Schutz vor Rechnungsbetrug: Dein Unternehmen und deine Kunden absichern

Rechnungsbetrug – von gefälschten Rechnungen bis zu Zahlungsumleitungs-Betrug – zielt auf Unternehmen jeder Grösse. Wachsamkeit ist die erste Verteidigungslinie.

Die gängigen Betrugsmaschen

Gefälschte Rechnungen für Ware, die du nie bestellt hast, und Zahlungsumleitungs-Betrug, bei dem ein Betrüger neue Bankdaten schickt und deine Zahlung auf sein Konto umlenkt.

Gefälschte Rechnungen treffen für Waren oder Leistungen ein, die du nie bestellt hast, in der Hoffnung, dass jemand ohne Prüfung zahlt. Sie wirken oft offiziell und kommen in einer hektischen Phase an.

Zahlungsumleitungs-Betrug schickt eine Nachricht, die behauptet, die Bankdaten deines Lieferanten hätten sich geändert. Die Zahlung geht dann auf das Konto des Betrügers statt an den echten Lieferanten.

CEO-Betrug gibt sich als Führungsperson aus, die um eine dringende Zahlung auf ein neues Konto bittet. Die Dringlichkeit ist der Trick, denn sie drängt Menschen über ihre üblichen Prüfungen hinaus.

• Gefälschte Rechnungen für nicht bestellte Ware.
• Zahlungsumleitung (Änderung der Bankdaten).
• CEO-Betrug und Identitätsmissbrauch.

So schützt du dich

Prüfe jede Anfrage zur Änderung von Zahlungsdaten, indem du eine bekannte Nummer anrufst, und gleiche Rechnungen vor dem Bezahlen mit Bestellungen ab. Behandle unerwartete Änderungen mit Misstrauen.

Prüfe jede Änderung von Bankdaten über einen zweiten Kanal: Rufe den Lieferanten unter einer Nummer an, die du bereits hast – niemals unter der Nummer in der verdächtigen Nachricht.

Gleiche jede Rechnung vor dem Bezahlen mit der entsprechenden Bestellung oder dem Vertrag ab. Eine Rechnung ohne passende Bestellung ist das klassische Anzeichen für Betrug.

Behandle Dringlichkeit als Warnsignal. Eine legitime Zahlungsanfrage kann fast immer auf eine fünfminütige Prüfung warten.

• Prüfe Änderungen der Bankdaten telefonisch.
• Gleiche Rechnungen mit Bestellungen ab.
• Hinterfrage unerwartete Zahlungsanfragen.

Trainiere die Gewohnheit

Mache die Prüfung zu einem Pflichtschritt, nicht zu einem optionalen. Eine Regel, wonach jede Änderung von Zahlungsdaten telefonisch bestätigt werden muss, beseitigt den Moment des Ermessens.

Trenne wo möglich die Aufgaben, sodass die Person, die eine Zahlung genehmigt, nicht die einzige ist, die sie prüft. Zwei Augenpaare entdecken, was ein einzelnes übersieht.

Schicke bei jedem Betrugsversuch eine kurze Erinnerung, denn ein echtes Beispiel schult besser als jedes Richtliniendokument.

• Mache die Prüfung zu einem Pflichtschritt.
• Trenne Genehmigung und Prüfung.
• Nutze echte Beispiele zum Schulen.

Schütze deine eigenen Rechnungen

Betrug zielt auch auf die Rechnungen ab, die du verschickst, wenn ein Betrüger deine Zahlungsdaten abfängt oder verändert. Schütze deine ausgehenden Rechnungen genauso sorgfältig wie die eingehenden.

Sei wachsam, wenn Kunden melden, deine Bankdaten hätten sich geändert, obwohl das nicht der Fall ist. Das ist ein Zeichen, dass deine Rechnungen abgefangen oder gefälscht werden.

Nutze einen einheitlichen, schwer zu fälschenden Zahlungskanal wie die QR-Rechnung und weise Kunden an, jede Änderung deiner Daten telefonisch zu prüfen. Dieselbe Regel wirkt in beide Richtungen.

Achte auf Anzeichen, dass deine E-Mail oder Systeme kompromittiert sind, denn Rechnungsbetrug beginnt oft mit dem Zugriff auf ein Postfach. Starke Authentifizierung und Warnmeldungen verringern dieses Risiko.