Délais de conservation des pièces comptables en Suisse : combien de temps tout garder

Le droit suisse fixe des délais de conservation pour les documents commerciaux. Respecter le bon délai vous permet de jeter ce dont vous n’avez plus besoin — et de conserver ce que vous devez garder.

La règle des dix ans

Selon le Code des obligations (art. 958f), les livres, les enregistrements et les pièces justificatives doivent être conservés pendant dix ans. Cela inclut les factures que vous émettez et les reçus que vous recevez.

Le délai de dix ans court à partir de la fin de l’exercice au cours duquel le document a été créé. Un reçu de mars 2024 doit donc être conservé jusqu’à la fin de 2034.

Dix ans, c’est plus long que ce que la plupart des gens imaginent, raison pour laquelle les documents disparaissent souvent trop tôt. Le délai couvre toute la période pendant laquelle des litiges et des questions fiscales peuvent surgir.

La règle s’applique que vos documents soient sur papier ou numériques. Les deux supports portent la même obligation de conservation.

• Livres et documents comptables : 10 ans.
• Factures et reçus : 10 ans.
• Le délai court à partir de la fin de l’exercice.
• Papier et numérique sont traités de la même manière.

Quels documents conserver

Conservez chaque facture que vous émettez à vos clients, y compris les données de la QR-facture et les confirmations de paiement. C’est le cœur de vos enregistrements de produits.

Conservez chaque reçu et facture que vous recevez de vos fournisseurs, ainsi que la preuve du paiement. Les charges sans pièce justificative ne peuvent être ni déduites ni défendues.

Conservez également les contrats, les documents relatifs au personnel, les relevés bancaires et les documents TVA. Si un document justifie un chiffre dans vos livres, gardez-le.

La correspondance commerciale sans lien avec la comptabilité peut être éliminée plus tôt, mais dans le doute, gardez-la. Le coût de la conservation est faible comparé au risque de ne pas l’avoir.

• Factures émises.
• Reçus des fournisseurs reçus.
• Relevés bancaires et preuves de paiement.
• Contrats et documents TVA.

Pourquoi un délai si long

Ce long délai s’explique par le fait que les litiges, les contrôles et les questions fiscales peuvent surgir des années après une opération. Un document éliminé trop tôt peut devenir un handicap plus tard.

Les taxations peuvent être rouvertes ou corrigées dans des délais légaux qui remontent à plusieurs années. Vos documents sont la seule preuve dont vous disposez.

Les délais de garantie contractuelle et légale courent également sur des années. La facture justificative est souvent nécessaire pour prouver ce qui a été acheté et quand.

Une archive complète est une forme d’assurance. Elle vous permet de répondre sereinement à toute réclamation ou tout contrôle au lieu de chercher désespérément des documents manquants.

• Les questions fiscales peuvent surgir des années plus tard.
• Les litiges peuvent rouvrir d’anciennes opérations.
• Les demandes de garantie nécessitent les factures originales.
• Des documents complets sont votre assurance.

Conserver au format numérique

Numérisez les reçus dès que vous les recevez et sauvegardez-les. Une photo prise aujourd’hui est bien plus fiable qu’un bout de papier conservé dans un tiroir.

Une archive numérique consultable est plus facile à maintenir pendant une décennie qu’une armoire à dossiers. Vous retrouvez n’importe quel document en quelques secondes quand on vous le demande.

La loi accepte les documents numériques à condition qu’ils soient lisibles, complets et protégés contre toute altération indétectable. Le stockage dans le cloud avec gestion des versions satisfait à cette exigence.