Die Schweizer QR-Rechnung, für Freelancer erklärt

Die QR-Rechnung hat die Papiereinzahlungsscheine ersetzt und ist seit dem 1. Oktober 2022 der verbindliche Standard für Schweizer Rechnungen. Sie packt alle Zahlungsdaten in einen QR-Code und zeigt dieselben Angaben darunter in Klartext.

IBAN vs. QR-IBAN: Was brauchst du?

Die QR-Rechnung akzeptiert zwei Arten von Kontonummern, und die richtige Wahl erspart dir viel Einrichtungsaufwand. Hier die Kurzversion.

• Standard-IBAN — dein normales Bankkonto. Genügt für die meisten Freelancer und KMU.
• QR-IBAN — ein spezielles IBAN-Format deiner Bank oder von PostFinance, nur zusammen mit einer 27-stelligen QR-Referenz verwendbar.

Eine Standard-IBAN ist einfach dein normales Bankkonto. Sie genügt für die meisten Freelancer und KMU und erfordert keine besondere Vereinbarung mit deiner Bank.

Eine QR-IBAN ist ein spezielles Format deiner Bank oder von PostFinance, nur zusammen mit einer 27-stelligen QR-Referenz verwendbar. Du brauchst sie nur für den vollautomatischen Zahlungsabgleich bei hohen Rechnungsvolumen.

Der entscheidende Punkt: Du brauchst keine QR-IBAN, nur um QR-Rechnungen zu senden. Eine Standard-IBAN funktioniert einwandfrei, und du kannst sie bei Bedarf mit einer Gläubigerreferenz für den automatischen Abgleich kombinieren.

Die drei Referenztypen

Das Referenzfeld ermöglicht es, eingehende Zahlungen automatisch offenen Rechnungen zuzuordnen. Es gibt drei Optionen, jeweils passend zu einem anderen Volumen.

1. QR-Referenz — eine 27-stellige strukturierte Nummer. Erfordert eine QR-IBAN. Ideal für hohe Rechnungsvolumen mit automatisiertem Abgleich.
2. Gläubigerreferenz (ISO 11649, SCOR) — eine strukturierte RF…-Referenz, die mit einer Standard-IBAN funktioniert. Automatisch abgleichbar und international verständlich.
3. Keine Referenz — du verwendest stattdessen das Freitextfeld «Zusätzliche Informationen». In Ordnung für geringe Volumen.

Die QR-Referenz ist ideal für Unternehmen, die viele Rechnungen senden und sie ohne manuelle Arbeit abgleichen. Ihr Preis ist die QR-IBAN-Einrichtung, die sie erfordert.

Die Gläubigerreferenz (RF…) ist der Mittelweg: strukturierter Abgleich mit normaler IBAN, keine besondere Bankeinrichtung nötig. Für die meisten Freelancer ist sie die beste Wahl.

Die dritte Option, gar keine Referenz, ist für geringe Volumen in Ordnung, wenn du manuell abgleichst und demselben Kunden selten zweimal fakturierst. Verwende stattdessen das Freitextfeld «Zusätzliche Informationen».

Die Pflichtfelder

Eine scannbare QR-Rechnung baut auf einer kleinen Menge Pflichtfelder auf. Jedes einzelne davon muss korrekt sein.

• Schweizer QR-Code mit den Zahlungsdaten.
• IBAN oder QR-IBAN des Zahlungsempfängers.
• Name und Adresse des Zahlungsempfängers.
• Betrag und Währung (CHF oder EUR).
• Referenz (je nach Typ oben).

Der QR-Code trägt die maschinenlesbaren Zahlungsdaten, während der sichtbare Einzahlungsschein dieselben Angaben in Klartext zeigt. Der Kunde sollte jedes Feld mit blossem Auge prüfen können.

Der Inhalt des QR-Codes muss exakt mit dem sichtbaren Einzahlungsschein übereinstimmen. Eine falsche IBAN, ein falscher Betrag oder eine falsche Referenz macht die Rechnung ungültig, selbst wenn sie auf Papier richtig aussieht.

Verwendest du eine strukturierte Referenz, muss diese Referenz auch im Klartext auf dem Einzahlungsschein stehen. Sie nur im Code zu lassen, ist ein häufiger Fehler, der den automatisierten Abgleich bricht.

Eine Änderung aus jüngster Zeit

Seit dem 21.–22. November 2025 müssen QR-Rechnungen strukturierte Adressen verwenden — Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort in getrennten Feldern. Alte Vorlagen mit zusammengefassten Adresszeilen werden nicht mehr zuverlässig gescannt.

Das ist wichtig, weil eine Vorlage weiterhin eine lesbare Adresse drucken kann, während die zugrunde liegenden Daten nicht mehr scannen. Das gedruckte Ergebnis genügt nicht; auch die Daten müssen strukturiert sein.

Für Rechnungen in EUR gibt es eine zweite jüngere Änderung: Seit Februar 2026 ist nur noch eine Standard-IBAN mit Gläubigerreferenz oder zusätzlichen Informationen zulässig — keine QR-IBAN für EUR-Rechnungen.

Importierst du Kundendaten aus einem CRM, einer CSV- oder Excel-Datei, prüfe auf zusammengefasste Adressfelder. Sie jetzt zu trennen, vermeidet abgelehnte Zahlungsaufträge und manuelle Korrekturen später.