Fatture ricorrenti: automatizza i tuoi contratti a compenso fisso e i tuoi abbonamenti

Se fatturi allo stesso cliente lo stesso importo ogni mese, una fattura ricorrente elimina il lavoro manuale e mantiene il flusso di cassa prevedibile.

Cosa automatizzare

Compensi fissi, abbonamenti, contratti di hosting e manutenzione sono candidati perfetti per le fatture ricorrenti. Importo, cliente e intervallo sono stabili, quindi non c'è nulla da ripensare a ogni periodo.

Imposta importo, valuta e intervallo una volta sola e lascia che il sistema generi il resto. Una fattura ricorrente ben configurata non ha bisogno di alcun intervento umano tra la creazione e l'invio.

Scegli l'intervallo che corrisponde al contratto: mensile per i compensi fissi, trimestrale per l'assistenza, annuale per le licenze. L'intervallo fa parte dell'accordo, quindi deve essere fisso e coerente.

Fissa anche il giorno del mese in cui la fattura viene inviata. Una data di emissione coerente rende prevedibili i conti del cliente e riduce la probabilità che un pagamento sfugga.

• Imposta importo, valuta e intervallo una volta sola.
• Fissa il giorno del mese in cui la fattura viene inviata.
• Mantieni la stessa sequenza di numeri di fattura.

Mantenere corretta la numerazione

Anche le fatture ricorrenti richiedono numeri progressivi e unici. Ogni fattura generata prende il numero successivo nella tua sequenza normale, proprio come una creata a mano.

Non riusare un singolo numero per una serie ricorrente. Ogni occorrenza è una fattura separata e deve avere un proprio numero, anche se il contenuto è identico.

Se riavvii la numerazione ogni anno, la serie ricorrente riprende semplicemente il nuovo prefisso il 1° gennaio. L'automazione dovrebbe seguire il tuo schema, non contrastarlo.

Una serie ricorrente che mantiene la numerazione coerente ti dà una traccia di revisione ininterrotta per ogni periodo in cui il contratto a compenso fisso è stato attivo, che è esattamente ciò che un ufficio delle imposte si aspetta.

Cosa richiede ancora attenzione

Anche le fatture automatizzate richiedono un controllo umano quando cambiano le tariffe o l'IVA. Rivedi i modelli ricorrenti ogni volta che una tariffa o una regola fiscale viene aggiornata, per non fatturare l'importo vecchio per mesi.

Le aliquote IVA cambiano occasionalmente in Svizzera. Quando un'aliquota cambia, ogni modello ricorrente che contiene IVA deve essere aggiornato, altrimenti fatturerai meno o di più lungo tutta la serie.

Controlla che i dati del cliente siano ancora aggiornati. Gli indirizzi e i contatti di fatturazione cambiano, e una fattura ricorrente vale quanto i dati da cui viene generata.

Attenzione ai contratti che finiscono. Un contratto a compenso fisso che è stato risolto deve smettere di generare fatture, quindi imposta una data di fine o un punto di revisione quando crei la serie.

Configurarla bene

Avvia ogni serie ricorrente da una fattura corretta e definitiva. Usare una fattura reale come modello significa che le copie ricorrenti ereditano tutti i dettagli giusti fin dal primo giorno.

Dai alla serie un'etichetta riconoscibile, come il nome del cliente e il servizio, così puoi trovarla e rivederla rapidamente quando qualcosa cambia.

Imposta l'invio automatico della serie solo se il tuo flusso di cassa ne dipende. Altrimenti genera le bozze e inviale dopo una rapida occhiata, che è comunque molto più veloce che crearle una a una a mano.

facturio ti permette di duplicare qualsiasi fattura come punto di partenza per una serie ricorrente, così i modelli restano coerenti e la numerazione resta progressiva senza lavoro extra.

• Costruisci ogni serie da una fattura corretta e definitiva.
• Rivedi i modelli quando cambiano le aliquote IVA o i dati del cliente.
• Imposta una data di fine o un punto di revisione per ogni serie.
• Lascia che l'automazione mantenga la numerazione progressiva.