PDF/A : le format d’archivage que vos factures devraient utiliser

Un PDF ordinaire risque de ne plus s’ouvrir correctement dans dix ans. Le PDF/A est une norme conçue spécifiquement pour l’archivage à long terme de documents tels que les factures.

Qu’est-ce que le PDF/A

Le PDF/A est une variante du PDF qui intègre tout ce qui est nécessaire au rendu du document — polices, couleurs, images — de sorte qu’il s’affiche à l’identique sur tout système, aujourd’hui comme demain.

Le PDF/A est une norme ISO qui supprime les caractéristiques qui fragilisent les PDF ordinaires au fil du temps. Il exige que tout ce dont le document a besoin soit intégré dans le fichier lui-même.

En intégrant les polices et les images et en interdisant les dépendances externes, le PDF/A garantit un rendu identique du document quel que soit le logiciel utilisé pour l’ouvrir.

Il existe plusieurs versions du PDF/A, mais pour les factures, l’essentiel est le même : un fichier autonome qui reste lisible pendant des années sans dépendre de ressources externes.

• Intègre les polices et les images.
• Autonome et stable.
• Conçu pour une lisibilité à long terme.

Pourquoi c’est important pour les factures

Les factures doivent être conservées pendant 10 ans. Un fichier PDF/A restera lisible dans une décennie, alors qu’un PDF ordinaire peut se casser si les polices ou les dépendances changent.

La loi suisse oblige les entreprises à conserver les pièces comptables, y compris les factures, pendant 10 ans. Cet horizon décennal est précisément la période où les PDF ordinaires commencent à défaillir.

Un PDF ordinaire peut dépendre de polices ou de fonctionnalités qui n’existeront plus dans les lecteurs futurs, rendant le texte illisible ou mal positionné. Le PDF/A élimine ce risque par construction.

Archiver en PDF/A ne relève pas seulement de la lisibilité. Il s’agit de produire un enregistrement stable et vérifiable qui ressemble encore à la facture originale des années plus tard.

• Les factures doivent être conservées 10 ans.
• Les PDF ordinaires peuvent se dégrader au fil du temps.
• Le PDF/A maintient l’enregistrement stable.

Utilisez-le pour vos archives

Distinguez la facture que vous envoyez de celle que vous conservez. Le client peut recevoir n’importe quel PDF pratique, tandis que votre copie d’archive est exportée en PDF/A.

La plupart des outils de facturation peuvent exporter en PDF/A ou le produire par défaut pour les copies d’archive. Vérifiez les paramètres d’export et définissez le PDF/A comme format d’archivage par défaut.

Faites de ce choix une règle, pas une préférence. Chaque facture qui quitte votre système vers l’archive doit être en PDF/A, sans exception.

• Envoyez un PDF ordinaire aux clients.
• Archivez la copie en PDF/A.
• Faites du PDF/A le format d’archivage par défaut.

Gardez l’archive saine

Le PDF/A n’est utile que si le fichier est stocké en sécurité et retrouvé plus tard. Associez le format à un système de stockage et de nommage fiable.

Utilisez un nom de fichier cohérent incluant le numéro et la date de la facture, afin qu’une facture archivée puisse être retrouvée instantanément des années plus tard. Un nom aléatoire va à l’encontre du but recherché.

Conservez l’archive à plusieurs endroits, en suivant la discipline habituelle de sauvegarde. Un PDF/A parfaitement formaté mais perdu reste perdu.

Vérifiez de temps à autre qu’un échantillon de fichiers archivés s’ouvre toujours correctement. Une brève vérification confirme dès maintenant que l’ensemble de l’archive reste sain.