Software di fatturazione per fiduciari: come gestire le fatture di molti clienti

Uno studio fiduciario fattura raramente solo a proprio nome. Il cuore del mestiere è il mandato: invii le fatture di decine di società clienti, a loro nome e sotto il loro UID. Un software pensato per una sola azienda trova presto i suoi limiti.

Cosa rende diversa la fatturazione fiduciaria

Parti dal nome sul documento. Nel mandato fattura il cliente e il tuo studio opera: ogni fattura porta logo, indirizzo e UID del cliente, e il denaro arriva sul suo conto. Il software deve separare l'emittente dall'operatore.

Poi viene la varietà. Un portafoglio comprende ditte individuali, Sàrl e associazioni, ognuna con il proprio numero progressivo, i propri termini di pagamento e la propria lingua. L'assunto «un'entità per accesso» è quello che si rompe.

L'IVA è il taglio più affilato. Un cliente resta esente sotto la soglia di fatturato di 100 000 CHF.l'Amministrazione federale delle contribuzioni sull'assoggettamento Il successivo applica l'aliquota normale dell'8,1% e quella ridotta del 2,6%.l'AFC sulle aliquote IVA svizzere Un terzo lavora con il metodo dei tassi forfettari (Saldosteuersatz). Il regime appartiene al cliente, non al tuo accesso.

Ogni fattura finisce con la fattura QR, in circolazione dal giugno 2020, che dal 1° ottobre 2022 ha sostituito definitivamente le vecchie bollettine di pagamento. Il suo QR code svizzero contiene tutte le informazioni necessarie al pagamento.SIX sullo standard fattura QR Il software deve costruirlo sul QR-IBAN di ogni cliente, mai sul tuo.

Le funzioni multi-cliente che contano

Prima i modelli: un layout base, con logo, formulazioni e piè di pagina come personalizzazioni per ogni cliente. Redigi una volta, rendi nell'identità del cliente — la differenza tra un sistema di fatturazione e una stampa in serie.

La numerazione esige un progressivo indipendente per cliente, che continui ciò che erediti. Prendi un mandato alla fattura 2417 e la successiva è 2418: nessun buco, nessuna ripartenza, nessuna spiegazione quando il revisore campiona la serie.

La fatturazione ricorrente restituisce le ore: parcelle, affitti e abbonamenti partono ogni mese per tutto il portafoglio in un unico batch — nella valuta, lingua e regime IVA giusti, ognuno con la sua fattura QR corretta.

Anche il sollecito deve funzionare a nome del cliente. I promemoria salgono di tono secondo la scelta di ogni cliente, le partite aperte restano tracciate per mandato, e un sollecito ricevuto dal cliente finale non menziona mai il tuo studio.

La conformità che viaggia con il mandato

L'archiviazione è il punto pesante: libri, registrazioni e giustificativi si conservano dieci anni secondo l'art. 958f del Codice delle obbligazioni, con la GeBüV che disciplina la conservazione elettronica.il Portale PMI sulla contabilità elettronica I documenti di ogni cliente devono restare recuperabili separatamente — e sopravvivere a qualunque rapporto di software.

Il tuo studio è anche intermediario finanziario: ai sensi della legge antiriciclaggio deve essere affiliato a un'organizzazione di autoregolamentazione riconosciuta dalla FINMA,la FINMA sulle organizzazioni di autoregolamentazione e i documenti d'identificazione dei clienti che fondano questo dovere appartengono allo stesso sistema delle fatture.

Un audit trail si ripaga quando più collaboratori condividono gli stessi mandati: chi ha creato, modificato, inviato o annullato quale documento, e quando. Quando l'AFC controlla un cliente, è esattamente quella traccia che vuole vedere.

La protezione dei dati completa il quadro. La LPD rivista è in vigore dal 1° settembre 2023,l'IFPDT sulla nuova LPD e il database di un fiduciario contiene la vita finanziaria di intere aziende. Accessi basati sui ruoli e log puliti sono uno standard professionale, non un extra.

Scegliere e distribuire il software

Fai la preselezione in base al portafoglio, non alla demo: regimi IVA per cliente, output di fattura QR, numeri progressivi, ruoli, archiviazione ed export verso la tua contabilità decidono il risultato. Poi testa il finalista su due mandati reali: una piccola impresa esente, uno con aliquote miste.

Il prezzo merita un foglio di calcolo. I fornitori addebitano per utente, per mandato o per entità, e uno strumento economico con cinque clienti può costare caro con cinquanta. Simula la crescita del portafoglio prima di impegnarti.

Migra nella stagione tranquilla: importa prima le anagrafiche clienti e le partite aperte, continua ogni numero progressivo dove si era fermato il predecessore, poi fai girare un mese in parallelo. I clienti devono notare solo che la fattura QR si scansiona.

facturio è nato per freelance, PMI e fiduciari svizzeri: ogni fattura genera una fattura QR conforme a SIX, contatti e prodotti sono gestiti in un unico posto e i promemoria di pagamento partono automaticamente — la base che uno studio fiduciario deve avere prima di crescere.