Come correggere una fattura dopo averla inviata

Ogni contabile prima o poi invia una fattura con un errore. La correzione è un processo, non una cancellazione: correggi il dato preservando la traccia di controllo.

Piccolo errore di battitura (indirizzo, nome)

Se è sbagliato solo l'indirizzo o un nome e gli importi sono invariati, di solito è accettabile una copia corretta della stessa fattura. Emettila con lo stesso numero e una nota che indica che sostituisce la versione precedente.

Un errore di battitura nel nome o nell'indirizzo non cambia gli importi, quindi non c'è nulla da stornare nei tuoi libri. Stai semplicemente riemettendo il documento con i dettagli corretti.

Mantieni la nota esplicita, ad esempio «sostituisce la versione emessa il 12 marzo — indirizzo corretto». In questo modo le due copie non possono essere scambiate per due fatture separate.

Poiché il numero resta lo stesso, la traccia di controllo non viene interrotta. Il cliente aggiorna i propri registri e la copia corretta diventa il documento operativo.

• La copia corretta può mantenere lo stesso numero.
• Indica che sostituisce la versione precedente.
• Nessuno storno contabile è necessario per un semplice errore di battitura.

Importo o voci di riga sbagliati

Se l'importo è sbagliato, emetti una nota di credito per la differenza o per l'intero importo, poi una fattura corretta. Questo mantiene entrambi i documenti tracciabili e la tua IVA corretta.

Una quantità, un prezzo unitario o una voce di riga sbagliati sono un errore di importo. Correggerlo modificando silenziosamente l'originale lascerebbe i tuoi libri con un numero che non hai mai realmente addebitato.

Per una piccola differenza, accredita solo il delta. Per una fattura fondamentalmente sbagliata, accredita l'intero importo e riemettila con le cifre corrette.

La nota di credito e la fattura corretta dovrebbero entrambe fare riferimento al numero originale, così i tre documenti formano una catena che un revisore può seguire senza chiedere.

• Non cancellare o sovrascrivere mai l'originale.
• Usa una nota di credito per le correzioni di importo.
• Conserva una nota che collega i documenti.

Correggere l'IVA

Se la fattura originale includeva l'IVA e l'importo cambia, anche l'IVA cambia con esso. La nota di credito deve stornare l'importo IVA corretto, non solo la cifra netta.

Dichiara la correzione IVA nel periodo in cui emetti la nota di credito. Se l'IVA originale è stata dichiarata in un periodo precedente, la correzione appare nella dichiarazione corrente.

Controlla sia l'aliquota IVA sia l'importo. Se hai applicato l'aliquota sbagliata — per esempio, 8.1% dove si applica l'aliquota ridotta del 2.6% — la nota di credito e la fattura corretta devono riflettere l'aliquota corretta.

Mantenere pulita la correzione IVA conta soprattutto per le imprese registrate ai fini IVA. Una discrepanza tra le tue fatture e la tua dichiarazione IVA è una delle prime cose che un controllo individua.

Registrare la correzione

Una breve nota — «Sostituisce la fattura 2026-004 per quantità errata» — trasforma una coppia di documenti confusi in una traccia ovvia e pronta per il controllo.

Registra la nota di credito come valore negativo sullo stesso conto ricavi, così il tuo conto economico mostra l'importo reale che hai infine addebitato.

Archivia insieme l'originale, la nota di credito e la fattura corretta. Quando tutti e tre stanno nello stesso posto, la correzione si spiega da sola a chiunque la guardi.

Usa un software che collega i documenti per numero invece di affidarti alla memoria. facturio mantiene visibile la catena di originale, nota di credito e correzione, così nulla si perde nel passaggio.

• Storna l'importo IVA corretto sulla nota di credito.
• Dichiara la correzione nel periodo in cui viene emessa la nota di credito.
• Archivia insieme originale, nota di credito e correzione.
• Indica il motivo e il numero originale su ogni documento.