Rechnungen ohne MWST in der Schweiz: Wann Sie keine MWST verrechnen

Ohne Schweizer MWST zu fakturieren und MWST zu verrechnen, sind keine beliebig austauschbaren Entscheidungen. Ein Schweizer Unternehmen kann Rechnungen ohne MWST ausstellen, solange es von der Steuerpflicht befreit ist. Entscheidend sind jedoch Umsatz, Registrierungsstatus und Art der jeweiligen Leistung.

Wann Sie ohne MWST fakturieren dürfen

Für die meisten Unternehmen mit Sitz in der Schweiz richtet sich die Schwelle von CHF 100’000 nach dem weltweiten Umsatz aus Leistungen, die nicht von der Steuer ausgenommen sind, ohne dass ein Vorsteuerabzug möglich wäre. Bleibt der massgebende Umsatz unter der Schwelle, sind Sie grundsätzlich von der MWST-Pflicht befreit, sofern Sie sich nicht freiwillig anmelden.

Massgebend ist der Umsatz, nicht der Gewinn, der Kontostand oder nur der Verkauf an Schweizer Kunden. Auch qualifizierende Leistungen im Ausland können mitzählen; mehrere Tätigkeiten desselben Unternehmens werden zusammen betrachtet. Für bestimmte Organisationen und Geschäftssituationen gelten Sonderregeln. Prüfen Sie deshalb Ihren Fall, statt sich auf eine einfache Jahresumsatzzahl zu verlassen.

Eine freiwillige Anmeldung kann sinnvoll sein, wenn bei Ihren Geschäftskosten viel MWST anfällt oder Sie hauptsächlich an MWST-pflichtige Unternehmen liefern. Sie bringt aber auch Pflichten mit sich: Sie verrechnen die MWST, wo erforderlich, reichen Abrechnungen ein und bewahren Belege auf. Vergleichen Sie den erwarteten Vorsteuerabzug mit dem Zusatzaufwand und den Auswirkungen auf Ihre Preise.

Verwechseln Sie diese Befreiung für kleine Unternehmen nicht mit einer gesetzlich ausgenommenen, zum Nullsatz besteuerten oder ausserhalb des Schweizer Leistungsorts liegenden Leistung. Diese Kategorien haben unterschiedliche Folgen, besonders für den Vorsteuerabzug und den Rechnungstext. Die Übersicht der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) erläutert die Regeln zur Steuerpflicht.

Was auf eine Rechnung ohne MWST gehört

Gestalten Sie den Geschäftsbeleg klar: Nennen Sie sich und Ihren Kunden, das Ausstellungsdatum und eine eindeutige Rechnungsnummer. Beschreiben Sie Ware oder Leistung, geben Sie gegebenenfalls den Leistungszeitpunkt an und führen Sie den vereinbarten Gesamtbetrag, die Währung, die Zahlungsfrist und die Zahlungsangaben auf.

Wenn Sie nicht für die MWST registriert sind, weisen Sie den geschuldeten Betrag ohne separate MWST-Zeile oder Steuersatz aus. Sie können kurz erklären, dass Sie nicht für die Schweizer MWST registriert sind. Erwecken Sie aber nicht den Eindruck, der Kunde könne auf dem Einkauf Vorsteuer abziehen.

Führen Sie keine MWST-Nummer und keinen Steuerbetrag so auf, als dürften Sie die Steuer erheben. Artikel 27 des Bundesgesetzes über die Mehrwertsteuer regelt falsch ausgewiesene Steuerbeträge; eine unberechtigt ausgewiesene Steuer kann bis zur Korrektur eine Zahlungspflicht auslösen.

Sie können der Rechnung einen Schweizer QR-Zahlteil beilegen. Er ist jedoch ein Zahlungsmittel und keine Entscheidung über die MWST. Prüfen Sie, ob Betrag und Referenz mit der Rechnung übereinstimmen und der Zahlteil keine MWST-Aufteilung zeigt, die Sie nicht verrechnen. Bewahren Sie die vollständige Rechnung als Geschäftsbeleg auf.

Folgen für Buchhaltung und Preise

Wenn Sie nicht für die MWST registriert sind, können Sie die von Lieferanten in Rechnung gestellte MWST grundsätzlich nicht als Vorsteuer abziehen. Erfassen Sie die Bruttokosten als geschäftlichen Aufwand, soweit sie geschäftlich veranlasst sind, und bewahren Sie den Beleg auf.

Vereinbaren Sie Preise klar. Wenn Sie CHF 500 offerieren und keine MWST verrechnen, bleibt der Rechnungsbetrag CHF 500; fügen Sie nicht nachträglich ohne gültige Grundlage und Vereinbarung eine Steuerzeile hinzu. Erklären Sie Geschäftskunden Ihren Status, da sie nicht verrechnete MWST nicht zurückfordern können.

Bewahren Sie Rechnungen, Gutschriften, Verträge, Lieferantenbelege und Zahlungsnachweise zusammen auf. Stimmen Sie die Rechnungen mit Ihrer Buchhaltung und den Zahlungseingängen ab und dokumentieren Sie kurz, wie Sie den massgebenden Umsatz überwachen. So lässt sich die Schwelle später einfacher prüfen und eine einzelne Buchung besser erklären.

Auch ein registriertes Unternehmen kann für bestimmte ausgenommene oder grenzüberschreitende Leistungen eine Rechnung ohne Schweizer MWST ausstellen. Das ist jedoch nicht dasselbe wie eine Befreiung von der Registrierungspflicht. Für die Leistung kann ein besonderer Gesetzesverweis oder eine andere MWST-Behandlung erforderlich sein. Übernehmen Sie eine Vorlage ohne MWST daher nicht ungeprüft für einen anderen Verkauf.

Wenn sich Umsatz oder Status ändern

Prüfen Sie den massgebenden Umsatz regelmässig und berücksichtigen Sie neue Verträge in Ihrer Prognose. Laut ESTV kann die Steuerpflicht entstehen, wenn die Schwelle erreicht wird oder absehbar ist, dass sie im relevanten Zeitraum erreicht wird. Warten Sie mit der Prüfung nicht bis zum Jahresabschluss.

Wenn Sie steuerpflichtig werden, melden Sie sich online bei der ESTV an und aktualisieren Sie Ihren Rechnungsablauf. Die ESTV hält fest, dass sich steuerpflichtige Personen innerhalb von 30 Tagen nach Beginn der Steuerpflicht anmelden müssen. Bestätigen Sie das Wirksamkeitsdatum und bewahren Sie die Anmeldebestätigung auf.

Grenzüberschreitende Arbeiten müssen separat beurteilt werden. Eine Leistung kann wegen der Ortsbestimmungsregeln ausserhalb der Schweizer MWST liegen, während ein anderes Land eigene Registrierungs- oder Abrechnungspflichten auferlegt. Dass Sie auf einer Rechnung keine Schweizer MWST ausweisen, entscheidet nicht über sämtliche Auslandumsätze.

Nach der Anmeldung passen Sie Ihre Vorlagen an die erforderlichen UID-/MWST-Angaben und Steuerinformationen an. Prüfen Sie bei Bedarf offene Verträge mit Ihrer Treuhandstelle. Ändern Sie eine bereits versandte Rechnung nie stillschweigend: Dokumentieren Sie Korrekturen korrekt und fragen Sie ESTV oder Treuhand, wenn der Beginn der Steuerpflicht oder die Behandlung einer Leistung unklar ist.