MWST-Rechnungsanforderungen: Was eine MWST-registrierte Rechnung ausweisen muss

Die MWST-Registrierung fügt deinen Rechnungen mehrere Pflichtfelder hinzu. Fehlen sie, kann das die Rechnung für MWST-Zwecke ungültig machen und den Vorsteuerabzug deines Kunden beeinträchtigen.

Die zusätzlichen Felder

Eine MWST-konforme Schweizer Rechnung muss deine MWST-Nummer (die UID mit dem Zusatz MWST), den anwendbaren Satz und den Steuerbetrag ausweisen — entweder aufgeschlüsselt oder mit einem Hinweis wie «inkl. 8,1 % MWST».

Die MWST-Nummer ist deine UID mit dem Zusatz «MWST» und muss zusammen mit deinen übrigen Identifikationsangaben erscheinen. Eine UID allein genügt für MWST-Zwecke nicht.

Jede Rechnung muss den Nettobetrag, den angewandten MWST-Satz, den MWST-Betrag und die Bruttosumme ausweisen. Diese vier Zahlen ermöglichen beiden Parteien den Abgleich der Belastung.

Wendest du auf einer Rechnung verschiedene Sätze an, muss jeder Satz mit seinem eigenen Steuerbetrag separat ausgewiesen werden. Sie unter einer einzigen Zahl zusammenzufassen ist nicht konform.

• Deine MWST-Nummer (UID… MWST).
• Der anwendbare MWST-Satz.
• Der MWST-Betrag oder ein klarer «inkl. MWST»-Hinweis.

Netto, brutto und Steuer

Weise Nettobetrag, MWST-Betrag und Bruttosumme klar aus. Selbst wenn du «inkl. MWST» schreibst, muss der zugrunde liegende Satz erkennbar sein.

Bei einer vereinfachten Rechnung kann in manchen Fällen ein klarer Hinweis wie «8,1 % MWST inbegriffen» den aufgeschlüsselten Steuerbetrag ersetzen. Der Satz muss dennoch angegeben sein.

Rundungen sind zulässig, müssen aber konsistent sein. Runde die MWST pro Position oder pro Rechnungssumme und halte deine Methode einheitlich.

Dein Kunde braucht den korrekten MWST-Betrag, um seine eigene Vorsteuer geltend zu machen. Eine ungenaue Zahl reicht den Fehler die Kette hinunter weiter.

Automatisiere es

Vorlagen, die die Pflichtfelder vorausfüllen, nehmen das Risiko, in Eile eines zu vergessen. Konsistenz ist der eigentliche Nutzen der Automatisierung.

Ein gutes Rechnungstool hält zudem die Abfolge von Rechnungsnummern und -daten sauber, was die Steuerbehörde von seriösen Unternehmen erwartet.

Ändern sich die Regeln, aktualisiert sich das Tool einmalig, und jede künftige Rechnung folgt. Manuelle Prozesse erfordern im Vergleich ständige Wachsamkeit.

Checkliste Rechnungsangaben

Über die MWST-Felder hinaus braucht eine gültige Rechnung deinen Namen und deine Adresse, Name und Adresse des Kunden, das Datum, eine eindeutige fortlaufende Nummer und eine Beschreibung der Leistung.

Die Beschreibung sollte so konkret sein, dass erkennbar ist, was geliefert wurde. Vage Formulierungen laden bei einer Prüfung zu Fragen ein.

Bewahre Kopien jeder Rechnung während der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist auf. Das Schweizer Recht verlangt in den meisten Fällen eine Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen von zehn Jahren.

facturio speichert deine Rechnungen samt ihren MWST-Daten, sodass eine Anfrage der Steuerbehörde oder eines Kunden Jahre später in Sekunden beantwortet ist.