Fatturare ai clienti UE dalla Svizzera: cosa devi sapere

Le imprese svizzere servono regolarmente clienti UE. Fatturare loro correttamente significa gestire l'IVA transfrontaliera — che è più semplice di quanto sembri una volta che conosci le regole.

La regola chiave

Per i servizi a un'impresa UE (B2B), il luogo della prestazione è generalmente quello in cui si trova il cliente. Di solito fatturi senza IVA svizzera, e il cliente UE contabilizza l'imposta tramite reverse charge.

La regola del luogo della prestazione decide quale IVA nazionale si applica. Per i servizi B2B è di norma il paese in cui è stabilito il cliente, non la Svizzera.

Poiché il cliente è responsabile in regime di reverse charge, non aggiungi l'IVA svizzera alla fattura. Il cliente dichiara e deduce l'IVA nella propria dichiarazione.

Questo significa che di norma non devi registrarti ai fini IVA nel paese del cliente per questi servizi B2B. Il meccanismo del reverse charge è ciò che rende pratico vendere nell'UE.

• Servizi B2B: di solito niente IVA svizzera.
• Il cliente UE autoliquida tramite reverse charge.
• Devi indicare sulla fattura il numero IVA del cliente.

Cosa deve avere la tua fattura

Aggiungi alla fattura il numero IVA del cliente e una nota sul reverse charge. Questo documenta perché non è stata addebitata l'IVA e rende il trattamento difendibile.

Raccogli e verifica il numero IVA UE del cliente prima di fatturare. Un numero IVA valido è il fondamento dell'intero trattamento in reverse charge.

Indica il motivo per cui non viene addebitata l'IVA, ad esempio con una breve nota che la prestazione è soggetta al meccanismo del reverse charge. È la frase che un revisore cercherà.

Mantieni la fattura completa per il resto: i tuoi dati, quelli del cliente, la descrizione del servizio, l'importo e la data. Una fattura in reverse charge deve comunque soddisfare tutti i requisiti ordinari di fatturazione.

• Il numero IVA del cliente.
• Una nota sul reverse charge.
• Dati ordinari della fattura completi.

Conosci il tuo numero IVA

Verifica i numeri IVA tramite il sistema VIES dell'UE o uno strumento simile prima della prima fattura. Un controllo rapido ora previene un debito d'imposta in seguito.

Se il cliente non può fornire un numero IVA valido, tratta la prestazione come se non potessi fare affidamento sul reverse charge. Di solito significa che devi valutare se registrarti ai fini IVA nel suo paese.

Salva il numero IVA nella scheda cliente così comparirà automaticamente sulle fatture future. Dati coerenti e verificati eliminano il rischio di un errore occasionale.

• Verifica i numeri tramite VIES.
• Ricontrolla quando un cliente cambia dati.
• Salva il numero nella scheda cliente.

Quando le regole cambiano

Non ogni vendita UE è un servizio B2B. Le vendite a consumatori privati (B2C), i beni fisici e certi servizi seguono regole diverse, quindi non dare per scontato che una sola regola vada bene per tutto.

I servizi B2C sono spesso tassati nel luogo in cui è stabilito il fornitore, il che può significare che si applica l'IVA svizzera. La scorciatoia del reverse charge non funziona quando non c'è un cliente impresa a fare l'autoliquidazione.

I beni fisici seguono le regole di importazione ed esportazione, non quella del luogo della prestazione dei servizi. La vendita a distanza ai consumatori UE ha inoltre soglie e obblighi di registrazione propri.

Quando la tua attività UE diventa regolare o complessa, un consulente IVA può confermare i tuoi obblighi di registrazione nei paesi che servi. Il costo è basso rispetto a un trattamento errato.