So testest du eine QR-Rechnung, bevor du sie verschickst

Eine QR-Rechnung wirkt einfach, aber ein einziges falsches Feld kann sie unlesbar machen. Teste sie, bevor du sie verschickst – der Preis eines kaputten QR-Codes ist eine verspätete Zahlung.

Was du visuell prüfen solltest

Vergleiche die Zahlungsinformationen im Klartext mit den Daten des QR-Codes: IBAN, Name des Zahlungsempfängers, Betrag, Währung und Referenz müssen exakt übereinstimmen. Die gedruckten Daten sind das, was der Kunde prüft.

Gleiche den Namen des Zahlungsempfängers mit deinem registrierten Kontonamen ab. Eine Abweichung zwischen dem gedruckten Namen und dem Kontoinhaber kann zur Ablehnung der Zahlung führen.

Prüfe, ob die Referenz zur Rechnung passt. Eine QR-Rechnung, deren Referenz auf eine andere Rechnung zeigt, wird dem falschen Dokument zugeordnet.

Sieh dir die Adressfelder an. Seit Ende 2025 sind strukturierte Adressen in den QR-Daten Pflicht, daher kann eine kombinierte Adresse, die heute noch scannt, ein Warnsignal sein.

• IBAN und Name des Zahlungsempfängers.
• Betrag und Währung.
• Referenz, falls vorhanden.
• Strukturierte (nicht kombinierte) Adressen.

Scanne sie selbst

Öffne deine Banking-App und scanne den QR-Code. Liest die App den richtigen Betrag und die richtige Referenz, funktioniert es. Wenn nicht, stimmt etwas in den zugrunde liegenden Daten nicht, selbst wenn es auf dem Papier korrekt aussieht.

Scanne wenn möglich mit mehr als einer App. Verschiedene Apps zeigen verschiedene Fehler, und wenn eine App den Code akzeptiert, heisst das noch nicht, dass es jede Bank tut.

Achte darauf, was die App vorausfüllt. Weicht der angezeigte Betrag, die IBAN oder der Zahlungsempfänger vom Gedruckten ab, sind QR-Daten und gedruckter Text nicht synchron – dann musst du die Quelldaten korrigieren.

Mache diesen Test am tatsächlichen PDF, das du verschickst, nicht an einem Entwurf. Entscheidend ist der gerenderte QR-Code, und er kann von dem abweichen, was deine Vorschau zeigt.

Validiere die Daten direkt

Die zuverlässigste Prüfung ist die Validierung der zugrunde liegenden Daten, nicht nur des Bildes. Tools und Bibliotheken können die QR-Nutzdaten dekodieren und jedes Feld gegen die Spezifikation prüfen.

Prüfe, ob die IBAN das korrekte Format hat und die Referenz ihre Prüfziffer-Validierung besteht. Eine Referenz, die an ihrer eigenen Prüfsumme scheitert, wird nie zugeordnet.

Bestätige bei EUR-Rechnungen, dass die IBAN eine normale IBAN ist und keine QR-IBAN, denn die Änderung vom Februar 2026 hat QR-IBANs aus EUR-QR-Rechnungen entfernt.

Die QR-Rechnungs-Nutzdaten haben definierte Grenzen für Feldlängen und Zeichen. Ein zu langes Feld oder ungültige Zeichen können den Code unlesbar machen, selbst wenn die Daten korrekt sind.

Mache das Testen zur Routine

Baue eine schnelle Prüfung in deinen Ablauf ein: Jede Rechnung bekommt vor dem Versand eine visuelle Kontrolle und, wo möglich, einen App-Scan. Die Minuten, die du investierst, ersparen dir später einen Mahnanruf.

facturio erzeugt QR-Rechnungen aus strukturierten Daten und lässt dich das Ergebnis in der Vorschau sehen, sodass du eine falsche IBAN oder Referenz erkennst, bevor die Rechnung überhaupt deinen Postausgang verlässt.

Halte fest, welche Daten du validiert hast, damit du bei einer späteren Scan-Meldung eines Kunden belegen kannst, dass die QR-Rechnung zum Zeitpunkt des Versands korrekt war.

Behandle einen fehlgeschlagenen Test als Datenproblem, das an der Quelle zu beheben ist, nicht als etwas, das man am PDF flickt. Korrigiere den Kundendatensatz oder die Rechnung und erzeuge die QR-Rechnung dann neu.

• Vergleiche den gedruckten Text mit den QR-Daten.
• Scanne vor dem Versand mit einer Banking-App.
• Validiere IBAN-Format und Prüfziffern der Referenz.
• Behebe Fehler an der Quelle und erzeuge sie neu.