Logiciel de facturation pour fiduciaires : comment gérer les factures de nombreux clients ?

Une étude fiduciaire émet rarement des factures en son seul nom. Le cœur du métier, c'est le mandat : vous envoyez les factures de dizaines de sociétés clientes, en leur nom et sous leur IDE. Un logiciel conçu pour une seule entreprise atteint vite ses limites.

Ce qui distingue la facturation fiduciaire

Commencez par le nom sur le document. Dans un mandat, c'est le client qui facture et votre étude qui opère : chaque facture porte le logo, l'adresse et l'IDE du client, et l'argent arrive sur son compte. Le logiciel doit séparer l'émetteur de l'opérateur.

Vient ensuite la variété. Un portefeuille réunit entreprises individuelles, Sàrl et associations, chacune avec son propre cercle de numérotation, ses délais de paiement et sa langue de facture. L'hypothèse « une entité par connexion » est celle qui casse.

La TVA est le point le plus sensible. Un client reste exonéré sous le seuil de chiffre d'affaires de 100 000 CHF.l'AFC sur l'assujettissement à la TVA Le suivant applique le taux normal de 8,1 % et le taux réduit de 2,6 %.l'AFC sur les taux de TVA suisses Un troisième travaille avec la méthode du taux forfaitaire (Saldosteuersatz). Le régime appartient au client, pas à votre connexion.

Chaque facture se termine par une facture QR, en circulation depuis juin 2020, qui a définitivement remplacé les anciens bulletins de versement le 1er octobre 2022. Son code QR suisse contient toutes les informations nécessaires au paiement.SIX sur le standard facture QR Le logiciel doit le construire sur la QR-IBAN de chaque client, jamais sur la vôtre.

Les fonctions multi-clients qui comptent

Les modèles d'abord : une mise en page maître, avec logo, formulations et pied de page propres à chaque client en surcharge. Rédiger une fois, rendre dans l'identité du client — voilà la différence entre un système de facturation et un publipostage.

La numérotation exige un cercle indépendant par client, qui prolonge ce que vous héritez. Reprenez un mandat à la facture 2417, la suivante est 2418 : ni trous, ni redémarrage, ni explications quand l'auditeur échantillonne la série.

La facturation récurrente rend ses heures : honoraires fixes, loyers et abonnements partent chaque mois pour tout le portefeuille en une seule vague — dans la bonne devise, la bonne langue et le bon régime de TVA, chacun avec sa facture QR correcte.

Le recouvrement doit aussi fonctionner au nom du client. Les rappels montent en tonalité selon ce que chaque client choisit, les postes ouverts se suivent par mandat, et un rappel reçu par le client final ne mentionne jamais votre étude.

La conformité qui accompagne le mandat

La conservation est le point lourd : livres, pièces et documents se conservent dix ans selon l'art. 958f du Code des obligations, la GeBüV régissant le stockage électronique.le Portail PME sur la comptabilité électronique Les documents de chaque client doivent rester récupérables séparément — et survivre à toute relation logicielle.

Votre étude est aussi un intermédiaire financier : au sens de la LBA, elle doit être affiliée à une organisation d'autorégulation reconnue par la FINMA,la FINMA sur les organisations d'autorégulation et les documents d'identification des clients qui fondent ce devoir appartiennent au même système que les factures.

Une piste d'audit paie son existence dès que plusieurs collaborateurs partagent les mêmes mandats : qui a créé, modifié, envoyé ou annulé quel document, et quand. Quand l'AFC contrôle un client, c'est exactement cette trace qu'elle veut voir.

La protection des données complète le tableau. La LPD révisée est en vigueur depuis le 1er septembre 2023,le PFPD sur la nouvelle LPD et la base de données d'un fiduciaire contient la vie financière d'entières entreprises. Accès par rôles et journaux propres sont un standard professionnel, pas un extra.

Choisir et déployer le logiciel

Faites la présélection selon le portefeuille, pas selon la démo : régimes de TVA par client, sortie de facture QR, cercles de numérotation, rôles, archivage et exports vers votre chaîne comptable décident. Testez ensuite le finaliste sur deux mandats réels : une petite entreprise exonérée, une autre aux taux mixtes.

Le prix mérite sa feuille de calcul. Les fournisseurs facturent par utilisateur, par mandat ou par entité, et un outil bon marché à cinq clients peut coûter cher à cinquante. Modélisez la croissance du portefeuille avant de vous engager.

Migrez en saison calme : importez d'abord les fiches clients et les postes ouverts, prolongez chaque série de numérotation là où le prédécesseur s'est arrêté, puis faites tourner un mois en parallèle. Les clients ne doivent remarquer qu'une chose : la facture QR se scanne.

facturio a été conçu pour les indépendants, PME et fiduciaires suisses : chaque facture génère une facture QR conforme à SIX, contacts et produits sont gérés au même endroit et les rappels de paiement partent automatiquement — la base qu'une étude fiduciaire doit avoir avant de grandir.