Fatturare in più lingue: tedesco, francese, italiano o inglese?

La mescolanza linguistica della Svizzera significa che prima o poi fatturerai un cliente che preferisce una lingua diversa. La buona notizia: non c'è alcun obbligo legale di fatturare in una lingua particolare.

Quale lingua scegliere

Fattura nella lingua della relazione commerciale. Se tratti in tedesco, fattura in tedesco; se il cliente lavora in francese o inglese, adeguati a lui per ridurre gli attriti e accelerare il pagamento.

Non esiste una legge svizzera che imponga di scrivere una fattura in tedesco, francese, italiano, romancio o inglese. La scelta è commerciale, quindi la regola guida è semplicemente usare la lingua che entrambe le parti capiscono meglio.

La lingua del contratto o della corrispondenza è il default più sicuro. Se i tuoi preventivi e le tue email sono stati in francese, una fattura che arriva improvvisamente in tedesco confonderà il cliente e potrebbe ritardare l'approvazione.

Per i clienti internazionali, l'inglese è di solito la scelta pratica. Evita che il cliente debba tradurre le voci prima che il suo ufficio contabilità possa elaborare la fattura.

• Adeguati alla lingua del contratto o della corrispondenza.
• Usa l'inglese per i clienti internazionali dove è la lingua comune.
• Mantieni coerenti i termini legali tra le lingue.

Perché la coerenza linguistica conta

Una fattura è un documento legale, e un cliente potrebbe doverla inoltrare a un contabile o a un'autorità fiscale. Usare la lingua della relazione significa che il documento può essere compreso senza traduzione.

Formulazioni incoerenti tra i documenti possono creare dubbi sul fatto che due versioni descrivano lo stesso accordo. Se il tuo preventivo dice una cosa in francese e la tua fattura dice qualcosa di leggermente diverso in tedesco, è più probabile una controversia.

Ai fini IVA e doganali, conta una descrizione chiara dei beni o servizi. Una voce che il destinatario non riesce a leggere è una voce che potrebbe rifiutarsi di pagare finché non viene chiarita.

Cambiare lingua a metà progetto è peggio che sceglierne una qualsiasi. Mantieni stabile la lingua dal primo preventivo alla fattura finale, così la traccia documentale si legge come un'unica storia coerente.

Fatture bilingui

Per lavori con il settore pubblico o transfrontalieri, una fattura bilingue — per esempio tedesco e francese, o tedesco e inglese — è comune e spesso apprezzata.

Quando scegli il bilingue, mantieni la struttura identica in entrambe le lingue. I due blocchi linguistici dovrebbero rispecchiarsi riga per riga, così da non poter essere letti come due documenti diversi con termini diversi.

I campi obbligatori devono essere presenti in almeno una lingua, e idealmente in entrambe. Il totale, l'importo IVA, il riferimento di pagamento e la scadenza devono essere inequivocabili, qualunque colonna usi il lettore.

Non tradurre i numeri. Importi, riferimenti, IBAN e date restano uguali in entrambe le lingue; cambiano solo i testi descrittivi e le etichette.

Consigli pratici per fatturare in più lingue

Standardizza i tuoi modelli una volta per lingua e riusali. Un modello tedesco verificato e un modello francese verificato battono il tradurre ogni fattura da zero ogni volta.

Tieni un glossario dei termini che usi di più — termini di pagamento, IVA, consegna, riferimento — così la traduzione resta coerente in ogni documento che invii a un dato cliente.

Salva la lingua preferita del cliente sul suo record. Un software che ricorda l'impostazione della lingua per cliente elimina il rischio di inviare per errore la versione sbagliata.

facturio ti permette di impostare una lingua predefinita e di adattarla per cliente, così la fattura corrisponde sempre alla relazione senza che tu debba pensarci su ogni singolo documento.

• Verifica ogni modello linguistico una volta, poi riusalo.
• Tieni un breve glossario dei termini standard.
• Imposta la lingua del cliente una volta e lascia che il software la ricordi.