Wiederkehrende Rechnungen: Automatisiere deine Retainer und Abos

Wenn du demselben Kunden jeden Monat denselben Betrag in Rechnung stellst, nimmt dir eine wiederkehrende Rechnung die Handarbeit ab und hält den Cashflow vorhersehbar.

Was automatisieren

Retainer, Abos, Hosting- und Wartungsverträge sind perfekte Kandidaten für wiederkehrende Rechnungen. Betrag, Kunde und Intervall sind stabil, also gibt es in jeder Periode nichts neu zu überdenken.

Lege Betrag, Währung und Intervall einmal fest und lass das System den Rest erzeugen. Eine gut konfigurierte wiederkehrende Rechnung braucht zwischen Erstellung und Versand keine menschliche Hand.

Wähle das zum Vertrag passende Intervall: monatlich für Retainer, vierteljährlich für Support, jährlich für Lizenzen. Das Intervall ist Teil der Vereinbarung und sollte daher fest und konsistent sein.

Lege auch den Monatstag fest, an dem die Rechnung versendet wird. Ein konsistentes Ausstellungsdatum macht die eigenen Konten des Kunden vorhersehbar und verringert das Risiko, dass eine Zahlung durchrutscht.

• Lege Betrag, Währung und Intervall einmal fest.
• Lege den Versandtag der Rechnung fest.
• Behalte dieselbe Rechnungsnummernfolge bei.

Die Nummerierung korrekt halten

Wiederkehrende Rechnungen brauchen weiterhin fortlaufende, eindeutige Nummern. Jede erzeugte Rechnung nimmt die nächste Nummer deiner normalen Folge, genau wie eine manuell erstellte.

Verwende für eine wiederkehrende Serie nicht eine einzige Nummer wieder. Jedes Vorkommen ist eine separate Rechnung und muss eine eigene Nummer haben, auch wenn der Inhalt identisch ist.

Wenn du die Nummerierung jedes Jahr neu startest, übernimmt die wiederkehrende Serie am 1. Januar einfach das neue Präfix. Die Automatisierung sollte deinem Schema folgen, nicht dagegen arbeiten.

Eine wiederkehrende Serie, die die Nummerierung konsistent hält, gibt dir eine ununterbrochene Prüfspur über jede Periode, in der der Retainer lief — genau das, was ein Steueramt erwartet.

Was trotzdem Aufmerksamkeit braucht

Auch automatisierte Rechnungen brauchen eine menschliche Prüfung, wenn sich Sätze oder MWST ändern. Überprüfe wiederkehrende Vorlagen immer dann, wenn ein Satz oder eine Steuerregel aktualisiert wird, damit du nicht monatelang den alten Betrag abrechnest.

MWST-Sätze ändern sich in der Schweiz gelegentlich. Ändert sich ein Satz, muss jede wiederkehrende Vorlage mit MWST aktualisiert werden, sonst verlangst du über die ganze Serie zu wenig oder zu viel.

Prüfe, dass die Angaben des Kunden noch aktuell sind. Adressen und Rechnungskontakte ändern sich, und eine wiederkehrende Rechnung ist nur so gut wie die Daten, aus denen sie erzeugt wird.

Achte auf auslaufende Verträge. Ein gekündigter Retainer darf keine Rechnungen mehr erzeugen; setze also ein Enddatum oder einen Prüfpunkt, wenn du die Serie anlegst.

Gut einrichten

Starte jede wiederkehrende Serie aus einer korrekten, finalisierten Rechnung. Eine tatsächliche Rechnung als Vorlage zu nutzen, bedeutet, dass die wiederkehrenden Kopien von Tag eins an alle richtigen Details erben.

Gib der Serie eine wiedererkennbare Bezeichnung, etwa Kundenname und Leistung, damit du sie schnell findest und prüfst, wenn sich etwas ändert.

Lass die Serie nur dann automatisch versenden, wenn dein Cashflow davon abhängt. Erzeuge andernfalls die Entwürfe und versende sie nach einem kurzen Blick — immer noch weit schneller, als jede einzelne von Hand zu erstellen.

facturio lässt dich jede Rechnung als Ausgangspunkt für eine wiederkehrende Serie duplizieren, sodass deine Vorlagen konsistent und deine Nummerierung ohne Zusatzaufwand fortlaufend bleiben.

• Baue jede Serie aus einer korrekten, finalisierten Rechnung auf.
• Überprüfe Vorlagen, wenn sich MWST-Sätze oder Kundenangaben ändern.
• Setze für jede Serie ein Enddatum oder einen Prüfpunkt.
• Lass die Automatisierung die Nummerierung fortlaufend halten.