Fahrzeugkosten für Selbstständige: Private vs. geschäftliche Nutzung

Ein Fahrzeug, das sowohl geschäftlich als auch privat genutzt wird, braucht eine Aufteilung. Das Steueramt erwartet eine vertretbare Trennung, keine Schätzung.

Die zwei Methoden

Du kannst entweder einen Pauschalsatz pro Geschäftskilometer abziehen oder deine tatsächlichen Kosten (Treibstoff, Versicherung, Abschreibung, Reparaturen) erfassen und den geschäftlichen Anteil abziehen. Wähle eine Methode und bleib dabei.

Die Pauschalmethode ist einfacher: Du multiplizierst die Geschäftskilometer mit einem festgelegten Satz pro Kilometer. Sie passt für alle, die keine detaillierte Fahrzeugbuchhaltung wollen.

Die Methode der tatsächlichen Kosten verlangt, dass du alle Fahrzeugkosten und den geschäftlichen Nutzungsanteil erfasst. Sie kann einen höheren Abzug ergeben, wenn deine Kosten hoch sind.

Du wählst eine Methode und wendest sie konsequent an. Zwischen den Methoden zu wechseln, um den Abzug zu maximieren, ist ein Warnsignal für das Steueramt.

• Pauschalsatz pro Geschäftskilometer.
• Tatsächliche Kosten, aufgeteilt nach Geschäftsanteil.
• Führe ein Fahrtenbuch, um eine der Methoden zu belegen.

Fahrtenbuch führen

Ein einfaches Protokoll der Geschäftsfahrten — Datum, Zweck, Kilometer — ist der Nachweis, den das Steueramt verlangt. Es muss nicht aufwendig sein, aber es muss existieren.

Ein einfaches Fahrtenbuch erfasst jede Geschäftsfahrt mit Datum, Ziel, Zweck und Distanz. Das ist die Grundlage für beide Abzugsmethoden.

Privatfahrten musst du nicht im Detail erfassen, aber die Aufteilung zwischen geschäftlicher und privater Nutzung muss belegbar sein, und ein Fahrtenbuch ist die sauberste Art, sie zu zeigen.

Digitale Apps können Fahrten automatisch erfassen und den Aufwand auf nahezu null reduzieren. Wichtig ist, dass die Aufzeichnung echt und vollständig ist.

Konsequent bleiben

Wähle die Methode, die deiner Realität entspricht. Fährst du wenig geschäftlich, ist die Pauschale einfacher; fährst du viel, können sich die tatsächlichen Kosten lohnen.

Überdenke sie nur, wenn sich deine Verhältnisse wirklich ändern, etwa beim Kauf eines neuen Fahrzeugs oder bei einer grösseren Veränderung der Geschäftsfahrten.

Konsequenz ist selbst ein Nachweis. Ein stabiles, gut dokumentiertes Vorgehen über Jahre ist weitaus leichter zu vertreten als ein wechselndes.

Was als geschäftliche Nutzung zählt

Fahrten zu Kunden, Lieferanten und Geschäftsterminen zählen als geschäftliche Nutzung. Der Arbeitsweg zwischen Zuhause und deinem üblichen Arbeitsort zählt in der Regel nicht.

Bei einem Freelancer, der von zu Hause arbeitet, kann die Grenze verschwimmen. Dokumentiere Fahrten klar, damit der geschäftliche Zweck ersichtlich ist.

Nutzt du das Fahrzeug nur geschäftlich, kannst du die vollen Kosten abziehen. Die meisten Freelancer haben jedoch einen echten privaten Anteil, der herausgerechnet werden muss.

facturio hält deine Rechnungsstellung sauber, sodass die Kundentermine, die Geschäftsfahrten rechtfertigen, neben den protokollierten Kilometern dokumentiert sind.