Fatture per più clienti: come uno studio fiduciario tiene in ordine ogni mandato

Uno studio fiduciario fattura raramente solo a proprio nome. Il cuore del mestiere è il mandato: crei e invii le fatture di decine di società clienti, nel loro nome e sotto il loro UID. Fatturare per più clienti è una disciplina a sé — chi fattura, con quale regime IVA, in quale numerazione e chi conserva i documenti.

Il mandato è la base giuridica di ogni fattura

Ogni incarico poggia sul contratto di mandato. Secondo l'art. 394 CO, con il mandato il mandatario si obbliga a sbrigare determinati affari secondo le condizioni del contratto (art. 394 CO, fedlex). Il cliente resta il mittente della fattura; il tuo studio agisce per lui.

Fatturare a nome del cliente fa parte del mandato ordinario: esso comprende l'autorizzazione a compiere le operazioni necessarie alla sua esecuzione, come ricorda l'art. 396 CO. Metti comunque i dettagli per iscritto in una lettera d'incarico: chi emette, chi invia, chi sollecita.

La diligenza ha un prezzo giuridico. Il mandatario risponde al mandante dell'esecuzione diligente e fedele dell'affare affidatogli, dice l'art. 398 CO. Un'aliquota IVA sbagliata su una fattura cliente è un tuo errore, non suo.

Nella pratica nessuna fattura lascia lo studio prima che il mandato firmato e una procura in corso di validità siano nel fascicolo. Rivedili ogni anno: mandati e regole di firma cambiano.

Cosa ti serve per ogni cliente prima della prima fattura

Comincia dall'identità: la ditta esatta come iscritta, la sede e l'UID. Non copiarli da una vecchia carta intestata — cerca il cliente nel registro UID ufficiale.

Poi il profilo IVA. L'assoggettamento segue ogni cliente singolarmente: uno resta esente sotto la soglia di fatturato di 100 000 franchi, altri applicano l'aliquota normale o ridotta, alcuni il tasso forfettario (AFC, assoggettamento all'IVA). Il regime appartiene al cliente — applicarlo correttamente è compito tuo.

La numerazione corre per persona giuridica. Ogni mandato tiene il proprio ciclo di numerazione, riprendendo esattamente dove il predecessore si era fermato — senza buchi né sovrapposizioni. I revisori del cliente lo chiederanno.

Infine il canale dei pagamenti: IBAN o QR-IBAN del cliente, termini di pagamento, lingua della fattura ed eBill. La sezione pagamento della fattura QR porta il conto del cliente, mai il tuo (SIX, standard fattura QR).

Il giro mensile: fatturare un portafoglio senza mescolare i mandati

Organizza per mandato, non per data di calendario. Ogni cliente ha un ciclo di fatturazione fisso con un termine di chiusura definito, e chiudi un mandato per intero — bozza, controllo, invio, archiviazione — prima di passare al prossimo.

Controlla ogni bozza contro i dati principali del cliente: nome e UID dal registro, il trattamento IVA giusto, il numero successivo nel ciclo, il conto del cliente sulla fattura QR. Alla prima fattura di ogni nuovo mandato riserva un controllo a quattro occhi.

Anche l'invio segue il mandato: il documento appartiene al cliente, quindi parte con il suo marchio e, dove concordato, dai suoi canali. Lo studio firma la lettera di accompagnamento, non la fattura.

I crediti restano al cliente: i pagamenti arrivano sul suo conto e tu tieni la lista delle partite aperte per mandato. Quando una fattura invecchia, proponi l'escalation — sollecito amichevole, sollecito formale, infine esecuzione — ma la decisione di procedere spetta al cliente.

I tuoi doveri: documenti, riservatezza e controllo

I documenti si conservano per mandato. Scritture contabili e giustificativi vanno conservati dieci anni, a partire dalla fine dell'esercizio (art. 958f CO) — tienili separati per cliente e recuperabili in ogni momento.

I dati finanziari dei clienti sono dati personali degni di particolare protezione. La nuova legge sulla protezione dei dati esige misure tecniche e organizzative adeguate (l'Incaricato federale per la protezione dei dati sulla nuova LPD): accesso per mandato, minimizzazione dei privilegi e consapevolezza di dove i tuoi strumenti ospitano i dati.

Sopra tutto stanno gli standard professionali: molti studi fiduciari aderiscono a un'organizzazione di autoregolamentazione riconosciuta dalla FINMA, che impone ai membri proprie regole di condotta e riservatezza.

Con queste regole a posto, lo strumento è la parte facile: facturio gestisce contatti, impostazioni IVA, numerazione e fatture QR per ogni cliente, così ogni fattura lascia lo studio attribuita a un solo mandato.