Anzahlungen und Vorauszahlungen: So stellst du sie richtig in Rechnung (und wann die MWST fällig wird)

Grössere Projekte beginnen oft mit einer Anzahlung — einem Akonto —, die vor Arbeitsbeginn bezahlt wird. Sie schützt dich vor einem Kunden, der verschwindet, und deckt Material und Zeit, die du im Voraus aufwendest. Doch die Anzahlung in Rechnung zu stellen, hat in der Schweiz eigene Regeln — besonders, sobald die MWST ins Spiel kommt.

Wann du eine Anzahlung verlangen solltest (und wie viel)

Eine Anzahlung ist sinnvoll, wenn du echte Zeit oder echtes Geld einsetzt, bevor du bezahlt wirst. Sonderanfertigungen, Material, das du kaufen musst, oder ein neuer Kunde ohne Zahlungshistorie sind die klassischen Fälle.

Übliche Beträge liegen zwischen 30 und 50 Prozent bei grösseren Projekten, manchmal 100 Prozent bei kurzen, materialintensiven Aufträgen. Eine gesetzliche Regel gibt es nicht — der Betrag ist eine kaufmännische Entscheidung, die du mit dem Kunden vereinbarst.

Halte die Anzahlung in Offerte und Auftragsbestätigung fest: Betrag, Prozentsatz und Fälligkeit. Eine schriftlich vereinbarte Anzahlung ist ein Streitpunkt weniger für später.

Bei einem neuen Kunden ist die Anzahlung zugleich ein einfacher Bonitätscheck. Wer sich gegen eine vernünftige Vorauszahlung sträubt, wird möglicherweise auch die Schlussrechnung nur schwer bezahlen.

So stellst du eine Anzahlung richtig in Rechnung

Stell die Anzahlung als normale, fortlaufend nummerierte Rechnung. Kennzeichne sie klar — «Anzahlung 50 %» oder «1. Akonto-Rechnung» im Betreff — und nimm Bezug auf die Projekt- oder Bestellnummer.

Die Rechnung muss dieselben Angaben tragen wie jede andere: deine Angaben, der Kunde, das Datum, eine laufende Nummer, der Betrag und der MWST-Satz, falls du registriert bist.

Gib der Anzahlung ihre eigene Zahlungsfrist und eine QR-Rechnung, damit der Kunde per Scan bezahlen kann. Jede Akonto-Rechnung bekommt ihre eigene Referenz, getrennt von der Schlussrechnung.

Verstecke eine Anzahlung nie nachträglich in der Schlussrechnung. Eine separate, klar gekennzeichnete Akonto-Rechnung hält deine Bücher sauber und den Prüfpfad nachvollziehbar.

MWST auf Anzahlungen

Nach der ordentlichen Methode auf vereinbartem Entgelt (vereinbartes Entgelt) wird die MWST fällig, wenn die Rechnung ausgestellt oder die Zahlung vereinnahmt wird — je nachdem, was zuerst eintritt. Eine Anzahlung löst damit im Zeitraum ihrer Fakturierung oder ihres Eingangs Umsatzsteuer aus.

Das heisst: Du deklarierst die Anzahlung in der MWST-Abrechnung dieses Quartals, obwohl die Leistung noch nicht erbracht ist. Die Vorauszahlung gilt als eigenständiges steuerbares Entgelt.

Rechnest du auf vereinnahmtem Entgelt (vereinnahmtes Entgelt) ab, entsteht die Steuer erst, wenn das Geld tatsächlich auf deinem Konto ist. Die Rechnung allein löst sie nicht aus.

Weise MWST-Satz und -Betrag auf der Anzahlungsrechnung genauso aus wie auf einer Schlussrechnung. Dein Kunde braucht sie, um seine eigene Vorsteuer geltend zu machen.

Die Schlussrechnung und die Verrechnung der Anzahlung

Ist die Arbeit geliefert, stellst du eine Schlussrechnung über den Gesamtbetrag und ziehst die Anzahlung als eigene Zeile ab — «abzüglich Anzahlung» — mit dem bereits bezahlten Betrag inklusive MWST.

Berechne die MWST nur auf dem Restbetrag. Die Abzugszeile mindert Netto und Brutto, sodass der Kunde die Differenz zahlt statt den vollen Preis doppelt.

Halte den Bezug sichtbar: Die Schlussrechnung sollte die Nummer der Anzahlungsrechnung nennen, damit jeder nachvollziehen kann, wie die beiden Dokumente zusammengehören.

Wird das Projekt storniert, erstatte die Anzahlung und stelle eine Gutschrift aus, um die bereits deklarierte MWST zu korrigieren — genau wie bei jeder anderen rückgängig gemachten Leistung.