Strukturierte Adressen in QR-Rechnungen: Die Änderung 2025, die du kennen musst

Ende November 2025 wechselte der Schweizer QR-Rechnungs-Standard auf Version 2.3, und eine Änderung betrifft fast jeden Rechnungssteller: Strukturierte Adressen sind jetzt obligatorisch.

Strukturierte vs. kombinierte Adressen

Eine strukturierte Adresse (Typ S) ist in separate Felder aufgeteilt: Name, Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort und Land. Eine kombinierte Adresse (Typ K) steht in weniger Freitextzeilen, etwa «Musterstrasse 12, 8000 Zürich» in einem Feld.

Der Unterschied ist leichter zu sehen als zu erklären:

• Strukturiert (Typ S) — die Adresse ist in separate Felder aufgeteilt: Name, Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort, Land.
• Kombiniert (Typ K) — die Adresse steht in weniger Freitextzeilen, z. B. «Musterstrasse 12, 8000 Zürich» in einem Feld.

Vor v2.3 wurde Typ K aus Bequemlichkeit toleriert. Seit dem 21.–22. November 2025 sind im QR-Code nur noch strukturierte Adressen zulässig.

Die Falle ist, dass eine alte Vorlage weiterhin eine lesbare Adresse drucken kann, während die zugrunde liegenden Daten nicht mehr scannen. Das gedruckte Ergebnis reicht nicht — auch die Daten müssen strukturiert sein.

Was sich sonst noch geändert hat

Version 2.3 führte einen erweiterten Zeichensatz ein, sodass Umlaute, Akzente und andere Sonderzeichen in Namen und Adressen zuverlässiger verarbeitet werden.

Für ein mehrsprachiges Land wie die Schweiz ist das eine echte Verbesserung. Adressen auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Rätoromanisch können jetzt kodiert werden, ohne verstümmelt oder ersetzt zu werden.

Die Änderung verringert das Risiko, dass eine Zahlung wegen eines Sonderzeichens in einem Strassen- oder Firmennamen abgelehnt wird. Weniger abgelehnte Aufträge bedeuten weniger manuelle Korrekturen.

In der Praxis hilft die Zeichensatz-Korrektur allerdings nur, wenn deine Rechnungssoftware sie unterstützt. Ältere Werkzeuge, die noch die alte Kodierung ausgeben, können weiterhin fehlerhafte QR-Codes erzeugen.

Warum es jetzt wichtig ist

Es gibt eine Übergangsfrist, aber sie läuft ab. Ab dem 30. September 2026 dürften Banken Zahlungsaufträge mit nicht konformen Adressen ablehnen.

Rechnungen, die unzuverlässig scannen, bedeuten manuelle Korrekturen, verzögerte Zahlungen und frustrierte Kunden. Jeder abgelehnte Auftrag ist ein Kostenfaktor, den du hättest vermeiden können.

Das Risiko ist nicht theoretisch — viele Rechnungssteller speichern Kundenadressen noch in kombinierter Form aus CRM-Exporten, CSV-Importen und Excel-Listen. Genau diese Datensätze werden scheitern.

Das jetzt zu beheben, solange du noch Zeit hast, ist weit billiger, als nach Ablauf der Frist eine Welle abgelehnter Zahlungen zu bewältigen. Die Frist ist fest, und die Folgen trägst du.

So stellst du die Konformität sicher

Die Konformität läuft auf drei Gewohnheiten hinaus: jede Adresse aufteilen, importierte Daten prüfen und Software nutzen, die strukturierte QR-Daten erzeugt.

1. Teile jede Adresse in deinen Kundendatensätzen in Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort und Land auf.
2. Prüfe importierte Daten — CRM-Exporte, CSV-Importe und Excel-Listen enthalten oft kombinierte Adressen.
3. Achte auf Sonderfälle — Postfachadressen, fehlende Hausnummern und zusammengeführte Strassenfelder.
4. Nutze Rechnungssoftware, die konforme QR-Daten erzeugt — die maschinenlesbaren Daten müssen strukturiert sein, nicht nur das gedruckte Layout.

Beginne damit, jede Kundenadresse in deinen Datensätzen in Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort und Land aufzuteilen. Mach es einmal, richtig, und das Problem bleibt gelöst.

Prüfe dann die Daten, die du importierst. CRM-Exporte, CSV-Importe und Excel-Listen sind die häufigsten Orte, an denen sich kombinierte Adressen verstecken; prüfe sie, bevor sie eine Rechnung erreichen.

Achte auf Sonderfälle wie Postfachadressen, fehlende Hausnummern und zusammengeführte Strassenfelder. Und denk daran: Die maschinenlesbaren Daten müssen strukturiert sein — nicht nur das gedruckte Layout.