Sammelrechnung in der Schweiz: Eine Rechnung, viele Leistungen

Zwölf Wartungsbesuche, eine Rechnung am Monatsende: Das ist eine Sammelrechnung, und nichts im MWSTG untersagt sie. Datumangabe, Buchhaltung und MWST-Takt entscheiden, ob sie eine Prüfung übersteht.

Was eine Sammelrechnung ist — und wann sie sich eignet

Eine Sammelrechnung bündelt mehrere Leistungen an denselben Kunden in einem einzigen Dokument. Art. 3 Bst. k MWSTG fasst den Rechnungsbegriff bewusst weit: Rechnung ist jedes Dokument, mit dem gegenüber einer Drittperson über das Entgelt für eine Leistung abgerechnet wird.Das Mehrwertsteuergesetz auf fedlex Keine Regel begrenzt die Zahl der Leistungen.

Art. 26 Abs. 1 MWSTG hält die Pflicht leicht: Ausstellen müssen Sie die Rechnung auf Verlangen, mit korrektem Inhalt. Ob pro Leistung, wöchentlich oder monatlich fakturiert wird, bleibt eine Geschäftsfrage Ihrer Bedingungen.

Sie passt zu laufenden Mandaten mit vielen kleinen, ähnlichen Leistungen: Wartungsbesuche, Support-Retainer, wiederkehrende Transporte. Grössere Einzelaufträge behalten ihre eigene Rechnung — klarer für Gewährleistung und Streitfall.

Welchen Rhythmus Sie wählen: Das Dokument darf nichts verschwimmen lassen. Es muss Leistungserbringer, Leistungsempfänger und Leistung eindeutig ausweisen und Art, Gegenstand und Umfang jeder Leistung listen. Eine Sammelrechnung fasst einzelne Leistungen zusammen — sie ist keine Pauschale.

Daten und Zeiträume: der Eintrag, der sie korrekt macht

Jede Leistung behält ihr eigenes Leistungsdatum; das MWSTG nimmt die Bündelung vorweg: Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung, sobald diese vom Rechnungsdatum abweicht.Art. 26 MWSTG auf fedlex

Die ESTV-Praxis in MWST-Info 16 spiegelt das Gesetz: Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung, soweit diese nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt.MWST-Info 16 der ESTV

Zwei Formen erfüllen das sauber: eine Zeitraumzeile über den Positionen — Leistungen vom 1. bis 31. Oktober — oder eine datierte Zeile je Leistung. Datierte Zeilen sind sicherer, wenn der Sammel über Monate und damit Steuerperioden reicht.

Mischsätze verlangen Sorgfalt: Enthält ein Dokument Leistungen zu 8,1 und zu 2,6 oder 3,8 Prozent, empfiehlt die ESTV die Gruppierung der Positionen nach Steuersätzen; jede Zeile weist Satz und Steuerbetrag aus.

Was die Bündelung mit Ihrem MWST-Takt macht

Art. 39 Abs. 1 MWSTG setzt den Standard: Abrechnung nach vereinbarten Entgelten, mindestens eine Steuerperiode lang verbindlich; die Vereinnahmungsbesteuerung braucht die Bewilligung der ESTV.

Auf dieser Basis entsteht die Steuerforderung mit der Rechnungsstellung: Zehn Oktoberleistungen auf einer Rechnung vom 3. November fallen in die November-Periode, denn die ESTV deklariert vereinbarte Entgelte in der Periode, in der die Leistungen in Rechnung gestellt worden sind.MWST-Info 16 der ESTV

Aufschub hat eine Grenze: Nie fakturierte Leistungen entkommen nicht; ihre Steuer fällt mit der Vereinnahmung des Entgelts, und ohne Rechnung deklariert die ESTV den Betrag zum Zeitpunkt der Zahlung.

Bei der Vereinnahmungsbesteuerung verliert das Rechnungsdatum seine Macht: Vorsteuer entsteht mit der Zahlung, die Steuerforderung mit der Vereinnahmung. Die Bündelung ändert an der Abrechnung dann nichts.

Buchhaltung, Kundenseite und ein brauchbarer Rhythmus

Die Buchhaltung darf die Ökonomie der Rechnung nicht kopieren: Geschäftsvorfälle sind zeitnah, das heisst zeitlich unmittelbar nach ihrer Verwirklichung, zu erfassen — nicht im monatlichen Sammel.MWST-Info 16 der ESTV

Die ESTV rät zudem, auf Sammelbuchungen zu verzichten. Halten Sie die Detailtiefe hinter den Totalen: ein Journal, eine Liste — jeder Betrag der Zusammenfassung bleibt auf eine Leistung, ein Datum und einen Satz zurückzuführen.

Sauber gemacht profitiert der Kunde: Seine Vorsteuer entsteht mit Empfang der Rechnung, ein korrektes Dokument erledigt einen Monat Abzüge. Und ein steuerpflichtiger Kunde, der nach Art. 26 Abs. 1 MWSTG eine Rechnung verlangt, erhält sie in korrekter Form.

Legen Sie den Rhythmus in Ihren Bedingungen fest — monatliche Sammelrechnung, Zeitraum genannt, Positionen datiert und nach Sätzen gruppiert — und überlassen Sie der Software die Disziplin: facturio verbucht jede Leistung am Tag ihrer Erbringung und rollt den Monat zu einer korrekten Sammelrechnung.