MWST für Freelancer: Ein praktischer Leitfaden

Die meisten Freelancer starten unter der MWST-Schwelle, sodass die MWST eine Wahl statt einer Pflicht ist — bis ihr Einkommen wächst.

Deine Situation

Liegst du unter CHF 100'000 steuerbarem Umsatz, ist die MWST freiwillig. Darüber ist sie obligatorisch. Die eigentliche Frage für einen Freelancer ist, ob sich die freiwillige Registrierung lohnt.

Die meisten Freelancer starten deutlich unter der Schwelle und bedienen eine Mischung kleiner Kunden. In dieser Phase ist es der Standard und meist richtig, befreit zu bleiben.

Das Bild ändert sich, sobald du für Unternehmen arbeitest, die selbst MWST-registriert sind. Die MWST kostet sie dann nichts, und deine Vorsteuer wird abzugsfähig.

Dein Umsatz ist in diesem Zusammenhang dein steuerbarer Erlös, nicht dein Gewinn. Selbst ein kleines Geschäft kann sich der Schwelle nähern, wenn es regelmässig fakturiert.

• Unter CHF 100'000: freiwillig.
• Über CHF 100'000: obligatorisch.
• Die Entscheidung hängt von deinen Kunden und Ausgaben ab.

Wann du dich freiwillig registrieren solltest

Registriere dich, wenn deine Kunden MWST-registrierte Unternehmen sind und du auf deinen eigenen Einkäufen nennenswerte Vorsteuer trägst. Dann kannst du diese Vorsteuer zurückfordern und deine Kunden die deine.

Der klarste Auslöser ist der Kauf teurer Ausrüstung, Software oder Dienstleistungen. Ist deine jährliche Vorsteuer bedeutend, rechnet sich die Registrierung zunehmend von selbst.

Berücksichtige auch deine Kundenbasis. Sind die meisten Unternehmen, ist die MWST für sie schmerzlos und du erschliesst dir den Vorsteuerabzug. Sind die meisten privat, sieht die Sache anders aus.

Manche Freelancer registrieren sich, um bei der Akquise grösserer Kunden etablierter zu wirken. Das Signal kann zählen, sollte aber nicht der einzige Grund sein.

Halt es einfach

Überkonstruiere dein MWST-Setup nicht. Wenn du dich registrierst, nutze zuerst die effektive Standardmethode und prüfe Pauschalsätze erst, wenn du deine Zahlen verstehst.

Automatisierung ist dein Freund. Software, die die MWST berechnet, die Vorsteuer erfasst und die Zahlen für deine Abrechnung vorbereitet, spart dir jedes Quartal Stunden.

Überwiegt der Aufwand irgendwann den Nutzen, denk daran: Du kannst dich deregistrieren, sobald dein Umsatz sinkt und unter der Schwelle bleibt.

So registrierst du dich

Für die Registrierung meldest du dich bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung mit deinen Geschäftsangaben und dem erwarteten Umsatz. Für einen Solo-Freelancer ist der Ablauf unkompliziert.

Du erhältst eine aus deiner UID abgeleitete MWST-Nummer mit dem Zusatz MWST. Diese Nummer muss auf jeder Rechnung stehen, die du während der Registrierung ausstellst.

Lege bei der Registrierung deinen Abrechnungszeitraum fest — die meisten Freelancer wählen das Quartal. Du kannst später einen Wechsel beantragen, wenn deine Umstände es rechtfertigen.

facturio speichert deine MWST-Nummer, wendet deinen gewählten Satz an und berechnet die Zahlen für deine Abrechnung — die Registrierung bedeutet also nicht mehr Handarbeit.