Schweizer Rechnungsanforderungen: Die 10 Pflichtfelder (2026)

Eine korrekte Schweizer Rechnung ist zwei Dinge zugleich: ein rechtssicheres Dokument und ein Zahlungsschein, den Ihr Kunde tatsächlich bezahlen kann. Seit dem 1. Oktober 2022 muss jede Rechnung mit Zahlungsverbindung eine QR-Rechnung tragen statt der alten orangenen und roten Einzahlungsscheine. Beide richtig und Sie werden schneller bezahlt.

Die 10 Pflichtfelder

Gemäss dem Obligationenrecht (Art. 954a CO) enthält eine ordentliche Rechnung eine kurze, aber spezifische Liste von Informationen. Die Kernfelder sind dieselben, egal ob Sie als Freelancer oder als registriertes Unternehmen fakturieren.

1. Ihr Name und Ihre Adresse — genau so registriert, wenn Sie im Handelsregister eingetragen sind. Betreiben Sie als Einzelfirma, nutzen Sie Ihren persönlichen Namen und Ihre Wohnadresse. Die Details müssen exakt zur Eintragung passen — jede Diskrepanz kann bei einer Prüfung Fragen aufwerfen.
2. Name und Adresse des Kunden — eine fehlende oder falsche Adresse verzögert die Zahlung und erschwert das Buchhaltung. Seit der QR-Rechnung v2.3 (21.–22. November 2025) muss die Adresse strukturiert sein: Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort und Land in separaten Feldern. Kombinierte Freitextzeilen werden von Banken nicht mehr zuverlässig erkannt.
3. Rechnungsdatum — verankert das Dokument in der Zeit. Zusammen mit Ihrer Zahlungsfrist teilt es dem Kunden mit, wann die Pflicht entstanden ist und wann die Zahlungsfrist beginnt. Schweizer Recht schreibt keine Zahlungsfrist vor — in der Praxis hat sich 30 Tage als Standard etabliert. Nennen Sie die Frist ausdrücklich auf jeder Rechnung, beispielsweise «Zahlung binnen 30 Tagen».
4. Leistungsdatum oder Leistungszeitraum — wann die Arbeit erbracht wurde. Unterscheiden Sie klar zwischen dem Rechnungsdatum und dem Leistungsdatum.
5. Fortlaufende Rechnungsnummer — eine einzigartige, fortlaufende Nummer ist eine Buchhaltungspflicht, keine gute Praxis. Sie hält Ihre Akten prüfbar und macht es möglich, eine einzelne Rechnung im Streitfall nachzuvollziehen. Wiederholen Sie keine Nummer und überspringen Sie keine. Viele Freelancer beginnen bei 1001 oder nutzen das Jahr als Präfix (2026-001, 2026-002 usw.).
6. Beschreibung der Leistung — eine klare Beschreibung der Leistung und des anfallenden Betrags. Seien Sie spezifisch: statt «Beratungsdienstleistungen» schreiben Sie «3 Stunden IT-Beratung — Systemarchitektur-Review».
7. Betrag — der Betrag in der Währung der Rechnung. Für die meisten Schweizer Unternehmen ist dies CHF. Wenn Sie in EUR fakturieren (seit Februar 2026 steht nur ein normaler IBAN mit Gläubigerreferenz zur Verfügung — kein QR-IBAN für EUR-Rechnungen), geben Sie den Betrag eindeutig in Euro an.
8. MWST-Angaben (sofern registriert) — wenn Sie der MWST unterliegen (Jahresumsatz über CHF 100'000), zeigen Sie Ihre MWST-Nummer (UID mit MWST-Zusatz), den anwendbaren Satz und den Steuerbetrag — getrennt oder mit einem Hinweis wie «inkl. 8,1% MWST». Die drei Schweizer MWST-Sätze sind 8,1 % (Normal), 2,6 % (reduziert) und 3,8 % (Sonder für Beherbergung). Den falschen Satz zu verwenden, ist ein häufiger und kostspieliger Fehler.
9. QR-Rechnung-Zahlungsteil — seit dem 1. Oktober 2022 müssen Rechnungen mit schweizerischem Zahlungsanschluss eine QR-Rechnung tragen. Der QR-Code enthält die Zahlungsdaten, der sichtbare Teil wiederholt sie im Klartext darunter. Pflichtfelder: IBAN oder QR-IBAN, Name und Adresse des Zahlungspflichtigen (strukturiert), Währung, Betrag, Referenz.
10. Zahlungsbedingungen — Schweizer Recht schreibt keine Zahlungsfrist vor. In der Praxis hat sich 30 Tage als Standard etabliert — er ist kurz genug, um den Cashflow gesund zu halten, und lang genug, um dem Kunden fair zu sein. Nennen Sie die Frist ausdrücklich auf jeder Rechnung. Für private Kunden oder kleinere Beträge sind kürzere Fristen von 10 bis 14 Tagen üblich und völlig akzeptabel. Für langjährige Geschäftsbeziehungen extendieren manche Unternehmen auf 60 Tage — aber nur bewusst, niemals versehentlich.

Bevor Sie eine Rechnung versenden, gehen Sie diese kurze Checkliste durch: [Name und Adresse von Aussteller und Kunde ✔, Rechnungsdatum und Leistungszeitraum ✔, fortlaufende Rechnungsnummer ✔, Leistungsbeschreibung und Betrag ✔, MWST-Angaben (sofern registriert) ✔, QR-Rechnung mit korrekter IBAN, Betrag und Referenz ✔, Zahlungsfrist (z.B. 30 Tage) ✔]. Die Angaben von Aussteller und Kunde sind der häufigste Fehlerort — prüfen Sie, dass beide vollständig und korrekt geschrieben sind.