So schreibst du eine Schweizer Rechnung: Der komplette Leitfaden (2026)

Eine korrekte Schweizer Rechnung ist zweierlei zugleich: ein rechtlich sauberes Dokument und ein Zahlungsschein, den dein Kunde tatsächlich bezahlen kann. Wenn beides stimmt, wirst du schneller bezahlt.

Die Pflichtfelder der Rechnung

Nach dem Schweizer Obligationenrecht (Art. 954a OR) enthält eine ordentliche Rechnung eine kurze, aber präzise Liste von Angaben. Die Kernfelder sind dieselben, egal ob du als Freelancer oder als eingetragenes Unternehmen fakturierst.

• Dein Name und deine Adresse als Aussteller – exakt wie im Handelsregister eingetragen, falls du dort registriert bist.
• Name und Adresse des Kunden.
• Rechnungsdatum und das Leistungsdatum bzw. der Leistungszeitraum.
• Eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer – das ist eine Anforderung der Buchhaltung.
• Eine Beschreibung der Leistung und der geschuldete Betrag.

Die Ausstellerangaben müssen exakt mit deiner Registrierung übereinstimmen, falls du im Handelsregister eingetragen bist. Name und Adresse des Kunden sind ebenso wichtig – eine fehlende oder falsche Adresse verzögert die Zahlung und erschwert die Buchhaltung.

Rechnungsdatum und Leistungsdatum bzw. -zeitraum verankern das Dokument in der Zeit. Sie zeigen dem Kunden, wann die Verpflichtung entstanden ist und – zusammen mit deiner Zahlungsfrist – wann sie fällig wird.

Eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer ist eine Anforderung der Buchhaltung, nicht nur gute Praxis. Sie hält deine Unterlagen prüfbar und macht es möglich, jede einzelne Rechnung im Streitfall nachzuverfolgen.

Der Zahlteil: QR-Rechnung

Seit dem 1. Oktober 2022 müssen Rechnungen mit Schweizer Zahlungsanschluss eine QR-Rechnung tragen statt der alten orangen und roten Einzahlungsscheine. Der QR-Code enthält die Zahlungsdaten, während der sichtbare Teil sie im Klartext wiederholt, damit der Kunde sie prüfen kann.

Die QR-Rechnung hat einen festen Satz an Pflichtfeldern, die korrekt ausgefüllt werden müssen:

• IBAN oder QR-IBAN des Zahlungsempfängers (ein Konto in der Schweiz oder in Liechtenstein).
• Name und Adresse des Zahlungsempfängers.
• Währung (CHF oder EUR).
• Betrag (kann bei Spenden leer gelassen werden).
• Referenz – nur Pflicht, wenn du eine QR-IBAN verwendest; optional bei einer normalen IBAN.

Die meisten Freelancer brauchen nur eine normale Schweizer IBAN. Eine QR-IBAN ist nur nötig, wenn du die 27-stellige QR-Referenz für den automatischen Zahlungsabgleich möchtest – für die einfache Fakturierung ist sie nicht erforderlich.

Betrag, Währung und Referenz müssen exakt mit dem gedruckten Schein übereinstimmen. Eine Abweichung zwischen QR-Code und sichtbarem Text macht die Rechnung unlesbar oder ungültig, selbst wenn sie korrekt aussieht.

Zahlungsfristen

Das Schweizer Recht schreibt keine Zahlungsfrist vor. In der Praxis haben sich 30 Tage als Standard etabliert – klar, fair und vereinfacht das Mahnwesen, wenn die Zahlung ausbleibt.

Gib die Frist auf jeder Rechnung ausdrücklich an. Eine einfache Zeile wie "Zahlbar innert 30 Tagen" beseitigt Unklarheiten und gibt dir ein festes Datum, an dem du handeln kannst, wenn nichts eintrifft.

Für Privatkunden oder kleinere Beträge sind kürzere Fristen von 10 bis 14 Tagen üblich und völlig in Ordnung. Bei langjährigen Geschäftsbeziehungen gewähren manche Unternehmen bis zu 60 Tage – aber nur bewusst, nie aus Versehen.

Welche Frist du auch wählst: Halte sie über Angebote und Rechnungen hinweg konsistent. Ein Kunde, der im Angebot eine andere Frist sieht als auf der Rechnung, hat eine Ausrede, zu spät zu zahlen.

Eine kurze Checkliste

Bevor du eine Rechnung verschickst, geh diese Checkliste durch. Sie dauert weniger als eine Minute und fängt die meisten Fehler ab, die Zahlungen verzögern.

• Aussteller + Name und Adresse des Kunden ✔
• Rechnungsdatum und Leistungszeitraum ✔
• Fortlaufende Rechnungsnummer ✔
• Leistungsbeschreibung und Betrag ✔
• MWST-Angaben (falls registriert) ✔
• QR-Rechnung mit korrekter IBAN, korrektem Betrag und korrekter Referenz ✔
• Zahlungsfrist (z. B. 30 Tage) ✔

Bei den Aussteller- und Kundenangaben passieren die meisten Fehler – prüfe, ob beide vollständig und richtig geschrieben sind.

Die Daten und die fortlaufende Rechnungsnummer verankern das Dokument und halten deine Unterlagen sauber. Verwende nie eine Nummer doppelt und überspringe nie eine.

Bestätige zum Schluss IBAN, Betrag und Referenz der QR-Rechnung anhand deiner eigenen Unterlagen. Ein konformer, scanbarer Zahlteil ist das, was dich tatsächlich pünktlich bezahlt werden lässt.