Teilrechnungen und Ratenzahlung: Wie du sie aufbaust

Bei langen Projekten ist eine einzige Rechnung am Ende riskant. Teilrechnungen (Abschlagsrechnungen) erlauben dir, fortlaufend abzurechnen, gekoppelt an Meilensteine oder Zeiträume.

Anzahlung vs. Meilenstein-Abrechnung

Eine Anzahlung wird vor Arbeitsbeginn in Rechnung gestellt, meist als Prozentsatz des Gesamtbetrags. Sie schützt dich vor einem Kunden, der absagt, nachdem du Zeit investiert oder Material gekauft hast.

Meilenstein-Rechnungen sind an definierte Liefergegenstände oder Phasen gekoppelt. Du fakturierst, wenn eine Phase abgeschlossen ist, und bringst so dein Einkommen mit dem tatsächlichen Projektfortschritt in Einklang.

Beide Ansätze sind legitim und in der Schweiz weit verbreitet. Viele Projekte kombinieren sie: eine Anzahlung zu Beginn, dann Meilenstein-Rechnungen, wenn Phasen abgeschlossen sind, und schliesslich eine Schlussabrechnung.

Vereinbare den Ablauf vor Beginn im Vertrag. Ohne schriftlichen Plan kann ein Kunde den Zeitpunkt einer Teilrechnung anfechten, und der Streit ist im Nachhinein weit schwerer zu lösen.

• Vereinbare den Ablauf vor Beginn im Vertrag.
• Nummeriere jede Teilrechnung in deiner normalen Folge.
• Zeige eine laufende Summe des bisher Abgerechneten.

Jede Teilrechnung aufbauen

Jede Teilrechnung ist für sich eine vollständige Rechnung. Sie braucht dieselben Pflichtfelder wie jede andere Rechnung: deine Angaben, den Kunden, ein Datum, eine Nummer, eine Beschreibung und einen Betrag.

Verweise auf jeder Teilrechnung klar auf das Gesamtprojekt. Ein Projektname oder eine Vertragsnummer lässt beide Seiten erkennen, zu welchem Ganzen die Teilrechnung gehört.

Beschreibe genau, was die Teilrechnung abdeckt. «Anzahlung auf Vertrag» oder «Meilenstein 2 von 4: Design freigegeben» sagt dem Kunden, wofür er zahlt, und verhindert spätere Verwirrung.

Zeige eine laufende Summe des bisher Abgerechneten, damit der Kunde immer weiss, wie viel des Projekts bezahlt ist. Diese Transparenz verringert Widerstand, wenn die nächste Teilrechnung kommt.

MWST und Buchhaltung für Teilrechnungen

Wenn du MWST-pflichtig bist, löst jede Teilrechnung in der Periode ihrer Ausstellung MWST aus. Du deklarierst die MWST auf den Teilbetrag, wenn du die Rechnung ausstellst, nicht erst am Projektende.

Auch eine Anzahlung trägt MWST zum Zeitpunkt ihres Empfangs oder ihrer Fakturierung. Warte nicht bis zur Schlussrechnung, um MWST abzurechnen, die Monate zuvor ausgelöst wurde.

Für deine Bücher ist jede Teilrechnung ein separater Ertragseintrag. So wird dein Einkommen mit dem Projektfortschritt erfasst, statt im Schlussmonat auf einen Schlag anzufallen.

Nummeriere die Teilrechnungen in deiner normalen fortlaufenden Folge. Das Projekt mag eine eigene interne Referenz haben, aber die Rechnungsnummern selbst müssen wie jede andere eindeutig und rückverfolgbar bleiben.

Schlussabrechnung

Schliesse das Projekt mit einer Schlussrechnung ab, die alle Teilrechnungen und den Restbetrag auflistet. Das gibt dem Kunden das vollständige Bild davon, was er bezahlt hat und was noch aussteht.

Die Schlussrechnung sollte die bereits abgerechneten Anzahlungen und Teilrechnungen abziehen und nur noch den Restbetrag als zahlbar ausweisen. Ein Kunde, der die vollständige Aufschlüsselung sieht, hinterfragt den Saldo weit seltener.

Wenn das Projekt unter oder über der ursprünglichen Schätzung liegt, ist die Schlussrechnung der Ort der Anpassung. Weise die Änderung klar aus, damit die Abweichung dokumentiert statt verschwiegen wird.

Nummeriere die Schlussrechnung in derselben Folge wie die Teilrechnungen. Die Papierspur sollte sich wie eine durchgehende Geschichte von der Anzahlung bis zum Schlusssaldo lesen.

• Anzahlung zu Beginn, Meilensteine, wenn Phasen abgeschlossen sind.
• Jede Teilrechnung ist eine vollständige Rechnung mit eigener Nummer.
• Berechne MWST auf jede Teilrechnung in der Periode ihrer Ausstellung.
• Die Schlussrechnung listet alle Teilrechnungen und zeigt nur den fälligen Saldo.