Facturer pour plusieurs clients : comment une fiduciaire garde chaque mandat en ordre

Une fiduciaire facture rarement en son seul nom. Le cœur du métier, c'est le mandat : vous établissez et envoyez les factures de dizaines de sociétés clientes, en leur nom et sous leur IDE. Facturer pour plusieurs clients est une discipline à part — qui facture, selon quel régime de TVA, dans quel cercle de numérotation, et qui conserve les pièces.

Le mandat, base juridique de chaque facture

Tout mandat repose sur le contrat d'entreprise. Selon l'art. 394 CO, l'entreprise est un contrat par lequel l'entrepreneur s'oblige à gérer certaines affaires conformément à ses termes (art. 394 CO, fedlex). Le client reste l'émetteur de la facture ; votre étude agit pour lui.

Facturer au nom du client relève du mandat ordinaire : il comprend l'autorisation d'accomplir les opérations nécessaires à son exécution, comme le rappelle l'article 396 CO. Fixez néanmoins les détails dans une lettre de mission : qui émet, qui envoie, qui relance.

La diligence a un prix juridique. L'entrepreneur répond envers le commettant de l'exécution soignée et fidèle de l'affaire confiée, dit l'article 398 CO. Un mauvais taux de TVA sur une facture client est votre erreur, pas la sienne.

En pratique, aucune facture ne quitte l'étude avant que le mandat signé et une procuration en cours de validité ne soient au dossier. Vérifiez les deux chaque année ; mandats et règles de signature évoluent.

Ce qu'il vous faut par client avant la première facture

Commencez par l'identité : la raison sociale exacte telle qu'inscrite, le siège et l'IDE. Ne les recopiez pas d'un vieux papier à en-tête — cherchez le client dans le registre officiel des IDE.

Ensuite le profil TVA. L'assujettissement suit chaque client séparément : l'un reste exonéré sous le seuil de chiffre d'affaires de 100 000 francs, d'autres appliquent le taux normal ou réduit, quelques-uns le taux forfaitaire (AFC, assujettissement à la TVA). Le régime appartient au client — l'appliquer correctement, c'est votre travail.

La numérotation court par personne juridique. Chaque mandat tient son propre cercle de numérotation, en reprenant exactement là où le prédécesseur s'est arrêté — sans trous ni chevauchements. Les réviseurs du client poseront la question.

Enfin le rail des paiements : IBAN ou QR-IBAN du client, délais, langue de facture et utilisation d'eBill. La section paiement de la QR-facture porte le compte du client, jamais le vôtre (SIX, standard QR-facture).

La tournée mensuelle : facturer un portefeuille sans rien mélanger

Organisez par mandat, non par date calendaire. Chaque client a un cycle de facturation fixe avec une date de coupure définie, et vous bouclez un mandat en entier — rédiger, vérifier, envoyer, classer — avant de passer au suivant.

Contrôlez chaque projet de facture contre les données maîtres du client : nom et IDE du registre, traitement TVA correct, numéro suivant dans le cercle, compte du client sur la QR-facture. Soumettez la première facture de chaque nouveau mandat à une double vérification.

L'envoi suit aussi le mandat : le document appartient au client, il part donc sous sa marque et, le cas échéant, par ses canaux. Votre étude signe la lettre d'accompagnement, pas la facture.

Les créances restent chez le client : les paiements tombent sur son compte et vous tenez la liste des postes ouverts par mandat. Quand une facture vieillit, vous proposez l'escalade — rappel amiable, rappel de paiement, poursuite finalement — mais la décision d'agir appartient au client.

Vos propres obligations : pièces, secret et surveillance

Les pièces se conservent par mandat. Les écritures comptables et les justificatifs doivent être conservés dix ans, à compter de la clôture de l'exercice (art. 958f CO) — tenez-les séparés par client et consultables à tout moment.

Les données financières des clients sont des données personnelles sensibles. La nouvelle loi sur la protection des données attend des mesures techniques et organisationnelles appropriées (le PFPDT sur la nouvelle LPrD) : accès par mandat, moindres privilèges et connaissance de l'hébergement de vos outils.

Les standards professionnels s'ajoutent : beaucoup de fiduciaires rejoignent une organisation d'autorégulation reconnue par la FINMA, qui impose à ses membres ses propres règles de conduite et de secret.

Une fois ces règles posées, l'outil est la partie simple : facturio gère contacts, paramètres TVA, numérotation et QR-factures par client, pour que chaque facture quitte l'étude attribuée à un seul mandat.