Uneinbringliche Rechnungen in der Schweiz abschreiben: Delkredere, Steuern und MWST

Jeder Freelancer und jedes KMU steht früher oder später davor: Du hast die Arbeit geliefert, die Rechnung verschickt, nachgefasst — und der Kunde hat trotzdem nicht bezahlt. Wenn Mahnungen und sogar die Betreibung leer ausgehen, musst du die Forderung abschreiben. Richtig gemacht, ist der Verlust steuerlich abziehbar, und du kannst sogar die bereits abgeführte MWST zurückholen. So funktioniert das in der Schweiz.

Wann eine Schuld wirklich uneinbringlich ist

Eine verspätete Zahlung ist keine verlorene Zahlung. Solange eine realistische Chance auf Einzug besteht, bleibt die Forderung als Aktivum in deiner Buchhaltung — selbst wenn sie seit Monaten überfällig ist.

Die Schuld wird erst zur Abschreibung, wenn sie objektiv uneinbringlich ist: Der Kunde ist bankrott oder zahlungsunfähig, verschwunden, oder die Betreibung hat nichts ergeben.

In der Schweiz ist der klarste Nachweis der Verlustschein — die Verlustbescheinigung, die du erhältst, wenn eine Betreibung den Betrag nicht eintreiben kann. Er dokumentiert, dass du die Forderung über die offiziellen Wege verfolgt hast und leer ausgegangen bist.

Du brauchst nicht immer einen Verlustschein. Eine Konkurserklärung, eine Liquidation ohne Vermögen oder ein dokumentierter Nachweis, dass der Schuldner nicht auffindbar ist, können ebenfalls belegen, dass das Geld endgültig weg ist.

Die Abschreibung in der Buchhaltung (Delkredere)

Der buchhalterische Schritt ist, den Verlust gegen die Forderung zu buchen und sie aus deiner Bilanz zu nehmen, damit dein Gewinn die Realität widerspiegelt statt Geld, das du nie sehen wirst.

Die Schweizer Buchhaltung unterscheidet das Delkredere — eine vorsorgliche Wertberichtigung für zweifelhafte Forderungen — vom eigentlichen Forderungsverlust, dem Verlust, sobald eine bestimmte Schuld definitiv weg ist.

Die Wertberichtigung ist meist ein pauschaler Prozentsatz deiner offenen Forderungen, oft rund 5 % für inländische und mehr für ausländische Kunden, angepasst an das, was du über jeden Kunden weisst.

Für die Einkommenssteuer ist die Abschreibung abziehbar, aber nur, wenn sie begründet ist. Eine Forderung, die du einfach nicht mehr eintreibst, ist noch kein abziehbarer Verlust — das Steueramt erwartet Nachweise, dass der Einzug tatsächlich unmöglich war.

Die bereits bezahlte MWST zurückholen

Das ist der Teil, den viele übersehen. Als du die Rechnung ausgestellt hast, hast du darauf Umsatzsteuer (MWST) deklariert, und diese MWST hast du bezahlt — ob der Kunde je gezahlt hat oder nicht.

Nach Art. 41 MWSTG wird die Steuerschuld angepasst, wenn sich ein Entgelt ganz oder teilweise als uneinbringlich erweist. Du korrigierst die Umsatzsteuer in der Periode, in der der Verlust feststeht — nicht durch eine Änderung der alten Abrechnung.

Das gilt für die Standardabrechnung nach vereinbartem Entgelt. Wenn du nach vereinnahmtem Entgelt abrechnest, hast du die MWST nur auf das tatsächlich Bezahlte deklariert, also gibt es nichts zurückzuholen.

Halte die Belege bereit, denn die ESTV kann sie verlangen: Die ursprüngliche Rechnung, deine Mahnungen, die Betreibungsunterlagen sowie der Verlustschein oder die Konkursanzeige stützen den Anspruch.

Die Unterlagen richtig führen

Abschreibungen ziehen Prüfungen an, also führe eine saubere Papierspur von der ersten Mahnung bis zur letzten Buchung. Je stärker die Belege, desto reibungsloser die steuerliche und die MWST-Behandlung.

Ein Verlustschein ist nicht das Ende der Geschichte. Die Schuld selbst besteht bis zu 20 Jahre weiter, und du kannst die Betreibung wieder aufnehmen, wenn der Schuldner später zu Geld kommt.

Zahlt ein Kunde, nachdem du die Schuld abgeschrieben hast, ist dieses Geld kein Geschenk. Buche es im Jahr des Eingangs wieder als Ertrag und deklariere die entsprechende MWST erneut.

Überprüfe dein Delkredere schliesslich mindestens einmal im Jahr und passe es an deine tatsächliche Erwartung an. Eine realistische Wertberichtigung hält deine Buchhaltung ehrlich und deine Steuerposition vertretbar.