Archiviazione delle fatture in Svizzera: per quanto tempo devi conservarle?

I documenti aziendali, incluse le fatture, devono essere conservati per il periodo previsto dalla legge. Sbagliare su questo punto significa rischiare problemi in un controllo o in una controversia.

Per quanto tempo conservare i documenti

Secondo il Codice delle obbligazioni (art. 958f CO), i libri contabili, i registri e i giustificativi contabili devono essere conservati per 10 anni. Questo include le fatture emesse e ricevute.

Il periodo di 10 anni decorre dalla fine dell'esercizio finanziario in cui il documento è stato creato o l'operazione è avvenuta. Una fattura del 2026 va quindi conservata almeno fino alla fine del 2036.

I documenti rilevanti ai fini fiscali dovrebbero essere conservati per lo stesso periodo, per sicurezza. L'Amministrazione federale delle contribuzioni e gli uffici fiscali cantonali possono richiedere i documenti ben dopo l'anno in questione.

Per l'IVA, l'obbligo di conservazione è in pratica anch'esso di 10 anni, quindi tratta ogni fattura come un documento che devi essere in grado di produrre tra dieci anni.

• Fatture emesse e ricevute: 10 anni.
• Estratti conto e registri di pagamento: 10 anni.
• Contratti e documenti di supporto: conservali insieme alle fatture.

Cosa conta come documento aziendale

L'obbligo di conservazione copre molto più delle fatture. Estratti conto, ricevute di pagamento, giustificativi di spesa, contratti e corrispondenza che supporta una registrazione ricadono tutti sotto di esso.

I documenti salariali e quelli relativi ai dipendenti devono essere conservati insieme ai registri contabili, poiché supportano i salari indicati nei tuoi libri.

I documenti che attestano un diritto o un obbligo — un contratto di mutuo, una locazione, una garanzia — dovrebbero essere conservati per lo stesso periodo, anche se non sono strettamente giustificativi contabili.

Nel dubbio, conservalo. Il costo di archiviare un documento per dieci anni è irrisorio rispetto al costo di non poterlo produrre in un controllo o in una controversia legale.

Digitale o cartaceo?

L'archiviazione elettronica è pienamente accettata, a condizione che i documenti siano leggibili, inalterabili e riproducibili in qualsiasi momento. Non esiste alcun obbligo legale di conservare gli originali cartacei.

Archivia i documenti in un formato che sarà ancora leggibile tra dieci anni. Il PDF/A è una buona scelta perché è progettato per la conservazione a lungo termine e non dipende da un'applicazione specifica.

L'archivio deve essere protetto da manomissioni e perdite. Conservalo in più di un luogo, con almeno un backup off-site o su cloud, così un guasto hardware non cancella dieci anni di documenti.

Rendi i documenti ricercabili, se puoi. Un archivio consultabile per data, cliente o numero vale molto di più in un controllo di una cartella di file disordinati.

Rendere automatica l'archiviazione

Il modo più semplice per essere conformi è archiviare ogni fattura in digitale nel momento in cui viene creata, con uno schema di denominazione coerente e un backup. Non affidarti mai a un solo dispositivo.

Adotta una convenzione di denominazione che includa numero fattura, cliente e data, come «2026-014-cliente.pdf». Uno schema coerente rende qualsiasi documento rintracciabile in pochi secondi anche anni dopo.

Archivia le fatture in uscita e in entrata nello stesso sistema, così i due lati di un'operazione possono essere incrociati. È anche ciò che cercherà di fare un revisore.

Un software che archivia automaticamente elimina del tutto il problema della disciplina. Ogni fattura creata da facturio viene archiviata in digitale fin dall'inizio, così l'archivio si costruisce da solo mentre lavori.

• Conserva tutto per 10 anni dalla fine dell'esercizio finanziario.
• Archivia in digitale in PDF/A con almeno un backup off-site.
• Usa uno schema di denominazione coerente con numero, cliente e data.
• Archivia le fatture in entrata e in uscita nello stesso posto.