Come scrivere una fattura svizzera: la guida completa (2026)

Una fattura svizzera corretta è due cose insieme: un documento legalmente valido e una cedola di pagamento che il tuo cliente può davvero pagare. Se fai bene entrambe, vieni pagato più in fretta.

I campi obbligatori della fattura

Secondo il Codice delle obbligazioni svizzero (art. 954a CO), una fattura corretta contiene un elenco breve ma preciso di informazioni. I campi fondamentali sono gli stessi, sia che fatturi come libero professionista sia come società registrata.

• Il tuo nome e indirizzo come emittente — esattamente come registrati se sei nel registro di commercio.
• Il nome e l'indirizzo del cliente.
• La data della fattura e la data o il periodo del servizio.
• Un numero di fattura univoco e consecutivo — è un requisito contabile.
• Una descrizione del servizio e l'importo dovuto.

I dati dell'emittente devono corrispondere esattamente alla tua registrazione se sei nel registro di commercio. Il nome e l'indirizzo del cliente contano altrettanto — un indirizzo mancante o sbagliato ritarda il pagamento e complica la contabilità.

La data della fattura e la data o il periodo del servizio ancorano il documento nel tempo. Dicono al cliente quando è sorta l'obbligazione e, insieme al tuo termine di pagamento, quando scade.

Un numero di fattura univoco e consecutivo è un requisito contabile, non solo una buona pratica. Mantiene i tuoi registri verificabili e rende possibile rintracciare qualsiasi singola fattura in caso di controversia.

La parte di pagamento: QR-fattura

Dal 1° ottobre 2022, le fatture con un collegamento di pagamento svizzero devono riportare una QR-fattura al posto delle vecchie cedole arancioni e rosse. Il codice QR contiene i dati di pagamento, mentre la parte visibile li ripete in chiaro così il cliente può verificarli.

La QR-fattura ha un insieme fisso di campi obbligatori che vanno compilati correttamente:

• IBAN o QR-IBAN del beneficiario (un conto in Svizzera o in Liechtenstein).
• Nome e indirizzo del beneficiario.
• Valuta (CHF o EUR).
• Importo (può essere lasciato vuoto per le donazioni).
• Riferimento — obbligatorio solo se usi un QR-IBAN; facoltativo con un IBAN standard.

La maggior parte dei liberi professionisti ha bisogno solo di un normale IBAN svizzero. Un QR-IBAN è richiesto solo se vuoi il riferimento QR di 27 cifre per l'abbinamento automatico dei pagamenti — non serve per la fatturazione di base.

Importo, valuta e riferimento devono corrispondere esattamente alla cedola stampata. Una discrepanza tra il codice QR e il testo visibile rende la fattura non scansionabile o non valida, anche se sembra a posto.

Termini di pagamento

La legge svizzera non prescrive un termine di pagamento. In pratica, 30 giorni è diventato lo standard — è chiaro, equo e semplifica il sollecito se il pagamento è in ritardo.

Indica esplicitamente il termine su ogni fattura. Una riga semplice come "Pagamento entro 30 giorni" elimina le ambiguità e ti dà una data certa su cui agire se non arriva nulla.

Per i clienti privati o gli importi piccoli, termini più brevi di 10–14 giorni sono comuni e perfettamente accettabili. Per i rapporti commerciali consolidati, alcune aziende arrivano a 60 giorni — ma solo per scelta consapevole, mai per caso.

Qualunque termine tu scelga, mantienilo coerente tra preventivi e fatture. Un cliente che vede una scadenza nel preventivo e un'altra sulla fattura ha una scusa per pagare in ritardo.

Una checklist rapida

Prima di inviare qualsiasi fattura, ripercorri questa checklist. Richiede meno di un minuto e coglie la maggior parte degli errori che ritardano il pagamento.

• Emittente + nome e indirizzo del cliente ✔
• Data della fattura e periodo del servizio ✔
• Numero di fattura consecutivo ✔
• Descrizione del servizio e importo ✔
• Dati IVA (se registrato) ✔
• QR-fattura con IBAN, importo e riferimento corretti ✔
• Termine di pagamento (es. 30 giorni) ✔

I dati dell'emittente e del cliente sono il punto più comune di errori — controlla che entrambi siano completi e scritti correttamente.

Le date e il numero di fattura consecutivo ancorano il documento e mantengono i tuoi registri puliti. Non riusare mai un numero e non saltarne mai uno.

Infine, verifica l'IBAN, l'importo e il riferimento della QR-fattura rispetto ai tuoi registri. Una parte di pagamento conforme e scansionabile è ciò che ti fa davvero pagare in tempo.