Acconti e anticipi: come fatturarli (e quando scatta l'IVA)

I progetti più grandi iniziano spesso con un acconto — un Akonto — pagato prima dell'inizio dei lavori. Ti protegge da un cliente che sparisce e copre materiali e tempo che impegni in anticipo. Ma fatturare un anticipo ha le sue regole in Svizzera, soprattutto quando entra in gioco l'IVA.

Quando chiedere un acconto (e quanto)

Un acconto ha senso ogni volta che impegni tempo o denaro reale prima di essere pagato. Lavori su misura, materiali da acquistare o un nuovo cliente senza storico di pagamenti sono i casi classici.

Gli importi tipici vanno dal 30 al 50 percento per i progetti più grandi, a volte il 100 percento per lavori brevi e ricchi di materiali. Non c'è una regola legale — l'importo è una decisione commerciale che concordi con il cliente.

Indica l'acconto nell'offerta e nella conferma d'ordine: importo, percentuale e scadenza. Un acconto concordato per iscritto è un motivo di contestazione in meno.

Con un nuovo cliente, l'acconto è anche un semplice controllo di solvibilità. Chi rifiuta un anticipo ragionevole potrebbe avere difficoltà anche a pagare la fattura finale.

Come fatturare correttamente un acconto

Fattura l'acconto come una normale fattura numerata in sequenza. Etichettala chiaramente — «Acconto 50%» o «1a fattura di acconto» nell'oggetto — e indica il numero di progetto o d'ordine.

La fattura deve riportare gli stessi campi di ogni altra: i tuoi dati, il cliente, la data, un numero progressivo, l'importo e l'aliquota IVA se sei registrato.

Dà all'acconto una sua scadenza di pagamento e una QR-fattura, così il cliente può pagare con una semplice scansione. Ogni fattura di acconto riceve un proprio riferimento, distinto dalla fattura finale.

Non nascondere mai un acconto dentro la fattura finale a posteriori. Una fattura di acconto separata e chiaramente etichettata mantiene la contabilità pulita e la traccia di audit facile da seguire.

L'IVA sugli acconti

Con il metodo ordinario della controprestazione convenuta (vereinbartes Entgelt), l'IVA diventa esigibile quando la fattura viene emessa o il pagamento viene ricevuto — a seconda di cosa accade prima. Un acconto fa quindi scattare l'IVA sulla cifra d'affari nel periodo in cui lo fatturi o lo incassi.

Questo significa che dichiari l'acconto nel rendiconto IVA di quel trimestre, anche se la prestazione non è ancora stata fornita. L'anticipo conta come controprestazione imponibile a sé stante.

Se contabilizzi secondo la controprestazione ricevuta (vereinnahmtes Entgelt), l'esigibilità nasce solo quando il denaro arriva davvero sul tuo conto. La fattura da sola non la fa nascere.

Indica aliquota e importo IVA sulla fattura di acconto esattamente come su una fattura finale. Il tuo cliente ne ha bisogno per recuperare la propria imposta precedente (Vorsteuer).

La fattura finale e la compensazione dell'acconto

Quando la prestazione è consegnata, emetti una fattura finale per l'importo totale, poi deduci l'acconto su una riga a parte — «acconto dedotto» — indicando quanto è già stato pagato, IVA inclusa.

Calcola l'IVA solo sul saldo rimanente. La riga di deduzione riduce netto e lordo, così il cliente paga la differenza invece del prezzo pieno due volte.

Tieni visibile la traccia: la fattura finale deve citare il numero della fattura di acconto, così chiunque può vedere come i due documenti si corrispondono.

Se il progetto viene annullato, rimborsa l'acconto ed emetti una nota di credito (Gutschrift) per correggere l'IVA già dichiarata — esattamente come per qualsiasi altra vendita annullata.