PDF/A: Das Archivierungsformat für deine Rechnungen

Ein normales PDF lässt sich in zehn Jahren möglicherweise nicht mehr korrekt öffnen. PDF/A ist ein Standard, der speziell für die langfristige Archivierung von Dokumenten wie Rechnungen entwickelt wurde.

Was PDF/A ist

PDF/A ist eine PDF-Version, die alles einbettet, was zur Darstellung des Dokuments nötig ist – Schriften, Farben, Bilder –, damit es auf jedem System gleich aussieht, jetzt und in Zukunft.

PDF/A ist ein ISO-Standard, der die Merkmale entfernt, die gewöhnliche PDFs mit der Zeit fragil machen. Er verlangt, dass alles, was das Dokument benötigt, in der Datei selbst eingebettet wird.

Indem es Schriften und Bilder einbettet und externe Abhängigkeiten verbietet, garantiert PDF/A, dass das Dokument unabhängig von der zum Öffnen verwendeten Software identisch dargestellt wird.

Es gibt mehrere PDF/A-Versionen, aber für Rechnungen ist der Kernpunkt derselbe: eine eigenständige Datei, die über Jahre lesbar bleibt, ohne auf äussere Ressourcen angewiesen zu sein.

• Bettet Schriften und Bilder ein.
• Eigenständig und stabil.
• Für langfristige Lesbarkeit konzipiert.

Warum es für Rechnungen zählt

Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Eine PDF/A-Datei ist nach einem Jahrzehnt noch lesbar, während ein normales PDF kaputtgehen kann, wenn sich Schriften oder Abhängigkeiten ändern.

Das Schweizer Recht verpflichtet Unternehmen, Buchhaltungsunterlagen einschliesslich Rechnungen 10 Jahre aufzubewahren. Genau dieser Zeithorizont von einem Jahrzehnt ist der Zeitraum, in dem gewöhnliche PDFs zu versagen beginnen.

Ein normales PDF kann von Schriften oder Funktionen abhängen, die in künftigen Betrachtern nicht mehr existieren, wodurch Text unlesbar oder verschoben wird. PDF/A beseitigt dieses Risiko konstruktionsbedingt.

Die Archivierung in PDF/A dreht sich nicht nur um Lesbarkeit. Es geht darum, einen stabilen, überprüfbaren Beleg zu erzeugen, der noch Jahre später wie die ursprüngliche Rechnung aussieht.

• Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.
• Gewöhnliche PDFs können mit der Zeit kaputtgehen.
• PDF/A hält den Beleg stabil.

Nutze es für Archive

Trenne die Rechnung, die du versendest, von der Rechnung, die du behältst. Der Kunde kann jedes praktische PDF erhalten, während deine Archivkopie als PDF/A exportiert wird.

Die meisten Rechnungstools können PDF/A exportieren oder es standardmässig für Archivkopien erzeugen. Prüfe die Exporteinstellungen und lege PDF/A als deine Archivierungs-Standardvorgabe fest.

Mach die Wahl zur Regel, nicht zur Vorliebe. Jede Rechnung, die dein System für das Archiv verlässt, sollte ausnahmslos im PDF/A-Format vorliegen.

• Sende Kunden ein normales PDF.
• Archive die Kopie als PDF/A.
• Mach PDF/A zur Archivierungs-Standardvorgabe.

Halte das Archiv intakt

PDF/A hilft nur, wenn die Datei sicher gespeichert und später wiedergefunden wird. Kombiniere das Format mit einer zuverlässigen Speicher- und Benennungsstruktur.

Verwende einen einheitlichen Dateinamen, der Rechnungsnummer und Datum enthält, damit eine archivierte Rechnung Jahre später sofort auffindbar ist. Ein beliebiger Name verfehlt den Zweck.

Speichere das Archiv an mehr als einem Ort, gemäss der üblichen Backup-Disziplin. Ein perfekt formatiertes PDF/A, das verloren geht, ist trotzdem verloren.

Prüfe gelegentlich, ob sich eine Stichprobe archivierter Dateien noch korrekt öffnen lässt. Eine kurze Verifikation bestätigt jetzt, dass das gesamte Archiv noch intakt ist.