio reso, uno sconto concordato a posteriori. Una nota di credito (Gutschrift) corregge la situazione senza eliminare la fattura originale.

Perché non eliminare semplicemente la fattura?

Nella contabilità svizzera non dovresti mai eliminare una fattura emessa. Una volta che un numero è stato usato, resta usato, ed eliminarlo lascia un buco nella sequenza che sembra peggio dell'errore originale.

La nota di credito mantiene intatta la traccia di revisione. La fattura originale resta nei tuoi record come emessa, e la nota di credito documenta l'annullamento in un modo che un revisore può seguire.

Eliminare una fattura rompe anche la traccia IVA. Se l'IVA era già stata dichiarata sull'originale, serve un documento che annulli quell'IVA, e un'eliminazione non ne produce uno.

Anche per un semplice refuso, l'approccio pulito è un documento di rettifica, non un'eliminazione. Il record mostra quindi cosa è successo e perché, che è esattamente ciò che un ufficio delle imposte vuole vedere.

Cosa deve contenere una nota di credito

La nota di credito fa riferimento al numero della fattura originale, così i due documenti sono collegati. Senza quel riferimento, la nota di credito resta sospesa e nessuno può dire cosa annulla.

Indica l'importo accreditato e il motivo dell'accredito. Una breve riga come "merce restituita" o "sconto concordato" trasforma un importo negativo inspiegato in un adeguamento documentato.

La nota di credito porta un proprio numero nella tua sequenza progressiva. È un documento a sé stante e deve essere numerato come ogni altro documento che emetti.

Se sei registrato ai fini IVA, la nota di credito deve anche annullare correttamente l'IVA. Indica l'aliquota e l'importo IVA che vengono annullati, così la tua dichiarazione IVA può essere corretta nel periodo giusto.

• Fai riferimento al numero della fattura originale.
• Indica l'importo accreditato e il motivo.
• Usa un tuo numero progressivo per la nota di credito.
• Annulla l'importo IVA se sei registrato ai fini IVA.

Nota di credito vs. fattura corretta

Per un semplice refuso, una nota di credito seguita da una fattura corretta è l'approccio più pulito. La nota di credito annulla il documento sbagliato e la nuova fattura indica gli importi corretti.

Per un piccolo adeguamento, spesso basta una singola nota di credito per la differenza. Non serve annullare l'intera fattura e riemetterla quando è cambiata una sola riga.

La scelta è una questione di chiarezza. Se la fattura originale è in gran parte corretta, accredita la differenza; se è fondamentalmente sbagliata, annullala completamente e riemettila.

Qualunque strada scegli, mantieni i documenti collegati. Una nota sulla nota di credito o sulla fattura corretta che rimanda al numero originale rende l'intera rettifica autoesplicativa.

Fare bene la contabilità

Registra la nota di credito nello stesso conto della fattura originale, ma come importo negativo. Questo riduce il conto di ricavo o di costo in modo che il tuo conto economico lo rifletta correttamente.

Se la nota di credito è emessa in un periodo successivo alla fattura originale, l'annullamento si applica comunque alla rettifica. Per l'IVA, la correzione è dichiarata nel periodo in cui la nota di credito viene emessa.

Conserva insieme nel tuo archivio la nota di credito e la fattura originale. Un revisore che può vedere entrambi i documenti affiancati non avrà bisogno di fare altre domande.

facturio mantiene la numerazione progressiva e genera la nota di credito come un documento a tutti gli effetti, così l'annullamento resta tracciabile senza dover tracciare manualmente quale fattura è stata corretta.

• Non eliminare mai una fattura emessa.
• Accredita la differenza per gli errori piccoli, annulla completamente per quelli grandi.
• Collega nota di credito, fattura corretta e originale tramite numero.
• Dichiara la correzione IVA nel periodo in cui la nota di credito viene emessa.