Rechnungsarchivierung in der Schweiz: Wie lange musst du sie aufbewahren?

Geschäftsunterlagen, einschliesslich Rechnungen, müssen für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer aufbewahrt werden. Machst du hier einen Fehler, riskierst du Ärger bei einer Prüfung oder in einem Streitfall.

Wie lange Unterlagen aufbewahren

Nach dem Obligationenrecht (Art. 958f OR) müssen Geschäftsbücher, Belege und Buchungsunterlagen 10 Jahre aufbewahrt werden. Das umfasst ausgestellte und erhaltene Rechnungen.

Die 10-Jahres-Frist läuft ab dem Ende des Geschäftsjahres, in dem das Dokument erstellt oder das Geschäft abgeschlossen wurde. Eine Rechnung aus dem Jahr 2026 wird daher mindestens bis Ende 2036 aufbewahrt.

Steuerrelevante Dokumente sollten zur Sicherheit ebenso lange aufbewahrt werden. Die Eidgenössische Steuerverwaltung und die kantonalen Steuerämter können Unterlagen noch lange nach dem betreffenden Jahr anfordern.

Bei der MWST läuft die Aufbewahrungspflicht in der Praxis ebenfalls auf 10 Jahre hinaus. Behandle daher jede Rechnung als Dokument, das du in zehn Jahren noch vorlegen können musst.

• Ausgestellte und erhaltene Rechnungen: 10 Jahre.
• Kontoauszüge und Zahlungsbelege: 10 Jahre.
• Verträge und Belege: zusammen mit den Rechnungen aufbewahren.

Was als Geschäftsunterlage zählt

Die Aufbewahrungspflicht umfasst weit mehr als Rechnungen. Kontoauszüge, Zahlungsbelege, Spesenbelege, Verträge und Korrespondenz, die eine Buchung stützen, fallen alle darunter.

Lohnabrechnungen und Unterlagen zu Mitarbeitenden müssen zusammen mit den Buchhaltungsunterlagen aufbewahrt werden, da sie die in deinen Büchern ausgewiesenen Löhne stützen.

Unterlagen, die ein Recht oder eine Verpflichtung belegen — ein Darlehensvertrag, ein Mietvertrag, eine Garantie — sollten ebenso lange aufbewahrt werden, auch wenn sie streng genommen keine Buchungsbelege sind.

Im Zweifel aufbewahren. Die Kosten, ein Dokument zehn Jahre zu speichern, sind winzig im Vergleich zu den Kosten, es bei einer Prüfung oder in einem Rechtsstreit nicht vorlegen zu können.

Digital oder Papier?

Die elektronische Archivierung ist vollständig akzeptiert, sofern die Dokumente lesbar, unveränderbar und jederzeit reproduzierbar sind. Eine Pflicht, Papieroriginale aufzubewahren, besteht nicht.

Speichere die Dokumente in einem Format, das in zehn Jahren noch lesbar ist. PDF/A ist eine gute Wahl, weil es für die Langzeitarchivierung konzipiert ist und nicht von einer bestimmten Anwendung abhängt.

Das Archiv muss gegen Manipulation und Verlust geschützt sein. Speichere es an mehr als einem Ort, mit mindestens einem externen oder Cloud-Backup, damit ein Hardwareausfall nicht zehn Jahre Unterlagen vernichtet.

Mache die Dokumente nach Möglichkeit durchsuchbar. Ein Archiv, das du nach Datum, Kunde oder Nummer abfragen kannst, ist bei einer Prüfung weit mehr wert als ein Ordner unsortierter Dateien.

Archivierung automatisieren

Am einfachsten erfüllst du die Vorgaben, indem du jede Rechnung im Moment ihrer Erstellung digital speicherst — mit einheitlichem Benennungsschema und Backup. Verlasse dich nie auf ein einzelnes Gerät.

Verwende eine Benennungskonvention mit Rechnungsnummer, Kunde und Datum, zum Beispiel «2026-014-kunde.pdf». Ein einheitliches Schema macht jedes Dokument noch Jahre später in Sekunden auffindbar.

Archiviere ausgehende und eingehende Rechnungen im selben System, damit die beiden Seiten eines Geschäfts einander zugeordnet werden können. Genau das wird auch ein Prüfer versuchen.

Software, die automatisch archiviert, beseitigt das Disziplinproblem vollständig. Jede Rechnung, die facturio erstellt, wird von Anfang an digital gespeichert — das Archiv baut sich beim Arbeiten von selbst auf.

• Alles 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres aufbewahren.
• Digital als PDF/A speichern, mit mindestens einem externen Backup.
• Ein einheitliches Benennungsschema mit Nummer, Kunde und Datum verwenden.
• Eingehende und ausgehende Rechnungen am selben Ort archivieren.