Archivage des factures en Suisse : combien de temps devez-vous les conserver ?

Les documents commerciaux, y compris les factures, doivent être conservés pendant la durée prescrite par la loi. Une erreur à ce sujet vous expose à des ennuis lors d’un audit ou d’un litige.

Combien de temps conserver les documents

Selon le Code des obligations (art. 958f CO), les livres, les registres et les pièces comptables doivent être conservés pendant 10 ans. Cela inclut les factures émises et reçues.

Le délai de 10 ans court dès la fin de l’exercice au cours duquel le document a été créé ou l’opération a eu lieu. Une facture de 2026 est donc conservée au moins jusqu’à fin 2036.

Par prudence, les documents fiscalement pertinents doivent être conservés pendant la même durée. L’Administration fédérale des contributions et les offices fiscaux cantonaux peuvent réclamer des pièces bien après l’année concernée.

Pour la TVA, l’obligation de conservation s’étend aussi à 10 ans en pratique : traitez donc chaque facture comme un document que vous devez pouvoir produire dans dix ans.

• Factures émises et reçues : 10 ans.
• Relevés bancaires et justificatifs de paiement : 10 ans.
• Contrats et pièces justificatives : conservez-les avec les factures.

Ce qui compte comme document commercial

L’obligation de conservation couvre bien plus que les factures. Les relevés de compte, les quittances de paiement, les justificatifs de frais, les contrats et la correspondance qui étaye une écriture en font tous partie.

Les dossiers de salaires et les documents relatifs aux employés doivent être conservés avec les pièces comptables, car ils étayent les salaires figurant dans vos livres.

Les pièces qui attestent un droit ou une obligation — un contrat de prêt, un bail, une garantie — doivent être conservées pendant la même durée, même si ce ne sont pas strictement des pièces comptables.

Dans le doute, conservez-le. Le coût du stockage d’un document pendant dix ans est dérisoire comparé au coût de ne pas pouvoir le produire lors d’un audit ou d’un litige.

Numérique ou papier ?

L’archivage électronique est pleinement accepté, pour autant que les documents soient lisibles, inaltérables et puissent être reproduits à tout moment. Aucune obligation légale n’impose de conserver les originaux papier.

Stockez les documents dans un format encore lisible dans dix ans. Le PDF/A est un bon choix, car il est conçu pour la conservation à long terme et ne dépend d’aucune application particulière.

L’archive doit être protégée contre la falsification et la perte. Stockez-la à plusieurs endroits, avec au moins une sauvegarde hors site ou dans le cloud, afin qu’une panne matérielle n’efface pas dix ans de documents.

Rendez les documents consultables si possible. Une archive interrogeable par date, par client ou par numéro vaut bien plus lors d’un audit qu’un dossier de fichiers non triés.

Automatiser l’archivage

Le moyen le plus simple de se conformer est de stocker chaque facture sous forme numérique dès sa création, avec un schéma de nommage cohérent et une sauvegarde. Ne dépendez jamais d’un seul appareil.

Adoptez une convention de nommage incluant le numéro de facture, le client et la date, par exemple "2026-014-client.pdf". Un schéma cohérent rend tout document retrouvable en quelques secondes, même des années plus tard.

Archivez les factures sortantes et entrantes dans le même système afin de pouvoir rapprocher les deux côtés d’une opération. C’est aussi ce qu’un auditeur cherchera à faire.

Un logiciel qui archive automatiquement élimine entièrement le problème de discipline. Chaque facture créée par facturio est stockée numériquement dès le départ : l’archive se constitue d’elle-même au fil de votre travail.

• Conservez tout pendant 10 ans à compter de la fin de l’exercice.
• Stockez numériquement en PDF/A avec au moins une sauvegarde hors site.
• Utilisez un schéma de nommage cohérent avec numéro, client et date.
• Archivez les factures entrantes et sortantes au même endroit.