Aufbewahrungsfristen für Belege in der Schweiz: Wie lange du alles aufbewahren musst

Das Schweizer Recht legt Aufbewahrungsfristen für Geschäftsdokumente fest. Die richtige Frist bedeutet: Du kannst wegwerfen, was du nicht mehr brauchst — und behältst, was du behalten musst.

Die 10-Jahres-Regel

Nach dem Obligationenrecht (Art. 958f) müssen Bücher, Aufzeichnungen und die dazugehörigen Belege zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Das umfasst die Rechnungen, die du ausstellst, und die Belege, die du erhältst.

Die Zehnjahresfrist läuft ab dem Ende des Geschäftsjahres, in dem das Dokument erstellt wurde. Ein Beleg vom März 2024 muss daher bis Ende 2034 aufbewahrt werden.

Zehn Jahre sind länger, als die meisten erwarten — deshalb verschwinden Dokumente oft zu früh. Die Frist deckt das gesamte Zeitfenster ab, in dem Streitfälle und Steuerangelegenheiten auftauchen können.

Die Regel gilt unabhängig davon, ob deine Aufzeichnungen auf Papier oder digital sind. Beide Formate tragen dieselbe Aufbewahrungspflicht.

• Bücher und Buchhaltungsunterlagen: 10 Jahre.
• Rechnungen und Belege: 10 Jahre.
• Die Frist läuft ab Ende des Geschäftsjahres.
• Papier und digital werden gleich behandelt.

Welche Dokumente du aufbewahren musst

Bewahre jede Rechnung auf, die du Kunden ausstellst, einschliesslich der QR-Rechnungs-Angaben und allfälliger Zahlungsbestätigungen. Sie sind der Kern deiner Ertragsaufzeichnungen.

Bewahre jeden Beleg und jede Rechnung auf, die du von Lieferanten erhältst, zusammen mit dem Zahlungsnachweis. Aufwände ohne Belege können weder geltend gemacht noch verteidigt werden.

Bewahre ausserdem Verträge, Lohnunterlagen, Kontoauszüge und MWST-Unterlagen auf. Stützt ein Dokument eine Zahl in deinen Büchern, behalte es.

Geschäftskorrespondenz, die nicht buchhaltungsrelevant ist, kann früher entsorgt werden — im Zweifel aber behalte sie. Die Kosten des Aufbewahrens sind klein im Vergleich zum Risiko, sie nicht zu haben.

• Ausgehende Rechnungen.
• Eingehende Lieferantenbelege.
• Kontoauszüge und Zahlungsnachweise.
• Verträge und MWST-Unterlagen.

Warum die Frist so lang ist

Die lange Frist existiert, weil Streitfälle, Prüfungen und Steuerangelegenheiten Jahre nach einem Geschäftsvorfall auftauchen können. Ein Dokument, das du früh entsorgst, kann später zur Belastung werden.

Steuerveranlagungen können innerhalb gesetzlicher Fristen, die mehrere Jahre zurückreichen, wiedereröffnet oder korrigiert werden. Deine Aufzeichnungen sind der einzige Nachweis, den du hast.

Auch vertragliche Gewährleistungs- und Garantiefristen laufen über Jahre. Die dazugehörige Rechnung wird oft benötigt, um zu belegen, was wann gekauft wurde.

Ein vollständiges Archiv ist eine Art Versicherung. Es erlaubt dir, auf jede Forderung oder Prüfung mit Zuversicht zu reagieren, statt nach fehlenden Dokumenten zu suchen.

• Steuerangelegenheiten können Jahre später auftauchen.
• Streitfälle können alte Geschäftsvorfälle wieder aufrollen.
• Garantieansprüche brauchen Originalrechnungen.
• Vollständige Aufzeichnungen sind deine Versicherung.

Digital aufbewahren

Digitalisiere Belege sofort beim Erhalt und sichere sie. Ein heute gemachtes Foto ist weitaus zuverlässiger als ein Papierzettel in der Schublade.

Ein durchsuchbares digitales Archiv ist über ein Jahrzehnt leichter zu pflegen als ein Aktenschrank. Du findest jedes Dokument in Sekunden, wenn es verlangt wird.

Das Gesetz akzeptiert digitale Aufzeichnungen, solange sie lesbar und vollständig sind und vor unbemerkter Veränderung geschützt. Cloud-Speicher mit Versionierung erfüllt das.