Fakturieren ohne eingetragene Firma in der Schweiz

Du brauchst nicht immer eine Firma, um Rechnungen zu stellen. Eine Privatperson kann für gelegentliche Arbeiten Rechnungen ausstellen, solange die Tätigkeit unter den Schwellenwerten bleibt, die eine Registrierung auslösen.

Die Grenzen

Nebeneinkommen unter CHF 2'500 pro Jahr lässt sich in der Regel als Privatperson abrechnen, ohne sich als selbstständig zu registrieren. Darüber — oder wenn es zur Haupttätigkeit wird — musst du dich registrieren.

Der Schwellenwert von CHF 2'500 ist die Faustregel der Ausgleichskassen. Darunter gilt gelegentliche Arbeit als privater Nebenerwerb statt als Selbstständigkeit.

Wird deine Tätigkeit regelmässig und auf Gewinn ausgerichtet, zählt sie unabhängig vom Betrag als Selbstständigkeit. Massstab ist die Art der Tätigkeit, nicht nur die Zahl auf der Rechnung.

Ab einem Jahresumsatz von CHF 100'000 wird die MWST-Registrierung für die meisten Tätigkeiten obligatorisch — unabhängig davon, ob du als selbstständig registriert bist oder nicht.

• Unter CHF 2'500 Nebeneinkommen pro Jahr: meist keine Registrierung.
• Über CHF 100'000 Umsatz: MWST-Registrierung erforderlich.
• Haupttätigkeit: Registrierung als selbstständig erforderlich.

Was die Rechnung trotzdem braucht

Eine Privatrechnung braucht dieselben Felder wie jede Rechnung: dein vollständiger Name und deine Adresse, die Angaben des Kunden, Daten, eine Nummer, eine Beschreibung und den Betrag. Sie trägt nur keinen Firmennamen.

Verwende deinen eigenen Namen, keinen erfundenen Geschäftsnamen, ausser du hast einen registriert. Die Rechnung muss dich als die Person ausweisen, die sie ausstellt.

Du darfst keine MWST ausweisen, solange du nicht MWST-registriert bist. Eine Privatrechnung zeigt daher keine MWST-Zeile — das ist unterhalb der Schwelle korrekt und erwartet.

Nummeriere die Rechnungen fortlaufend, auch als Privatperson. Die Disziplin sauberer Nummerierung schützt dich später, falls die Tätigkeit wächst oder hinterfragt wird.

Wann die Registrierung nötig wird

Registriere dich bei der Ausgleichskasse als selbstständig, wenn die Tätigkeit deine Hauptbeschäftigung wird oder regelmässig Einkommen erzeugt. Die Kasse entscheidet von Fall zu Fall.

Die Registrierung als Selbstständiger bringt sozialversicherungsrechtliche Pflichten mit sich: Du zahlst AHV-Beiträge auf dein selbstständiges Einkommen, was ändert, wie viel von jeder Rechnung dir bleibt.

Erwartest du, die CHF 100'000 Umsatz zu überschreiten, registriere dich proaktiv für die MWST. Wer sich zu spät registriert, schuldet unter Umständen MWST auf Umsatz, der die Schwelle bereits überschritten hat.

Die Grenze zwischen Hobby und Geschäft bemisst sich an Regelmässigkeit, Gewinnabsicht und daran, ob du wie ein Profi auftrittst. Wer wirbt und wiederholt Rechnungen stellt, gilt in den Augen der Kasse wahrscheinlich als selbstständig.

Im Zweifelsfall

Frag deine kantonale Ausgleichskasse. Sie entscheidet von Fall zu Fall, ob deine Tätigkeit als Selbstständigkeit zählt — und ihre Antwort ist die massgebende.

Eine schriftliche Bestätigung der Kasse ist Gold wert. Sie beseitigt das Risiko einer späteren Umstufung, die rückwirkende Sozialversicherungsbeiträge auslösen könnte.

Bist du unsicher, ob du an der MWST-Schwelle bist, schätze deinen erwarteten Umsatz ehrlich ein und handle, bevor du sie überschreitest — nicht danach.

Bewahre deine Rechnungen und Unterlagen ab dem ersten Franken auf. Fragt die Kasse oder das Steueramt später, wann die Tätigkeit begann, ist deine Dokumentation der einzige Beleg für deine Situation.

• Bleib unter CHF 2'500 pro Jahr für einen nicht registrierten Nebenerwerb.
• Registriere dich als selbstständig, sobald es regelmässig oder gewinnorientiert ist.
• Registriere dich für die MWST, bevor du CHF 100'000 Umsatz überschreitest.
• Hol dir im Zweifelsfall eine schriftliche Bestätigung der Ausgleichskasse.