Prevenzione delle frodi sulle fatture: proteggi la tua attività e i tuoi clienti

Le frodi sulle fatture — dalle fatture false alle truffe di reindirizzamento dei pagamenti — colpiscono attività di ogni dimensione. La consapevolezza è la prima linea di difesa.

Le truffe più comuni

Fatture false per merci che non hai mai ordinato, e truffe di reindirizzamento in cui un truffatore invia nuove coordinate bancarie che deviano il tuo pagamento sul proprio conto.

Le fatture false arrivano per beni o servizi che non hai mai ordinato, sperando che qualcuno paghi senza verificare. Spesso sembrano ufficiali e arrivano in un periodo frenetico.

Le truffe di reindirizzamento inviano un messaggio che sostiene che le coordinate bancarie del tuo fornitore sono cambiate. Il pagamento va poi sul conto del truffatore invece che del fornitore reale.

La frode del CEO impersona una persona di alto livello che chiede un pagamento urgente su un nuovo conto. L'urgenza è il trucco, perché spinge le persone oltre i loro normali controlli.

• Fatture false per merci non ordinate.
• Reindirizzamento dei pagamenti (cambio di coordinate bancarie).
• Frode del CEO e impersonificazione.

Come proteggerti

Verifica ogni richiesta di modifica dei dati di pagamento chiamando un numero noto, e controlla le fatture rispetto agli ordini di acquisto prima di pagare. Tratta i cambiamenti inattesi con sospetto.

Verifica ogni cambio di coordinate bancarie fuori banda: chiama il fornitore su un numero che già possiedi, mai il numero indicato nel messaggio sospetto.

Confronta ogni fattura con il corrispondente ordine di acquisto o contratto prima di pagare. Una fattura senza un ordine corrispondente è il classico segnale di frode.

Tratta l'urgenza come un segnale d'allarme. Una richiesta di pagamento legittima può quasi sempre aspettare una verifica di cinque minuti.

• Verifica i cambi di coordinate bancarie per telefono.
• Confronta le fatture con gli ordini di acquisto.
• Metti in dubbio le richieste di pagamento inattese.

Allena l'abitudine

Rendi la verifica un passaggio obbligatorio, non facoltativo. Una regola secondo cui ogni cambio di dati di pagamento va confermato per telefono elimina il momento della decisione.

Separa i compiti dove possibile, così che chi approva un pagamento non sia l'unico a controllarlo. Due paia di occhi colgono ciò che un solo paio non vede.

Lancia un breve promemoria ogni volta che si verifica un tentativo di frode, perché un esempio reale forma meglio di qualsiasi documento di policy.

• Rendi la verifica un passaggio obbligatorio.
• Separa i compiti di approvazione e controllo.
• Usa esempi reali per formare.

Proteggi le tue fatture

La frode colpisce anche le fatture che invii, quando un truffatore intercetta o altera i tuoi dati di pagamento. Proteggi le fatture in uscita con la stessa cura di quelle in entrata.

Stai attento ai clienti che segnalano che le tue coordinate bancarie sono cambiate quando non è vero. È un segno che le tue fatture vengono intercettate o falsificate.

Usa un canale di pagamento coerente e difficile da falsificare come la QR-fattura, e avvisa i clienti di verificare per telefono qualsiasi modifica dei tuoi dati. La stessa regola vale in entrambe le direzioni.

Controlla i segnali che la tua email o i tuoi sistemi siano compromessi, poiché la frode sulle fatture inizia spesso con l'accesso a una casella di posta. Autenticazione forte e avvisi riducono quel rischio.