Prévention de la fraude à la facture : protéger votre entreprise et vos clients

La fraude à la facture — des fausses factures aux escroqueries par détournement de paiement — vise les entreprises de toutes tailles. La vigilance est la première ligne de défense.

Les escroqueries courantes

Des fausses factures pour des marchandises que vous n’avez jamais commandées, et des escroqueries par détournement de paiement où un fraudeur envoie de nouvelles coordonnées bancaires qui détournent votre paiement vers son compte.

Des fausses factures arrivent pour des biens ou des services que vous n’avez jamais commandés, en espérant que quelqu’un paie sans vérifier. Elles ont souvent l’air officiel et arrivent pendant une période chargée.

Les escroqueries par détournement de paiement envoient un message prétendant que les coordonnées bancaires de votre fournisseur ont changé. Le paiement part alors vers le compte du fraudeur au lieu du véritable fournisseur.

La fraude au président usurpe l’identité d’un dirigeant demandant un paiement urgent vers un nouveau compte. L’urgence est le piège, car elle pousse les gens à passer outre leurs contrôles habituels.

• Des fausses factures pour des biens non commandés.
• Le détournement de paiement (changement de coordonnées bancaires).
• La fraude au président et l’usurpation d’identité.

Comment vous protéger

Vérifiez toute demande de changement de coordonnées de paiement en appelant un numéro connu, et contrôlez les factures par rapport aux bons de commande avant de payer. Traitez les changements inattendus avec méfiance.

Vérifiez tout changement de coordonnées bancaires par un autre canal : appelez le fournisseur sur un numéro que vous possédez déjà, jamais sur celui figurant dans le message suspect.

Rapprochez chaque facture du bon de commande ou du contrat correspondant avant de payer. Une facture sans commande correspondante est le signe classique de la fraude.

Considérez l’urgence comme un signal d’alarme. Une demande de paiement légitime peut presque toujours attendre une vérification de cinq minutes.

• Vérifiez par téléphone les changements de coordonnées bancaires.
• Rapprochez les factures des bons de commande.
• Remettez en cause les demandes de paiement inattendues.

Instaurez le réflexe

Faites de la vérification une étape obligatoire, et non facultative. Une règle selon laquelle tout changement de coordonnées de paiement doit être confirmé par téléphone supprime le moment de jugement.

Séparez les tâches lorsque c’est possible, afin que la personne qui approuve un paiement ne soit pas la seule à le contrôler. Deux paires d’yeux repèrent ce qu’une seule laisse échapper.

Diffusez un bref rappel chaque fois qu’une tentative de fraude se produit, car un exemple réel forme mieux que n’importe quel document de politique interne.

• Faites de la vérification une étape obligatoire.
• Séparez les tâches d’approbation et de contrôle.
• Utilisez des exemples réels pour former.

Protégez vos propres factures

La fraude vise aussi les factures que vous envoyez, lorsqu’un fraudeur intercepte ou modifie vos coordonnées de paiement. Protégez vos factures sortantes avec autant de soin que vos factures entrantes.

Soyez attentif aux clients signalant que vos coordonnées bancaires ont changé alors que ce n’est pas le cas. C’est le signe que vos factures sont interceptées ou usurpées.

Utilisez un canal de paiement cohérent et difficile à usurper, comme la QR-facture, et avertissez vos clients de vérifier par téléphone tout changement de vos coordonnées. La même règle vaut dans les deux sens.

Surveillez les signes indiquant que votre messagerie ou vos systèmes sont compromis, car la fraude à la facture commence souvent par l’accès à une boîte mail. Une authentification forte et des alertes réduisent ce risque.