Lasciare l'importo vuoto su una QR-fattura: quando è consentito

Di norma una QR-fattura indica l'importo da pagare. Ma in alcuni casi l'importo viene lasciato vuoto ed è il pagante a inserirlo — più spesso per donazioni e quote associative.

Quando è consentito un importo vuoto

Gli importi vuoti sono consentiti per donazioni, contributi e quote associative in cui è il pagante a decidere quanto versare. Per le fatture ordinarie, l'importo andrebbe sempre indicato.

La specifica della QR-fattura consente di omettere il campo importo, lasciando al pagante il compito di inserire un valore al momento del pagamento.

I casi d'uso previsti sono i pagamenti volontari: un modulo di donazione, una campagna associativa o una richiesta di contributo in cui non c'è un totale di fattura fisso.

Per qualsiasi cosa con un prezzo concordato — beni venduti, servizi prestati — un importo vuoto non è appropriato, perché la fattura fissa già la somma dovuta.

• Donazioni e contributi.
• Quote associative volontarie.
• Non per beni o servizi standard.

Perché di norma l'importo è precompilato

Un importo precompilato elimina il rischio che il cliente paghi la somma sbagliata. Il senso stesso della QR-fattura è che il pagante non debba digitare nulla, se non approvare il pagamento.

Quando l'importo è compilato, il cliente non può pagare in meno o in più per errore. Un campo vuoto invita proprio a quel tipo di errore.

Un importo indicato accelera anche il pagamento, perché l'app bancaria del pagante mostra il totale e chiede una semplice conferma invece di una cifra digitata a mano.

Per la contabilità, un importo indicato significa che il pagamento ritorna con il valore corretto allegato, così la riconciliazione resta pulita.

I rischi di un importo vuoto

Un importo vuoto invita agli errori e obbliga il cliente a inserire la cifra corretta. Per tutto ciò che non è una donazione autentica, precompila sempre l'importo per proteggere il tuo flusso di cassa ed evitare contestazioni.

Un cliente può inserire l'importo sbagliato e pagare troppo poco, costringendoti a inseguire la differenza, oppure troppo, obbligandoti a un rimborso e a una correzione.

I pagamenti senza importo sono più difficili da riconciliare automaticamente, perché il valore pagato potrebbe non corrispondere a nessuna singola fattura nel tuo sistema.

Una QR-fattura senza importo pagata senza riferimento di fattura può restare come pagamento non abbinato, creando proprio quel lavoro manuale che lo standard QR è pensato per eliminare.

Buona pratica

Se devi emettere una QR-fattura senza importo, indica comunque l'importo previsto nella lettera di accompagnamento o nel corpo della fattura, così il pagante ha un riferimento chiaro.

Riserva il modulo senza importo ai pagamenti autenticamente volontari — donazioni e quote associative — e usa un importo fisso ovunque altrove.

Quando ricevi un pagamento senza importo, abbinalo alla promessa di donazione o alla scheda associativa corrispondente, così non resta non abbinato nel tuo flusso bancario.

Se non sei sicuro che un importo vuoto sia appropriato, per impostazione predefinita indica l'importo. Un importo fisso è sempre sicuro, mentre uno vuoto è corretto solo in casi ristretti.

• Gli importi vuoti sono solo per i pagamenti volontari.
• Precompila sempre l'importo per beni e servizi.
• Indica un importo previsto nella lettera di accompagnamento.
• Abbina i pagamenti senza importo a una promessa di donazione o a una scheda associativa.