PDF/A: il formato di archiviazione che dovresti usare per le fatture

Un normale PDF potrebbe non aprirsi correttamente tra dieci anni. PDF/A è uno standard progettato specificamente per l'archiviazione a lungo termine di documenti come le fatture.

Cos'è il PDF/A

PDF/A è una versione di PDF che incorpora tutto ciò che serve per riprodurre il documento — caratteri, colori, immagini — così appare identico su qualsiasi sistema, oggi e in futuro.

PDF/A è uno standard ISO che elimina le funzionalità che rendono fragili nel tempo i PDF ordinari. Richiede che tutto ciò che serve al documento sia incorporato nel file stesso.

Incorporando caratteri e immagini e vietando le dipendenze esterne, PDF/A garantisce che il documento venga riprodotto in modo identico indipendentemente dal software usato per aprirlo.

Esistono diverse versioni di PDF/A, ma per le fatture il punto chiave è lo stesso: un file autonomo che resta leggibile per anni senza dipendere da risorse esterne.

• Incorpora caratteri e immagini.
• Autonomo e stabile.
• Progettato per la leggibilità a lungo termine.

Perché conta per le fatture

Le fatture devono essere conservate per 10 anni. Un file PDF/A sarà ancora leggibile tra un decennio, mentre un normale PDF può rompersi se cambiano i caratteri o le dipendenze.

La legge svizzera obbliga le aziende a conservare i documenti contabili, incluse le fatture, per 10 anni. Quel decennio è esattamente il periodo in cui i PDF ordinari iniziano a degradarsi.

Un normale PDF può dipendere da caratteri o funzionalità che non esistono più nei visualizzatori futuri, rendendo il testo illeggibile o fuori posto. PDF/A elimina quel rischio per costruzione.

Archiviare in PDF/A non riguarda solo la leggibilità. Si tratta di produrre un documento stabile e verificabile che anni dopo assomigli ancora alla fattura originale.

• Le fatture vanno conservate per 10 anni.
• I PDF ordinari possono degradarsi nel tempo.
• PDF/A mantiene stabile il documento.

Usalo per gli archivi

Separa la fattura che invii da quella che conservi. Il cliente può ricevere qualsiasi PDF comodo, mentre la tua copia d'archivio viene esportata in PDF/A.

La maggior parte degli strumenti di fatturazione può esportare in PDF/A o produrlo di default per le copie d'archivio. Controlla le impostazioni di esportazione e imposta PDF/A come predefinito per l'archiviazione.

Rendi la scelta una regola, non una preferenza. Ogni fattura che lascia il tuo sistema verso l'archivio dovrebbe essere in PDF/A, senza eccezioni.

• Invia un normale PDF ai clienti.
• Archivia la copia in PDF/A.
• Rendi PDF/A il predefinito di archiviazione.

Mantieni sano l'archivio

PDF/A aiuta solo se il file è conservato in sicurezza e ritrovato in seguito. Abbina il formato a uno schema affidabile di archiviazione e denominazione.

Usa un nome file coerente che includa il numero della fattura e la data, così una fattura archiviata può essere localizzata all'istante anni dopo. Un nome casuale vanifica lo scopo.

Conserva l'archivio in più di un posto, seguendo la consueta disciplina dei backup. Un PDF/A perfettamente formattato che va perso è comunque perso.

Controlla di tanto in tanto che un campione di file archiviati si apra ancora correttamente. Una breve verifica ora conferma che l'intero archivio è ancora sano.