Betrag auf einer QR-Rechnung leer lassen: Wann es erlaubt ist

Normalerweise steht auf einer QR-Rechnung der zu zahlende Betrag. In manchen Fällen bleibt der Betrag jedoch leer und der Zahlende trägt ihn selbst ein – am häufigsten bei Spenden und Mitgliederbeiträgen.

Wann ein leerer Betrag erlaubt ist

Leere Beträge sind bei Spenden, Beiträgen und Mitgliederbeiträgen erlaubt, bei denen der Zahlende selbst entscheidet, wie viel er geben möchte. Bei gewöhnlichen Rechnungen sollte der Betrag immer angegeben werden.

Die QR-Rechnungsspezifikation erlaubt es, das Betragsfeld wegzulassen. Dann bleibt es dem Zahlenden überlassen, beim Bezahlen einen Wert einzugeben.

Die vorgesehenen Anwendungsfälle sind freiwillige Zahlungen: ein Spendenformular, eine Mitgliederwerbung oder eine Beitragsanfrage, bei der es keine feste Rechnungssumme gibt.

Bei allem mit einem vereinbarten Preis – verkaufte Waren, erbrachte Dienstleistungen – ist ein leerer Betrag ungeeignet, weil die Rechnung die geschuldete Summe bereits festlegt.

• Spenden und Beiträge.
• Freiwillige Mitgliederbeiträge.
• Nicht für gewöhnliche Waren oder Dienstleistungen.

Warum der Betrag normalerweise vorausgefüllt ist

Ein vorausgefüllter Betrag schliesst aus, dass der Kunde eine falsche Summe bezahlt. Der eigentliche Sinn der QR-Rechnung ist ja, dass der Zahlende nichts eintippen muss, ausser die Zahlung zu bestätigen.

Wenn der Betrag eingetragen ist, kann der Kunde nicht versehentlich zu wenig oder zu viel bezahlen. Ein leeres Feld lädt genau zu dieser Art von Fehler ein.

Ein angegebener Betrag beschleunigt die Zahlung ausserdem, weil die Banking-App des Zahlenden den Gesamtbetrag anzeigt und nur eine einfache Bestätigung verlangt statt einer manuell eingetippten Zahl.

Für die Buchhaltung bedeutet ein angegebener Betrag, dass die Zahlung mit dem korrekten Wert zurückkommt, damit der Abgleich sauber bleibt.

Die Risiken eines leeren Betrags

Ein leerer Betrag lädt zu Fehlern ein und verlangt vom Kunden, den richtigen Betrag einzugeben. Ausser bei echten Spenden solltest du den Betrag immer vorausfüllen, um deinen Cashflow zu schützen und Streitigkeiten zu vermeiden.

Ein Kunde kann den falschen Betrag eingeben und zu wenig bezahlen – dann musst du der Differenz nachlaufen – oder zu viel, was eine Rückerstattung und eine Korrektur erfordert.

Zahlungen ohne Betrag lassen sich schwerer automatisch abgleichen, weil der bezahlte Wert zu keiner einzelnen Rechnung in deinem System passen muss.

Eine QR-Rechnung mit leerem Betrag, die dann ohne Rechnungsreferenz bezahlt wird, kann als nicht zuordenbare Zahlung hängen bleiben – genau die manuelle Arbeit, die der QR-Standard eigentlich beseitigen soll.

Bewährte Vorgehensweise

Wenn du eine QR-Rechnung mit leerem Betrag ausstellen musst, gib den erwarteten Betrag trotzdem im Begleitbrief oder im Rechnungstext an, damit der Zahlende einen klaren Anhaltspunkt hat.

Behalte das Formular mit leerem Betrag für wirklich freiwillige Zahlungen vor – Spenden und Mitgliederbeiträge – und verwende überall sonst einen festen Betrag.

Wenn du eine Zahlung mit leerem Betrag erhältst, ordne sie dem entsprechenden Spendenversprechen oder Mitgliederdatensatz zu, damit sie nicht unabgeglichen in deinem Bank-Feed liegen bleibt.

Wenn du unsicher bist, ob ein leerer Betrag angemessen ist, gib im Zweifelsfall den Betrag an. Ein fester Betrag ist immer sicher, ein leerer nur in engen Fällen richtig.

• Leere Beträge sind nur für freiwillige Zahlungen gedacht.
• Fülle den Betrag bei Waren und Dienstleistungen immer vor.
• Gib im Begleitschreiben einen erwarteten Betrag an.
• Ordne Zahlungen mit leerem Betrag einem Spendenversprechen oder Mitgliederdatensatz zu.