So korrigierst du eine Rechnung, nachdem du sie verschickt hast

Jeder Buchhalter verschickt irgendwann eine Rechnung mit einem Fehler. Die Korrektur ist ein Prozess, kein Löschen: Korrigiere den Beleg und bewahre zugleich die Revisionsspur.

Kleiner Tippfehler (Adresse, Name)

Wenn nur die Adresse oder ein Name falsch ist und die Beträge unverändert bleiben, ist eine korrigierte Kopie derselben Rechnung in der Regel akzeptabel. Stelle sie mit derselben Nummer aus und mit einem Vermerk, dass sie die frühere Version ersetzt.

Ein Tippfehler bei Name oder Adresse ändert die Beträge nicht, daher gibt es in deiner Buchhaltung nichts zu stornieren. Du stellst das Dokument lediglich mit den korrekten Angaben neu aus.

Halte den Vermerk ausdrücklich fest, zum Beispiel «ersetzt die am 12. März ausgestellte Version — korrigierte Adresse». So können die beiden Kopien nicht mit zwei getrennten Rechnungen verwechselt werden.

Weil die Nummer gleich bleibt, wird die Revisionsspur nicht unterbrochen. Der Kunde aktualisiert seine Unterlagen, und die korrigierte Kopie wird zum massgebenden Dokument.

• Die korrigierte Kopie darf dieselbe Nummer behalten.
• Vermerke, dass sie die frühere Version ersetzt.
• Bei einem reinen Tippfehler ist keine buchhalterische Stornierung nötig.

Falscher Betrag oder falsche Positionen

Wenn der Betrag falsch ist, stelle eine Gutschrift über die Differenz oder den vollen Betrag aus und anschliessend eine korrigierte Rechnung. So bleiben beide Dokumente nachvollziehbar und deine MWST korrekt.

Eine falsche Menge, ein falscher Einzelpreis oder eine falsche Position ist ein Betragsfehler. Ihn stillschweigend durch Bearbeiten des Originals zu korrigieren, würde in deiner Buchhaltung eine Zahl stehen lassen, die du nie tatsächlich verrechnet hast.

Bei einer kleinen Differenz schreibst du nur das Delta gut. Bei einer grundlegend falschen Rechnung schreibst du das Ganze gut und stellst sie mit den korrekten Zahlen neu aus.

Die Gutschrift und die korrigierte Rechnung sollten beide die ursprüngliche Nummer referenzieren, sodass die drei Dokumente eine Kette bilden, der ein Prüfer ohne Rückfragen folgen kann.

• Lösche oder überschreibe das Original niemals.
• Verwende für Betragskorrekturen eine Gutschrift.
• Halte einen Vermerk fest, der die Dokumente verknüpft.

MWST korrigieren

Wenn die ursprüngliche Rechnung MWST auswies und sich der Betrag ändert, ändert sich die MWST mit. Die Gutschrift muss den korrekten MWST-Betrag stornieren, nicht nur den Nettobetrag.

Melde die MWST-Korrektur in der Periode, in der du die Gutschrift ausstellst. Wurde die ursprüngliche MWST in einer früheren Periode gemeldet, erscheint die Korrektur in der aktuellen Abrechnung.

Prüfe neben dem Betrag auch den MWST-Satz. Hast du den falschen Satz angewendet — zum Beispiel 8,1 % statt des reduzierten Satzes von 2,6 % — müssen Gutschrift und korrigierte Rechnung den korrekten Satz ausweisen.

Eine saubere MWST-Korrektur ist vor allem für MWST-pflichtige Unternehmen wichtig. Eine Abweichung zwischen deinen Rechnungen und deiner MWST-Abrechnung ist eines der ersten Dinge, die einer Prüfung auffallen.

Die Korrektur erfassen

Ein kurzer Vermerk — «Ersetzt Rechnung 2026-004 wegen falscher Menge» — macht aus einem verwirrenden Dokumentenpaar eine klare, prüfungsbereite Spur.

Buche die Gutschrift als Negativposten auf dasselbe Erlöskonto, damit deine Erfolgsrechnung den Betrag zeigt, den du letztlich tatsächlich verrechnet hast.

Lege das Original, die Gutschrift und die korrigierte Rechnung zusammen ab. Wenn alle drei an einem Ort liegen, erklärt sich die Korrektur jedem, der hinschaut, von selbst.

Verwende Software, die Dokumente per Nummer verknüpft, statt dich auf das Gedächtnis zu verlassen. facturio hält die Kette aus Original, Gutschrift und Korrektur sichtbar, damit nichts im Durcheinander verloren geht.

• Storniere den korrekten MWST-Betrag auf der Gutschrift.
• Melde die Korrektur in der Periode, in der die Gutschrift ausgestellt wird.
• Lege Original, Gutschrift und Korrektur zusammen ab.
• Vermerke Grund und ursprüngliche Nummer auf jedem Dokument.