EU-Kunden aus der Schweiz fakturieren: Was du wissen musst

Schweizer Unternehmen bedienen regelmässig EU-Kunden. Sie korrekt zu fakturieren heisst, die grenzüberschreitende MWST zu handhaben – was einfacher ist, als es aussieht, sobald du die Regeln kennst.

Die Kernregel

Bei Dienstleistungen an ein EU-Unternehmen (B2B) liegt der Ort der Leistung grundsätzlich dort, wo der Kunde ist. Du fakturierst in der Regel ohne Schweizer MWST, und der EU-Kunde versteuert die Steuer im Reverse-Charge-Verfahren.

Die Ortsregel entscheidet, welche MWST eines Landes gilt. Bei B2B-Dienstleistungen ist das normalerweise das Land, in dem der Kunde ansässig ist, nicht die Schweiz.

Weil der Kunde im Reverse-Charge-Verfahren haftet, fügst du der Rechnung keine Schweizer MWST hinzu. Der Kunde meldet und zieht die MWST in seiner eigenen Abrechnung ab.

Das heisst, du musst dich für diese B2B-Dienstleistungen in der Regel nicht im Land des Kunden für die MWST registrieren. Der Reverse-Charge-Mechanismus macht den Verkauf in die EU erst praktikabel.

• B2B-Dienstleistungen: in der Regel keine Schweizer MWST.
• Der EU-Kunde versteuert per Reverse Charge.
• Du musst die MWST-Nummer des Kunden auf der Rechnung angeben.

Was deine Rechnung braucht

Füge die MWST-Nummer des Kunden und einen Reverse-Charge-Hinweis auf der Rechnung hinzu. Das dokumentiert, warum keine MWST erhoben wurde, und macht die Behandlung vertretbar.

Erfasse und verifiziere die EU-MWST-Nummer des Kunden, bevor du fakturierst. Eine gültige MWST-Nummer ist die Grundlage der gesamten Reverse-Charge-Behandlung.

Gib den Grund an, warum keine MWST erhoben wird, zum Beispiel mit einem kurzen Hinweis, dass die Leistung dem Reverse-Charge-Mechanismus unterliegt. Das ist der Satz, nach dem ein Prüfer suchen wird.

Halte die Rechnung ansonsten vollständig: deine Angaben, die Angaben des Kunden, die Leistungsbeschreibung, den Betrag und das Datum. Eine Reverse-Charge-Rechnung muss weiterhin alle üblichen Rechnungsanforderungen erfüllen.

• Die MWST-Nummer des Kunden.
• Ein Reverse-Charge-Hinweis.
• Vollständige übliche Rechnungsangaben.

Kenne deine MWST-Nummer

Verifiziere MWST-Nummern vor der ersten Rechnung über das VIES-System der EU oder ein ähnliches Tool. Eine schnelle Prüfung jetzt verhindert eine spätere Steuerschuld.

Wenn der Kunde keine gültige MWST-Nummer vorlegen kann, behandle die Leistung so, als könntest du dich nicht auf Reverse Charge verlassen. Das heisst in der Regel, dass du prüfen musst, ob du dich in seinem Land für die MWST registrieren solltest.

Hinterlege die MWST-Nummer im Kundenstamm, damit sie automatisch auf künftigen Rechnungen erscheint. Konsistente, verifizierte Daten beseitigen das Risiko eines einmaligen Fehlers.

• Nummern über VIES verifizieren.
• Erneut prüfen, wenn ein Kunde seine Angaben ändert.
• Die Nummer im Kundenstamm hinterlegen.

Wenn die Regeln abweichen

Nicht jeder EU-Verkauf ist eine B2B-Dienstleistung. Verkäufe an Privatkonsumenten (B2C), physische Waren und bestimmte Dienstleistungen folgen anderen Regeln – gehe also nicht davon aus, dass eine Regel für alles passt.

B2C-Dienstleistungen werden oft dort besteuert, wo der Anbieter ansässig ist, was bedeuten kann, dass Schweizer MWST gilt. Die Reverse-Charge-Abkürzung funktioniert nicht, wenn es keinen Geschäftskunden gibt, der selbst versteuert.

Physische Waren bewegen sich unter Import- und Exportregeln, nicht unter der Ortsregel für Dienstleistungen. Der Fernverkauf an EU-Konsumenten hat zudem eigene Schwellenwerte und Registrierungspflichten.

Wenn deine EU-Aktivität regelmässig oder komplex wird, kann ein MWST-Berater deine Registrierungspflichten in den Ländern bestätigen, die du bedienst. Die Kosten sind gering im Vergleich zu einer falschen Behandlung.