Rechnungen für mehrere Kunden: Wie ein Treuhandbüro jedes Mandat im Griff behält

Ein Treuhandbüro stellt Rechnungen selten nur im eigenen Namen aus. Kern des Handelns ist der Auftrag: Sie erstellen und versenden die Rechnungen Dutzender Kundenfirmen — in deren Namen und unter deren UID. Rechnungen für mehrere Kunden sind eine eigene Disziplin: wer fakturiert, nach welchem MWST-Schema, in wessen Nummernkreis und wer die Belege aufbewahrt.

Der Auftrag ist die Rechtsgrundlage jeder Rechnung

Jedes Mandat ruht auf dem Auftrag. Nach Art. 394 OR ist der Auftrag ein Vertrag, durch den sich der Beauftragte verpflichtet, bestimmte Geschäfte gemäss den Vertragsbedingungen zu besorgen (Art. 394 OR, fedlex). Rechnungssteller bleibt der Kunde; Ihr Büro handelt für ihn.

Die Fakturierung im Namen des Kunden gehört zum gewöhnlichen Auftragsgeschäft: Der Auftrag umfasst die Befugnis, alle Geschäfte vorzunehmen, die zu seiner Ausführung nötig sind, wie Art. 396 OR festhält. Halten Sie die Details gleichwohl in einem Engagementletter fest: wer ausstellt, wer versendet, wer mahnt.

Sorgfalt hat ihren Preis. Der Beauftragte ist dem Auftraggeber für die sorgfältige und treue Ausführung des übertragenen Geschäfts verantwortlich, sagt Art. 398 OR. Ein falscher MWST-Satz auf einer Kundenrechnung ist Ihr Fehler, nicht der des Kunden.

In der Praxis verlässt keine Rechnung das Büro, bevor der unterschriebene Auftrag und eine aktuelle Vollmacht im Dossier liegen. Überprüfen Sie beides jährlich; Aufträge und Zeichnungsregeln ändern sich.

Was Sie pro Kunde brauchen, bevor die erste Rechnung geht

Beginnen Sie mit der Identität: die Firma exakt wie im Handelsregister eingetragen, den Sitz und die UID. Kopieren Sie diese nicht von altem Briefpapier — suchen Sie den Kunden im amtlichen UID-Register nach.

Dann das MWST-Profil. Die Steuerpflicht folgt jedem Kunden einzeln: Einer bleibt unter der Umsatzschwelle von CHF 100'000 befreit, andere wenden Normal- oder Reduzierte Sätze an, wenige arbeiten mit dem Saldosteuersatz (ESTV zur Steuerpflicht). Das Schema gehört zum Kunden — seine korrekte Anwendung ist Ihre Aufgabe.

Die Nummerierung läuft je Rechtsperson. Jedes Mandat führt seinen eigenen Rechnungsnummernkreis, exakt dort weiterführend, wo der Vorgänger aufhörte — ohne Lücken, ohne Überschneidungen. Die Revisoren des Kunden werden danach fragen.

Zuletzt der Zahlungsweg: IBAN oder QR-IBAN des Kunden, Zahlungsfristen, Rechnungssprache und eBill. Der Zahlteil der QR-Rechnung trägt das Konto des Kunden, nie Ihres (SIX, Standard QR-Rechnung).

Der Monatslauf: ein Portfolio fakturieren, ohne Mandate zu vermischen

Organisieren Sie nach Mandat, nicht nach Kalenderdatum. Jeder Kunde hat einen festen Abrechnungszyklus mit definiertem Stichtag, und Sie schliessen ein Mandat vollständig ab — entwerfen, prüfen, versenden, ablegen — bevor das nächste beginnt.

Prüfen Sie jeden Entwurf gegen die Stammdaten des Kunden: Name und UID aus dem Register, die richtige MWST-Behandlung, die nächste Nummer im Kreis, das Kundenkonto auf der QR-Rechnung. Der ersten Rechnung jedes neuen Mandats geben Sie einen Vier-Augen-Check.

Auch die Zustellung folgt dem Auftrag: Das Dokument gehört zum Kunden, geht also unter dessen Branding und, wo vereinbart, über dessen Kanäle heraus. Ihr Büro unterschreibt das Begleitschreiben, nicht die Rechnung.

Die Forderungen bleiben beim Kunden: Zahlungen landen auf dessen Konto, und Sie führen die Offene-Posten-Liste je Mandat. Altert eine Rechnung, schlagen Sie die Eskalation vor — Zahlungserinnerung, Mahnung, schliesslich Betreibung — doch die Entscheidung über die Einleitung trifft der Kunde.

Ihre eigenen Pflichten: Belege, Geheimhaltung und Aufsicht

Die Belege werden je Mandat geführt. Buchhaltungsunterlagen und Belege sind während zehn Jahren aufzubewahren, beginnend am Ende des Geschäftsjahres (Art. 958f OR) — bewahren Sie sie je Kunde getrennt und jederzeit abrufbar auf.

Finanzdaten von Kunden sind schützenswerte Personendaten. Das revidierte Datenschutzgesetz erwartet angemessene technische und organisatorische Massnahmen (EDÖB zum neuen DSG): Zugriff je Mandat, geringstmögliche Rechte und die Kenntnis, wo Ihre Werkzeuge ihre Daten hosten.

Darüber liegen die Berufsstandards: Viele Treuhandfirmen schliessen sich einer von der FINMA anerkannten Selbstregulierungsorganisation an, die ihren Mitgliedern eigene Verhaltens- und Geheimhaltungsregeln auferlegt.

Sind diese Regeln gesetzt, ist das Werkzeug der einfache Teil: facturio führt Kontakte, MWST-Einstellungen, Nummernkreise und QR-Rechnungen je Kunde — so verlässt jede Rechnung das Büro eindeutig einem Mandat zugeordnet.