Acomptes et avances : comment les facturer (et quand la TVA s'applique)

Les projets importants commencent souvent par un acompte — un Akonto — versé avant le début des travaux. Il vous protège contre un client qui disparaît et couvre le matériel et le temps que vous engagez à l'avance. Mais facturer un acompte obéit à ses propres règles en Suisse, surtout dès que la TVA entre en jeu.

Quand demander un acompte (et à quelle hauteur)

Un acompte est judicieux dès que vous engagez du temps ou de l'argent avant d'être payé. Un travail sur mesure, du matériel à acheter, ou un nouveau client sans historique de paiement sont les cas classiques.

Les montants courants vont de 30 à 50 % pour les grands projets, parfois 100 % pour les missions courtes et gourmandes en matériel. Il n'existe pas de règle légale — le montant est une décision commerciale que vous convenez avec le client.

Inscrivez l'acompte dans votre offre et votre confirmation de commande : le montant, le pourcentage et l'échéance. Un acompte convenu par écrit est un motif de litige en moins.

Pour un nouveau client, l'acompte est aussi une simple vérification de solvabilité. Un client qui refuse une avance raisonnable aura peut-être aussi du mal à régler la facture finale.

Comment facturer correctement un acompte

Facturez l'acompte comme une facture normale, dûment numérotée. Libellez-la clairement — « Acompte 50 % » ou « 1re facture d'acompte » dans l'objet — et mentionnez le numéro de projet ou de commande.

La facture doit porter les mêmes mentions que toute autre : vos coordonnées, le client, la date, un numéro séquentiel, le montant et le taux de TVA si vous êtes assujetti.

Accordez à l'acompte sa propre échéance de paiement et une facture QR afin que le client puisse payer par simple scan. Chaque facture d'avance reçoit sa propre référence, distincte de la facture finale.

Ne cachez jamais un acompte dans la facture finale après coup. Une facture d'acompte séparée et clairement libellée garde votre comptabilité propre et la piste d'audit facile à suivre.

La TVA sur les acomptes

Selon la méthode ordinaire de la contre-prestation convenue (vereinbartes Entgelt), la TVA devient exigible dès l'émission de la facture ou l'encaissement du paiement — selon la première éventualité. Un acompte déclenche donc la TVA sur le chiffre d'affaires dans la période où vous le facturez ou l'encaissez.

Cela signifie que vous déclarez l'acompte dans le décompte de TVA de ce trimestre, même si la prestation n'est pas encore fournie. L'avance compte comme une contre-prestation imposable à part entière.

Si vous comptabilisez selon la contre-prestation reçue (vereinnahmtes Entgelt), l'exigibilité naît seulement lorsque l'argent arrive réellement sur votre compte. La facture seule ne la crée pas.

Indiquez le taux et le montant de TVA sur la facture d'acompte exactement comme sur une facture finale. Votre client en a besoin pour récupérer sa propre TVA en amont (Vorsteuer).

La facture finale et l'imputation de l'acompte

Une fois la prestation livrée, établissez une facture finale pour le montant total, puis déduisez l'acompte sur une ligne distincte — « acompte déduit » — en indiquant ce qui a déjà été payé, TVA comprise.

Ne calculez la TVA que sur le solde restant. La ligne de déduction réduit le net et le brut, de sorte que le client paie la différence plutôt que le prix total deux fois.

Gardez la piste visible : la facture finale doit mentionner le numéro de la facture d'acompte, afin que chacun puisse voir comment les deux documents se correspondent.

Si le projet est annulé, remboursez l'acompte et émettez une note de crédit (Gutschrift) pour corriger la TVA déjà déclarée — exactement comme pour toute autre vente annulée.