Le fatture pro forma in Svizzera: cosa sono e quando usarle

Una fattura pro forma è un documento preliminare — un preventivo in forma di fattura. Si usa per le dichiarazioni doganali, i pagamenti anticipati o quando un cliente ha bisogno di una conferma formale del prezzo prima di impegnarsi.

Pro forma vs. fattura vera

Una fattura pro forma deve essere chiaramente etichettata come tale e non dovrebbe portare il tuo normale numero di fattura. È una bozza o un'offerta, non una richiesta di pagamento.

Una fattura pro forma non fa scattare l'IVA né una registrazione contabile. Nulla viene registrato finché non viene emessa la fattura vera e la transazione avviene davvero.

È la fattura vera a creare l'obbligazione e la conseguenza fiscale. La pro forma comunica semplicemente i termini in un formato familiare simile a una fattura.

Poiché le due si somigliano, l'etichetta è tutto. Una pro forma non contrassegnata come tale può essere scambiata per una fattura vera e pagata, o registrata, per errore.

• Etichettala sempre chiaramente "Pro forma".
• Non riusare la sequenza dei numeri di fattura.
• Emetti una fattura vera una volta confermato l'accordo.

Usi comuni

Le autorità doganali chiedono spesso una fattura pro forma per le spedizioni internazionali. Permette loro di valutare le merci e calcolare i dazi prima che venga emessa la fattura commerciale vera e propria.

I clienti chiedono una pro forma quando hanno bisogno di un'approvazione interna prima di emettere un ordine di acquisto. Dà al loro team acquisti un documento formale da approvare.

La pro forma serve anche a richiedere un pagamento anticipato. Il cliente può pagare sulla base della pro forma, ma emetti comunque la fattura vera quando l'accordo è confermato e il denaro è dovuto.

Per i preventivi che devono sembrare ufficiali — gare, sovvenzioni o candidature partner — una pro forma offre il formato fattura senza il peso legale di una fattura vera.

Tenere separate le due

Usa un intervallo di numerazione distinto per i documenti pro forma, come PF-001, così non potranno mai entrare in conflitto con la sequenza delle fatture vere. Già questo evita la maggior parte delle confusioni.

Non includere dettagli di pagamento che implicano una richiesta. Una pro forma può indicare un prezzo, ma non dovrebbe leggersi come una fattura immediatamente esigibile.

Se usi lo stesso modello per pro forma e fatture vere, aggiungi una filigrana o un banner visibile come "Pro forma — non una richiesta di pagamento" così le due sono immediatamente distinguibili.

Forma chiunque maneggi i tuoi documenti a controllare l'etichetta. L'errore più comune è una pro forma inviata alla contabilità e registrata come se fosse una fattura vera.

Convertire in una fattura vera

Quando il cliente conferma, emetti una fattura vera con un numero corretto dalla tua sequenza principale. La pro forma viene quindi ritirata e il documento vero prende in carico la contabilità.

La fattura vera dovrebbe portare la propria data fattura e, se del caso, la data o periodo di prestazione. Possono differire dalla pro forma, soprattutto se l'accordo è stato confermato settimane dopo.

Se il cliente ha già pagato in anticipo sulla base della pro forma, la fattura vera dovrebbe mostrare il pagamento anticipato come detrazione, lasciando solo il saldo residuo dovuto.

Rimanda al numero della pro forma sulla fattura vera, così i due documenti sono collegati. Una breve nota come "per pro forma PF-014" mantiene completa la traccia documentale.

• Usa un intervallo di numerazione PF- separato.
• Aggiungi una filigrana o un banner "Pro forma" ben visibile.
• Emetti la fattura vera con un numero normale alla conferma.
• Compensa eventuali pagamenti anticipati sulla fattura vera.