Rechnungssoftware für Treuhänder: Wie verwalten Sie die Rechnungen vieler Mandanten?

Ein Treuhandbüro stellt Rechnungen selten nur im eigenen Namen aus. Kern des Geschäfts ist das Mandat: Sie erstellen und versenden die Rechnungen Dutzender Kundenfirmen — in deren Namen und unter deren UID. Software, die für ein einzelnes Unternehmen gebaut wurde, stösst hier schnell an ihre Grenzen.

Was die Fakturierung im Treuhandmandat anders macht

Beginnen Sie mit dem Namen auf dem Dokument. Im Mandat stellt der Kunde die Rechnung, Ihr Büro operiert: Jede Rechnung trägt Logo, Adresse und UID des Kunden, und das Geld fliesst auf dessen Konto. Die Software muss Aussteller und Betreiber trennen.

Dann kommt die Vielfalt. Ein Portfolio umfasst Einzelunternehmen, GmbHs und Vereine, jeder mit eigenem Nummernkreis, eigenen Zahlungsfristen und eigener Rechnungssprache. Die Annahme «eine Rechtsperson pro Login» ist es, die hier bricht.

Die MWST ist die schärfste Kante. Ein Kunde bleibt unter der Umsatzschwelle von CHF 100'000 von der Steuerpflicht befreit.ESTV zur Steuerpflicht nach MWSTG Der nächste berechnet den Normalsatz von 8,1 % und den reduzierten Satz von 2,6 %.ESTV zu den MWST-Sätzen Ein dritter arbeitet mit dem Saldosteuersatz. Das Schema gehört zum Kunden, nicht zum Login.

Jede Rechnung endet mit der QR-Rechnung, die seit Juni 2020 im Umlauf ist und die alten Einzahlungsscheine am 1. Oktober 2022 endgültig ersetzt hat. Der Schweizer QR-Code enthält alle für die Zahlung nötigen Informationen.SIX zum Standard QR-Rechnung Die Software muss ihn auf der QR-IBAN jedes Kunden aufbauen, nie auf Ihrer.

Die Mehrmandanten-Funktionen, die zählen

Vorlagen zuerst: ein Masterlayout, ergänzt um Logo, Formulierungen und Fusszeile je Kunde. Einmal erfassen, in der Identität des Kunden ausgeben — der Unterschied zwischen einem Fakturierungssystem und einem Serienbrief.

Die Nummerierung braucht einen unabhängigen Kreis je Mandat, der das Erbe fortsetzt. Übernehmen Sie ein Mandat bei Rechnung 2417, folgt 2418: keine Lücken, kein Neustart, keine Erklärungen, wenn der Prüfer die Sequenz mustert.

Wiederkehrende Rechnungen geben die Stunden zurück: Pauschalen, Mieten und Abos laufen monatlich für das ganze Portfolio in einem Batch — in der richtigen Währung, Sprache und MWST-Behandlung, jeweils mit korrekter QR-Rechnung.

Auch das Mahnwesen muss im Namen des Kunden funktionieren. Mahnungen eskalieren im Ton, den jeder Kunde wählt, offene Posten bleiben je Mandat verfolgt, und eine Mahnung an den Endkunden erwähnt Ihr Büro nie.

Compliance, die mit dem Mandat reist

Die Archivierung ist der Schwergewichtsteil: Bücher, Belege und Geschäftsunterlagen sind nach Art. 958f OR zehn Jahre aufzubewahren, die GeBüV regelt die elektronische Aufbewahrung.KMU-Portal zur elektronischen Buchführung Die Dokumente jedes Kunden müssen separat abrufbar bleiben — und jede Softwarebeziehung überdauern.

Ihr Büro ist zudem Finanzintermediär: nach dem Geldwäschereigesetz muss es einer FINMA-anerkannten Selbstregulierungsorganisation angeschlossen sein,FINMA zu den Selbstregulierungsorganisationen und die dahinterstehenden Identifikationsunterlagen der Kunden gehören ins gleiche System wie die Rechnungen.

Eine Prüfspur zahlt sich aus, sobald mehrere Mitarbeitende dieselben Mandate bearbeiten: wer welches Dokument wann erstellt, geändert, versendet oder storniert hat. Prüft die ESTV einen Kunden, ist genau diese Spur gefragt.

Der Datenschutz rundet ab. Das revidierte DSG ist seit 1. September 2023 in Kraft,EDÖB zum neuen DSG und die Datenbank eines Treuhänders birgt das Finanzleben ganzer Firmen. Rollenbasierte Zugriffe und saubere Protokolle sind professioneller Standard, kein Extra.

Auswahl und Einführung der Software

Stellen Sie die Kurzliste nach dem Portfolio auf, nicht nach der Demo: MWST-Schemata je Kunde, QR-Rechnungsausgabe, Nummernkreise, Rollen, Archivierung und Buchhaltungsexporte entscheiden. Testen Sie den Finalisten mit zwei echten Mandaten: einem befreiten Kleinstunternehmen, einem mit gemischten Sätzen.

Der Preis verdient ein eigenes Spreadsheet. Anbieter rechnen pro Benutzer, pro Mandat oder pro Rechtsperson, und was bei fünf Kunden günstig ist, wirkt bei fünfzig schnell teuer. Rechnen Sie das Wachstum des Portfolios durch, bevor Sie sich binden.

Migrieren Sie in der ruhigen Saison: zuerst Kundenstämme und offene Posten importieren, jeden Nummernkreis dort fortsetzen, wo der Vorgänger aufgehört hat, dann einen Monat parallel laufen lassen. Die Kunden sollen nur bemerken, dass die QR-Rechnung scannt.

facturio wurde für Schweizer Freelancer, KMU und Treuhänder gebaut: Jede Rechnung erzeugt eine SIX-konforme QR-Rechnung, Kontakte und Produkte werden an einem Ort verwaltet, und Zahlungserinnerungen laufen automatisch — die Basis, die ein Treuhandbüro braucht, bevor es skaliert.